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    Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d) - Bielefeld, Deutschland - Universität Bielefeld

    Universität Bielefeld
    Universität Bielefeld Bielefeld, Deutschland

    vor 3 Wochen

    Default job background
    unbefristet
    Beschreibung

    Ihre Aufgaben

    Allgemeine Assistenzaufgaben (ca. 60 %),
  • erste Anlaufstelle für alle Personengruppen der Arbeitsbereiche DaF/DaZ sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
  • administrative und organisatorische Unterstützung der Vorstände der Arbeitsbereiche DaF/DaZ und des gesamten Teams
  • selbstständige und verantwortungsvolle Koordination und Organisation der typischen Abläufe in den Arbeitsbereichen DaF/DaZ (z. B. Betreuung aller Personengruppen, Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung und bei Prüfungsangelegenheiten, Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen, Materialbeschaffung/Medienverwaltung und -ausgabe, Terminmanagement, Betreuung der Internetauftritte sowie der Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche DaF/DaZ, diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
  • Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen und Stipendiat*innen
  • Mitwirkung/Vorbereitung bei/von Bewerbungs-, Einstellungsprozessen und Personalangelegenheiten
    • Mitwirkung bei der Finanzplanung des Studienfachs DaF/DaZ (ca. 15 %) sowie Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 15 %), insbesondere:
  • Ermittlung von Finanzbedarfen
  • Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP-Berichtswesen
  • Erstellung von Ausgabeübersichten und Statistiken
  • Mitwirkung in Abrechnungsangelegenheiten
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Anträgen, Verwendungsnachweisen sowie Zwischen-/Abschlussberichten
  • Organisatorische Betreuung von Drittmittelprojekten
    • Mitarbeit in der Selbstverwaltung (Studienfach und Department) und Gremientätigkeiten (ca. 10 %), u. a.:
  • Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und anderen Terminen
  • Organisieren und Verwalten der Unterlagen sowie Unterstützung in der digitalen Verwaltung
  • Auswertung und Nachbereitung von Protokollen und Schriftsätzen
    • Ihr Profil Das erwarten wir
  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
  • Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb und Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
  • technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS Office, Excel)
  • sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
  • sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue komplexe Inhalte, (auch digitale) Prozesse und Formate zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
  • kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
  • selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise in eigener Verantwortung
  • sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
  • ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
  • Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen, ausgeprägte Serviceorientierung und Hands-On-Mentalität
  • Offenheit und interkulturelle Sensibilität gegenüber internationalen Studierenden und Gastwissenschaftler*innen
    • Das wünschen wir uns
  • Erfahrungen im Hochschulbereich
  • Sekretariats-/Assistenzerfahrung
  • SAP-Kenntnisse
    • Unser Angebot
  • Vergütung nach E8 TV-L
  • unbefristet
  • Vollzeit
  • interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
  • Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • sicherer Arbeitsplatz
  • fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
  • flexible Arbeitszeiten
  • FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
  • gute Verkehrsanbindung
  • betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
  • kollegiale Zusammenarbeit
  • offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
  • spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
  • modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
  • vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
  • Universität Bielefeld

    Dekanatsassistentin / Office Managerin (m/w/d)

    vor 1 Tag

    Universität Bielefeld Bielefeld, Deutschland unbefristet

    Ihre Aufgaben · Allgemeine verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben im Dekanat u. a. Auskünfte aller Art · Terminmanagement · Mitwirkung bei der Organisation der Fakultät (Mailingslisten, Personenverzeichnisse, Prozesse aller Art etc.) · Pflege der Website der Fakul ...

  • Universität Bielefeld

    Teamassistenz (m/w/d) / Office Managerin (m/w/d)

    vor 1 Tag

    Universität Bielefeld Bielefeld, Deutschland unbefristet

    Ihre Aufgaben · allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere Erledigung der Korrespondenz Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung Bibliotheks- und Literaturarbeiten Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen Bes ...

  • kfh Immobilienmanagement GmbH

    Telefonistin (M/w/d)

    vor 2 Wochen

    kfh Immobilienmanagement GmbH Bielefeld, Deutschland

    **KFH IMMOBILIEN MANAGEMENT GMBH. IHRE IMMOBILIE GUT BETREUT.** · In dieser Mission ist unser Familienunternehmen in zweiter Generation unterwegs. Aus unserer Hauptgeschäftsstelle in Bielefeld betreuen wir solide Immobilienbestände unserer Kunden in Ostwestfalen und NRW. Zusammen ...

  • awiona GmbH

    Projektleiter Für Aus- Und Umbau Von

    vor 1 Woche

    awiona GmbH Bielefeld, Deutschland

    Du suchst einen neuen Job als · **Projektleiter für Aus · - und Umbau von Glasfasernetzen (m/w/d)** · in Bielefeld und Umgebung? · Dann möchten wir uns gerne als Firma bei Dir bewerben. Denn gute Mitarbeiter sind das wichtigste Gut einer Firma. Und um motivierte und zufriedene Mi ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (W/m/d) - Social Media Marketing

    vor 3 Wochen

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Wir suchen Werkstudenten (w/m/d) für den Bereich Social Media Marketing. Als Werkstudent lernst du Schritt für Schritt wie wir Werbeanzeigen, Social-Media-Beiträge entwickeln und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung tiefgründig ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (M/w/d) - Online Marketing

    vor 3 Wochen

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Wir suchen Werkstudenten (m/w/d) für den Bereich Online Marketing. Als Werkstudent (m/w/d) lernst du Schritt für Schritt, wie wir Werbeanzeigen schalten und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung über tiefgründiges Marketingwisse ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (M/w/d) - Online Marketing

    vor 1 Woche

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Wir suchen Werkstudenten (m/w/d) für den Bereich **Online Marketing**. Als Werkstudent (m/w/d) lernst du Schritt für Schritt, wie wir Werbeanzeigen schalten und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung über tiefgründiges Marketingw ...

  • LÉGÈRE EXPRESS

    Guest Relation Agent

    vor 2 Wochen

    LÉGÈRE EXPRESS Bielefeld, Deutschland

    StandortLÉGÈRE EXPRESS Bielefeld · Arbeitsbeginnab sofort · ArbeitsumfangVollzeit · Was macht unser Team aus? Dynamik, Kreativität und Teamgeist Jedes Teammitglied bringt seine einzigartigen Fähigkeiten und Persönlichkeiten mit ein, um eine harmonische und inspirierende Arbeitsum ...

  • Energie Mess- und Servicedienste GmbH

    Projektassistenz (M/w/d)

    vor 3 Tagen

    Energie Mess- und Servicedienste GmbH Bielefeld, Deutschland

    Zur Verstärkung unserer Teams am Projektstandort Bielefeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Marktraumumstellung in der Position der Projektassistenz (m/w/d). · **WAS WIR BIETEN**: · - ein hohes Maß an Eigenverantwortung · - flexib ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (W/m/d) - Social Media Marketing

    vor 1 Woche

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Wir suchen Werkstudenten (w/m/d) für den Bereich Social Media Marketing. Als Werkstudent lernst du Schritt für Schritt wie wir Werbeanzeigen, Social-Media-Beiträge entwickeln und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung tiefgründig ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (M/w/d) - Online Marketing

    vor 1 Woche

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Wir suchen Werkstudenten (m/w/d) für den Bereich **Online Marketing**. Als Werkstudent (m/w/d) lernst du Schritt für Schritt, wie wir Werbeanzeigen schalten und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung über tiefgründiges Marketingw ...

  • Aramaz Digital GmbH

    Werkstudent (M/w/d) - Online Marketing

    vor 6 Tagen

    Aramaz Digital GmbH Bielefeld, Deutschland

    Jobbeschreibung · Wir suchen Werkstudenten (m/w/d) für den Bereich Online Marketing. Als Werkstudent (m/w/d) lernst du Schritt für Schritt, wie wir Werbeanzeigen schalten und verkaufsstarke Recruitingkampagnen erstellen. Du verfügst nach erfolgreicher Einarbeitung über tiefgründi ...

  • Xylem

    Werkstudent Artikelpflege

    vor 2 Wochen

    Xylem Herford, Deutschland

    **Werkstudent Artikelpflege (m/w/d) in 32051 Herford Studiengang: Mechatronik, Maschinenbau, Elektrotechnik oder vergleichbar** · Schon mal drüber nachgedacht, woher Dein sauberes Trinkwasser kommt? Schau doch mal bei uns vorbei: Xylem WEDECO. · Und damit wir weiter sauberes Wass ...

  • Collé Rental & Sales

    Kaufmännischer Sachbearbeiter Und Teamassistenz

    vor 1 Woche

    Collé Rental & Sales Bad Salzuflen, Deutschland

    Oder sehen Sie sich alle anderen offenen Stellen an · **Kaufmännischer Sachbearbeiter und Teamassistenz (m/w/d)* - Bad Salzuflen**: · **Kaufmännischer Sachbearbeiter und Teamassistenz (m/w/d)** · Wir suchen Dich als Ansprechpartner für unsere Kunden und als administrative Unterst ...

  • CLP Trading GmbH

    Mitarbeiter Customer Support Niederlande(M/w/d)

    vor 3 Wochen

    CLP Trading GmbH Lage, Deutschland

    **DAS SIND WIR** · Die CLP Trading GmbH ist ein deutsches Handelsunternehmen, das im Rahmen unterschiedlicher Vertriebsmarken Produkte aus den Bereichen Möbel & Wohnen, Garten & Freizeit sowie Sport & Wellness über den Online-Vertrieb (E-Commerce) europaweit erfolgreich anbietet. ...

  • Brunel Germany

    Elektroingenieur (w/m/d)

    vor 2 Wochen

    Brunel Germany Bielefeld, Deutschland Permanent, Ganztags

    Haben Sie eine Leidenschaft für das Planen und Durchführen von Projekten? Kommen Sie aus dem Bereich der Elektrotechnik und interessieren sich für erneuerbare Energien, wie z.B. die Windkraft? Haben Sie Lust auf abwechslungsreiche und zukunftsorientierte Projekte bei namenhaften ...

  • Steinbach AG

    Mitarbeiter/in Oder Werkstudent/in Im Bereich

    vor 1 Woche

    Steinbach AG Detmold, Deutschland

    Die **Steinbach AG** ist ein mittelständischer, weltweit erfolgreicher Partner der Industrie mit Hauptsitz in Detmold (NRW) und Vertretungen in Shanghai, Charlotte/USA, Taipei und Brisbane. · Seit mehr als 100 Jahren entwickeln wir **Akustische und Thermische Isolierungen, maßges ...

  • awiona GmbH

    Projektleiter Für Aus- Und Umbau Von

    vor 1 Woche

    awiona GmbH Paderborn, Deutschland

    Du suchst einen neuen Job als · **Projektleiter für Aus · - und Umbau von Glasfasernetzen (m/w/d)** · in Paderborn und Umgebung? · Dann möchten wir uns gerne als Firma bei Dir bewerben. Denn gute Mitarbeiter sind das wichtigste Gut einer Firma. Und um motivierte und zufriedene Mi ...

  • Nagel-Group Logistics SE

    Sales Assistant

    vor 2 Wochen

    Nagel-Group Logistics SE Versmold, Deutschland

    **Das sind die Aufgaben**: · - Du bist erste Ansprechpartner:in für alle organisatorischen Themen rund um unser Management Team Sales · - Du bist Kommunikationsakrobat:in - und kannst Präsentationen bauen sowie Texte formulieren, die es auf den Punkt bringen · - Du erweiterst Dei ...

  • proLogistik

    Project Manager

    vor 3 Wochen

    proLogistik Bielefeld, Deutschland

    ES FREUT UNS, DASS DU DA BIST · Als proLogistik Group bündeln wir seit 2021 die kollektive Kompetenz aus 10 DACH-Unternehmen und über 800 erfahrenen Kolleg:innen, die unsere Kunden mit maßgeschneiderten Hardware-, Software- und Supply-Chain-Lösungen für die Intralogistik und den ...