Office Management Administrator - Wiesbaden, Deutschland - Ikano Bank AB (publ), Zweigniederlassung Deutschland

Ikano Bank AB (publ), Zweigniederlassung Deutschland

Geprüftes Unternehmen

Wiesbaden, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Was Dich erwartet**:
**Du stellst den reibungslosen Ablauf im Office Management sicher**:
Als Office Management Administrator unterstützt Du bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Büroangelegenheiten. Dabei arbeitest Du eng mit dem Office Management Advisor und verschiedenen Abteilungen wie Communications und HR zusammen.

**Du bist zuständig für Post und Empfang**:
Mit Deinem freundlichen und serviceorientierten Auftreten sorgst Du am Eingang unserer Räumlichkeiten für ein angenehmes Empfangserlebnis für unsere Besucher und Gäste. Du kümmerst Dich dort zudem um einen reibungslosen Ablauf sämtlicher anfallender Aufgaben. Dazu gehört die Annahme und Prüfung eingehender Postsendungen sowie die zeitgerechte Zustellung und Archivierung unter Einhaltung vorgegebener Fristen. Auch der Versand ausgehender Post fällt in Deinen Verantwortungsbereich.

**Du bist ein Organisationstalent**:
Als Organisator*in für die Büroabläufe sorgst Du für eine optimale Arbeitsumgebung und unterstützt das reibungslose Tagesgeschäft. Ein wichtiger Bestandteil Deiner Aufgaben ist die Beschaffung und Ausgabe von Büromitteln, damit stets alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Bei der Koordination der Poolwagen sowie der Zutrittsverwaltung arbeitest Du dem Office Management Advisor zu. Du kümmerst Dich zudem um die Verbrauchsmaterialkontrolle, einschließlich der Küche, Büroausstattung, Material, Drucker und ähnlichem. Darüber hinaus unterstützt Du bei der Koordination von Dienstleistern und Ansprechpartnern wie Sicherheitsdiensten, Facility Management und Raumpflege. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Überwachung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Zustände in Küchen, Arbeitsplätzen, Lager
- und Meetingräumen, um eine angenehme Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

**Du treibst unsere effiziente und umweltbewusste Arbeitsweise voran**:
Nachhaltigkeit ist Dir ein Anliegen, das Du vorantreibst, indem Du umweltfreundliche Maßnahmen förderst und umsetzt, um damit ein nachhaltiges und ressourcenschonendes Arbeiten zu ermöglichen. Als Mitarbeitende*r im Bereich Office Management stellst Du sicher, dass die vereinbarten Volumina, Servicelevel sowie Qualitätsstandards eingehalten werden. Du identifizierst Prozessschwächen und arbeitest an deren Optimierung, um eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung Deiner Aufgaben sicherzustellen. Auch die Hausverwaltung hat in Dir einen zuverlässigen Ansprechpartner gefunden, der für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgt.

**Wen wir dafür brauchen**:
Dich, wenn Dein Herz für den Servicebereich schlägt und Freude im Umgang mit Menschen nichts Neues für Dich ist. Aufgrund Deiner hohen Organisationsfähigkeit arbeitest Du strukturiert und lösungsorientiert. Deshalb und wegen Deinem freundlichen Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und Kunden wirst Du als besonders zuverlässig wahrgenommen.

Bei uns gibt es keine langen Wege. Du hast Ideen? Dann setz sie um Denn das ist das, was uns auszeichnet.

***:
**Was Du mitbringst**:
Dein hohes Maß an Eigeninitiative, schneller Auffassungsgabe und lösungsorientierter Arbeitsweise zeichnen Dich aus. Du überzeugst durch Deine hohe Serviceorientierung, Deine Aufgeschlossenheit und Deine Bereitschaft, Arbeitsweisen zu hinterfragen und zu verbessern.

Du bringst Erfahrung in Büroorganisation und Empfangswesen mit.

Im besten Fall hast Du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit. Du zeichnest Dich durch Dein technisches Verständnis Deine EDV-Kenntnisse aus. Darüber hinaus ist Dein Deutsch fließend in Wort und Schrift und Du besitzt mindestens grundlegende Kenntnisse in der englischen Sprache.

**Was wir bieten**:

- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Großartiges Gesundheits
- und Sportangebot (z.B. wöchentliches Massageangebot)
- Vergünstigungen und Rabatte auf Produkte und Services von IKEA und der Ikano Bank
- Kostenloses Jobticket oder Parkplatz
- Nationale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten
- Soziales Engagement in externen Projekten
- Attraktive Zusatzleistungen

**Man sagt uns nach, wir seien ein besonders gutes Team. Hier ist Deine Chance, Dich selbst davon zu überzeugen**:
Es erwarten Dich spannende und herausfordernde Tätigkeiten in einem auf Wachstum ausgerichteten Umfeld. Begleite uns bei unserer Transformation zu einer komplett digitalen Bank. Abwechslungsreiche Aufgaben ermöglichen Kreativität und analytisches Arbeiten. Du arbeitest bei uns in einem pragmatischen Unternehmen mit flachen Hierarchien, einer kollegialen Arbeitsatmosphäre und außergewöhnlichen Sozialleistungen.