Administrative Assistant - Hamburg, Deutschland - NES Global Deutschland GmbH / NES Fircroft
Beschreibung
Für einen unserer international führenden Kunden in der Schifffahrts- und Energieindustrie suchen wir einen erfahrenen und supportorientierten Empangsmitarbeiter (m/w/d) für die Telefonzentrale und Bürounterstützung. In dieser Funktion sind Sie die erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder.
Aufgaben
- Besucher
- und Zutrittsmanagement: Sie sorgen für einen professionellen Besucherempfang mit reibungslosem Check-in und Check-out
- Bedienung der Telefonzentrale: Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen sicher, dass alle Anrufe entgegengenommen und entsprechend weitergeleitet werden
- Allgemeine Bürounterstützung: Sie bearbeiten externe und interne Anfragen und leisten allgemeine Bürounterstützung und grundlegende technische Unterstützung mit einer Vielzahl von Ad-hoc
- und zugewiesenen Aufgaben
- Postbearbeitung: Sie verwalten die ein
- und ausgehende Post, den allgemeinen E-Mail-Posteingang sowie den Empfang und die Zustellung von Paketen
- Organisation von Veranstaltungen: Sie helfen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Schulungen und Besprechungen
- Anwendungen der Bürokommunikation: Sie betreuen unser Intranet, Wärtsilä TV und andere Bürokommunikationsanwendungen, auch als Key-User
- Beschaffungsmanagement: Sie ergreifen die notwendigen Maßnahmen zur Beschaffung, Verteilung und Verwaltung von Büromaterial, Büroausstattung und Werbematerialien
- Unterstützung bei Softwareanwendungen: Sie unterstützen die Mitarbeiter bei Fragen zu einer Vielzahl von Anwendungen, wie z. B. Intranet, Reisebuchungs
- und Spesenabrechnungstools und anderen
- Erstellung und Verwaltung von Dokumenten: Sie erstellen, pflegen und organisieren Korrespondenz und schriftliche Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Unterlagen
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Abschluss
- Erfahrung in der Büroverwaltung in einem internationalen Umfeldt
- Beherrschung der MS-Office-Umgebung und anderer Anwendungen sowie ein Grundlegendes technisches Verständnis
- Engagement für die Schaffung einer guten Beziehung zu den Interessengruppen durch qualitativ hochwertige Arbeit
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Ausgezeichnete administrative Fähigkeiten, Organisation, Zeitmanagement und Koordination sowie Absolute Diskretion und Vertraulichkeit
- Leidenschaftliches Engagement mit "Can-do"-Mentalität
- Fließende, sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrif
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