Fremdsprachensekretärin Back Office - Erlangen, Deutschland - Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Geprüftes Unternehmen

Erlangen, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Das Aufgabengebiet umfasst u. a.**:
Haben Sie schon mal Wissenschaftler:innen gesehen, die im Admin-Dschungel klar kommen? Nein? Dann brauchen wir Sie als kompetente Unterstützung und Allround-Talent Ihre Aufgaben im Detail:
**Unterstützung der Personalsachbearbeitung im Onboarding Prozess der neuen Mitarbeitenden in Deutsch und Englisch **Organisation und Unterstützung unserer Professoren bei deren Engagement an der kooperierenden Universität z. B. Anmeldung der Master
- und Bachelorarbeiten an der Universität, oder Raumplanung für Vorlesungen **Pflege der internen Datenbanksysteme z. B. Publikationsdatenbank, wodurch sie aktiv an der Sichtbarkeit unserer wissenschaftlichen Leistungen beteiligt sind **Administrative Begleitung internationaler Gastwissenschaftler:innen **Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen sowie Aufbau und Pflege der Kontaktdatenbank **Korrespondenz mit Mitarbeitenden des Forschungszentrums sowie externen Kund:innen in deutscher und englischer Sprache **Administrative Vor
- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragsteller:innen sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit **Organisation/Vorbereitung von internen und externen Meetings, Terminen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen **Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften, Tagungsräumen in enger Abstimmung mit dem Geschäftsbereich Einkauf und Materialwirtschaft**

**Notwendige Qualifikation**:
**Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, alternativ ein Abschluss als staatlich anerkannter/geprüfter Fremdsprachensekretär (in Englisch) (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Fremdsprachenkenntnisse (B2/C1 Level) **Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen **Sicherer Umgang mit MS-Office **Ein gutes Verständnis bzw. Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-) Einrichtungen oder im Hochschul
- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert **Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit (internationalen) Gästen und Besucher:innen **Freude an verantwortungsbewusstem und eigenständigem Arbeiten sowie Problemlösungskompetenz **Exzellentes Kommunikationsvermögen in deutscher sowie englischer Sprache**

**Bemerkungen**:
**Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen - individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich **Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement **Unsere familienbewusste Unternehmenspolitik und umfangreichen Angebote zur Förderung von Vereinbarkeit von Beruf und Familie stellen sicher, dass Sie Beruf

**Stellenbeschreibung**:

- Beabsichtigte Eingruppierung je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen:
Entgelt-/Bes.Gr.**:EG8**:

- Zeitliche Befristung: 2 Jahre
- Es handelt sich um eine Teilzeitstelle, 30h/Woche h/Woche; Arbeitszeit: nach Vereinbarung.
- Sonstiges:

- Voraussichtlicher Einstellungstermin: nächstmöglicher Termin.

**Die Bewerbungsfrist endet zum: **:
**Für Auskünfte steht Ihnen zur Verfügung**:
Kraus, Anja
weitere mit der Universität verbundene Einrichtungen
Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (HI ERN)

**Die Bewerbungen sind zu richten an**:
Kraus, Anja
weitere mit der Universität verbundene Einrichtungen
Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (HI ERN)
Cauerstr. 1
91058 Erlangen

**Hinweise für Bewerber/-innen**

**Bitte fügen Sie der Bewerbung - auch dann, wenn Sie bereits an der Universität beschäftigt sind und sich für eine andere Stelle interessieren - bei**:

- **Ihren Lebenslauf**
- ** Sämtliche Schulabschluß-, Ausbildungs
- und Arbeitszeugnisse**

Für alle Stellenausschreibungen gilt: Die Friedrich-Alexander-Universität fördert die berufliche Gleichstellung der Frauen. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Schwerbehinderte im Sinne des Schwerbehindertengesetzes werden bei gleicher fachlicher Qualifikation und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt, wenn die ausgeschriebene Stelle sich für Schwerbehinderte eignet. Details dazu finden Sie in der jeweiligen Ausschreibung unter dem Punkt "Bemerkungen".
Bei Wunsch der Bewerberin, des Bewerbers, kann die Gleichstellungsbeauftragte zum Bewerbungsgespräch hinzugezogen werden, ohne dass der Bewerberin, dem Bewerber dadurch Nachteile entstehen.
Ausgeschriebene Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, es sei denn, im Ausschreibungstext erfolgt ein anderweitiger Hinweis.

**Hinweise für Online-Bewerbungen**
Die Bewerbungen sind üblicherweise schriftlich an die in der Stellenanzeige genannte Adresse zu schicken. Sofern eine Online-Bewerbung möglich ist, wird dies im Ausschreibungstext genannt. Selbstverständlich könne