Assistenz Der Fachbereichsleitung - Aachen, Deutschland - Stadt Aachen

Stadt Aachen

Geprüftes Unternehmen

Aachen, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Fachbereich Sicherheit und Ordnung die Funktion der Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) in Vollzeit dauerhaft zu besetzen.

**Ihre Aufgabenschwerpunkte**:

- Führung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung
- Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben für die Fachbereichsleitung, insbesondere Terminorganisation und -koordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung etc.
- Übernahme von Schreib
- und Zuarbeiten für die Fachbereichsleitung sowie der internen und externen Telefonbetreuung
- interne Steuerung eingehender Korrespondenz und Beschwerden per Post, E-Mail und anderen elektronischen Kommunikationswegen
- Verwaltung und Pflege der Wiedervorlage, Ablagen
- und Aktenmanagement
- Übernahme der Funktion des*der SAP-Zeitmanagementbeauftragten
- Beschaffung, Organisation, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial u.a. für den Fachbereich inkl. erforderlicher Angebotseinholungen und Inventarverwaltung
- Anlaufstelle für administrative Aufgaben, insb. Abstimmungen mit dem Gebäudemanagement, Handwerker*innen etc.
- Bearbeitung von Vorlagen kommunalpolitischer Gremien in ALLRIS für den gesamten Fachbereich
- Unterstützung in Haushaltsangelegenheiten
- Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Bewirtung

**Das bringen Sie mit**:

- eine abgeschlossene Berufsausbildung zum*zur Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement
- alternativ eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf mindestens dreijähriger Dauer
- eine sorgfältige, selbstständige, loyale und verschwiegene Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Service
- und Dienstleistungsorientierung
- sehr gute Ausdrucksfähigkeiten in Wort und Schrift
- ein kompetentes, freundliches und sicheres Auftreten im Umgang internen und externen Kontakten
- Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- eine gute Auffassungsgabe und Organisationsfähigkeit
- gute Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware MS-Office

**Wünschenswert**:

- Berufserfahrung in einer Assistenz-/Sekretariatsfunktion
- Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und Kenntnisse über die Verwaltungsstrukturen und
- abläufe bei der Stadt Aachen

**Das bieten wir**:

- Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort
- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz
- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
- Kennzeichen- 32/ Teilzeit / Vollzeit- beides- Befristung- unbefristet- Stunden / Woche- 39 Stunden- Vergütung- EG 6 TVöD**Kontakt**:
**Stellenprofil**:
Armin Bergstein

**Bewerbungsformalitäten**:
Patrick Schweitzer

**Allgemeine Bewerbungshinweise**:
Die Stadt Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir streben an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

**Fachbereich Sicherheit und Ordnung FB 32**:
Der Fachbereich Sicherheit und Ordnung "überwacht" gemeinsam mit inzwischen rund 200 Mitarbeitenden die Stadt Aachen.