Facilities Assistant/administrator - Munich, Deutschland - Mitie

Mitie

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Zweck der Stelle**
- Koordinierung aller geplanten, reaktiven und proaktiven Wartungsaufgaben im gesamten FCDO-Gebäude in München.
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und der vertraglichen Leistungsvereinbarung erledigt werden.
- Kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen im Einklang mit den Unternehmens
- und Kundenzielen.

**Wichtigste Aufgaben und Zuständigkeiten**
**Kontrolle der kaufmännischen und finanziellen Verwaltung**
- Kontaktaufnahme mit den internen Mitie FM-Teams, dem FCDO-Kunden und externen spezialisierten Subunternehmern, um die Arbeiten zu organisieren und zu planen.
- Erledigung allgemeiner Büroverwaltungsaufgaben, z. B. Bestellung von Büromaterial und Durchführung von Reinigungskontrollen.
- Durchführung nicht spezialisierter, geplanter vorbeugender Wartungsarbeiten, wie z. B. Feueralarmtests, Feuerlöscherkontrollen und Wasserhahnspülungen.
- Teilnahme an regelmäßigen Gebäudebegehungen mit dem Kunden und Erörterung etwaiger Mängelbeseitigungsarbeiten.
- Vereinbarung von Sicherheitsüberprüfungen für alle neuen Mitarbeiter und Unterauftragnehmer mit dem FCDO-Kunden.
- Einweisung und Begleitung von externen Subunternehmern im gesamten FCDO-Gebiet nach Bedarf.
- Ausfüllen aller aufgabenbezogenen Unterlagen und Aktualisieren des Arbeitsauftragsstatus in Maximo.
- Sicherstellung, dass alle Compliance-Papiere in das Kundenportal hochgeladen und abgelegt werden.
- Erstellung von Kostenvoranschlägen für kostenpflichtige Arbeiten und Übermittlung an den Kunden zur finanziellen Genehmigung.
- Unterstützung bei der Koordinierung von Aufgaben in anderen europäischen FCDO-Siedlungen, falls erforderlich.

**Customer Relationship / Stake Holder Management - Gewinnt mit Kunden**
- Steigert die Zufriedenheit der Kunden/Stakeholder, indem er die Erwartungen steuert und den Vertrag einhält.
- Verbringt Zeit mit Klienten und Kunden, um zuverlässige, vertrauensvolle und glaubwürdige Beziehungen aufzubauen.
- Gewährleistet, dass die internen und externen Qualitätsstandards eingehalten und übertroffen werden.
- Schafft eine branchenführende Erfahrung während des gesamten Lebenszyklus der Kundenbeziehung.
- Übertrifft die Erwartungen der Kunden durch die konsequente Bereitstellung von hochwertigen Dienstleistungen, Produkten und Systemen.
- Nutzt Erkenntnisse, um künftige Bedürfnisse zu antizipieren, und arbeitet mit Kunden zusammen, um innovative Lösungen zu entwickeln.

**Planen und Organisieren**
- Planung, Organisation und Anpassung der Organisationsstruktur und der Ressourcen auf der Grundlage der aktuellen Kundenbedürfnisse
- plant, organisiert und stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen, Verfahren und Systeme zur Verfügung stehen, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden
- Proaktive und reaktive Verwaltung, Kontrolle und Steuerung von 3rd Zulieferern und Partnern.

**Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Qualität**
- Sicherstellung der strikten Einhaltung aller Prozesse und Verfahren, insbesondere der Unternehmensdokumentation, Arbeitsanweisungen, ISO-Prozesse, Cosh-Bewertungen, Risikobewertungen und Verfahrensanweisungen.
- Sicherstellen, dass alle Aspekte von Gesundheit und Sicherheit abgedeckt sind und die korrekte Dokumentation vorhanden ist, sowie sicherstellen, dass der Standort die gesetzlichen Vorschriften einhält
- Die sichere Beseitigung von Abfall in all seinen Formen.
- Sicherstellen, dass die "Changing Attitude Towards Safety" eingehalten und die Zielvorgaben für die Berichterstattung erreicht werden.
- Durchführung regelmäßiger Audits in Bezug auf alle Zuständigkeitsbereiche.
- Schafft eine Sicherheitskultur, die nach ständiger Verbesserung strebt.
- Erledigt alle Geschäftsberichte fristgerecht.

**Spezifikation der Person**

Sprachniveau
- Englisch
- und Deutschkenntnisse erforderlich

Erleben Sie
- Frühere Erfahrungen in der Büroverwaltung oder in einer Koordinierungsfunktion
- Allgemeine IT-Kenntnissen
- Erfahrung im Umgang mit Excel und der Microsoft Office Suite
- Ein breites Bewusstsein für Facility Management und Technik ist wünschenswert.
- Frühere Erfahrungen mit CMMS-Systemen wünschenswert
- Frühere Erfahrungen mit Umwelt, Gesundheit und Sicherheit wünschenswert