Beschäftigte∗r Im Verwaltungsdienst - Heidelberg, Deutschland - Universität Heidelberg

Universität Heidelberg

Geprüftes Unternehmen

Heidelberg, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Universitätsbibliothek ist Kompetenz
- und Steuerungszentrum für alle bibliothekarischen Geschäftsprozesse in der Universität Heidelberg. Ihrem Direktor obliegt die Dienstaufsicht über das gesamte bibliothekarische Fachpersonal.

An der Universitätsbibliothek Heidelberg ist ab oder später eine Stelle ganztags befristet bis zu besetzen:
**Beschäftigte r im Verwaltungsdienst (w/m/d)**

(Kennz.: 02/23)

**Ihre Aufgaben**:

- Annahme, Beantwortung, Weiterleitung interner und externer mündlicher, telefonischer und E-Mail-Anfragen
- Erledigung von formalisiertem Schriftverkehr
- Erstellung von Dokumentationen, Statistiken, Adressdateien und sonstigen Sonderaufgaben für die Bibliotheksleitung
- Terminkoordination und -überwachung
- Assistenz bei Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Tagungen etc.
- Empfang und ggf. Betreuung von Besucher innen und Gästen
- Betreuung der zentralen Registratur
- Führen der elektronischen Urlaubs
- und Krankenkartei
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
- Bearbeitung der Einstellungs
- und Weiterbeschäftigungsanträge der studentischen Hilfskräfte
- Abrufen der zur Zahlung anstehenden Literaturrechnungen aus dem automatisierten lokalen Erwerbungsmodul des Bibliothekssystems SISIS, Erstellen der förmlichen Kassenanweisungen und Buchung der Rechnungsbelege im Finanzbuchhaltungsmodul SAP R/3

**Ihr Profil**:

- Berufsausbildung und Erfahrung im Verwaltungs
- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, digitalen Medien und dem Internet
- SAP-Kenntnisse
- Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Selbstständige, zuverlässige, sorgfältige und exakte Arbeitsweise unter Beachtung geltender Regelungen
- Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft, Initiativkraft und Kontinuität im Arbeitsverhalten
- Organisatorische Kompetenz
- Kontaktfreude, Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und kooperatives Arbeiten
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Grundsätzliche Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben

**Wir bieten**:

- Abwechslungsreiches und interessantes Arbeiten
- Möglichkeit, eigenverantwortlich und im Team zu arbeiten
- Umfassende Einarbeitung sowie die Inanspruchnahme von Fort
- und Weiterbildungsmaßnahmen
- Zentrale Lage in Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Nutzung eines vergünstigten Jobtickets
- Beschäftigtenrabatt bei der Nutzung der Mensen der Universität

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 6 TV-L.