Executive Assistant - Koblenz, Deutschland - LUMASERV GmbH

Beschreibung

**Was sind deine Aufgaben bei uns?**:
Als Executive Assistant / Office Manager bei LUMASERV arbeitest du eng mit unserem CEO zusammen und unterstützt durch eine effiziente Terminplanung, organisatorische Aufgaben und trägst damit zu einem effizienteren Arbeiten bei. Gleichzeitig verantwortest du die Gestaltung und Aufrechterhaltung eines reibungslosen und effizienten Bürobetriebs. Du planst und koordinierst tägliche Abläufe und sorgst für ein angenehmes Arbeitsumfeld und begleitest entsprechende Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus.

**Deine Aufgaben in Stichpunkten**:

- Planung, Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe
- Vorbereitung und Organisation von Meetings, einschließlich der Einrichtung von Konferenzräumen und Technologie
- Management der Büroinfrastruktur und der Bestellung von Bürobedarf und Getränken
- Unterstützung der Führungskräfte bei der Planung und Koordination ihrer Termine und Reisen
- Erstellen, Überarbeiten und Verwalten von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Kommunikationen
- Dokumentation und Verbesserung von Büroprozessen und -verfahren
- Gewährleistung eines effizienten und effektiven Bürobetriebs
- Zuverlässige und effiziente Unterstützung der Führungskräfte
- Weitsichtige Planung und Organisation
- Ausreichende und verständliche Dokumentation von Prozessen und Verfahren

**Was wünschen wir uns?**:

- Du befindest dich aktuell in einem Studium im Bereich Büromanagement, Betriebswirtschaft oder einem ähnlichen Bereich
- Du hast Erfahrung im Umgang mit gängigen Office-Management-Tools und bist versiert in Microsoft Office
- Du hast eine organisierte und strukturierte Arbeitsweise und vielleicht bereits Erfahrungen in der Organisation und Planung von Meetings und Events
- Du zeigst Begeisterung für neue Technologien und bist bereit, dich weiterzuentwickeln und neue Fähigkeiten zu erlernen
- Du bist sehr selbstständig und verantwortungsbewusst mit der Fähigkeit Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten
- Du bist detailorientiert und hast die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Du hast ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, in Deutsch und idealerweise auch in Englisch
- Du hast ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen

Dann bewerbe dich jetzt bei uns

**Warum wir?**:
**Wir sind mehr als nur ein Team.**

Wir verbringen unsere Arbeitstage, unsere Freizeit und geben aufeinander Acht. Unsere Zusammenarbeit, die Projekte und auch unsere Freizeit gestalten wir je nach Bedarf. Dabei stehen die Interessen jeder einzelnen Person im Team im Fokus.

LUMASERV wurde 2015 gegründet und bietet für unsere Kund:innen umfassende Lösungen für den Cloud und Managed Service Bereich an.

Bei uns steht agiles Arbeiten im Vordergrund und bietet die Möglichkeit die eigene Arbeit frei einteilen zu können. In unserem multidisziplinären Team hat jede Person die Möglichkeit sich selbst, die eigenen Ideen einzubringen und das Unternehmen mitzugestalten. Durch die vielen abwechslungsreichen Projekte und das unterschiedliche Fachwissen besteht die Möglichkeit gemeinsam zu wachsen und sich Bereiche neu zu erschließen.