Office Management - Ulm, Deutschland - zeroseven design studios GmbH

zeroseven design studios GmbH

Geprüftes Unternehmen

Ulm, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Deine Aufgaben**:

- Unseren Empfang und Telefonzentrale verantworten
- Telefonakquise und Kontakte organisieren
- Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführer
- Proaktive Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Arbeiten
- Öffnung, Priorisierung und Verteilung der Eingangspost
- Führung und Überwachung der Geschäftsführungs-Terminplanung
- Organisatorische und inhaltliche Vor
- und Nachbereitung von Terminen
- Vorbereitung, Planung und Erledigung aller Vorgänge für Reisekostenabrechnung
- Urlaubsübersicht des Teams in Rückkopplung mit den Projektleitern
- Abwicklung von Bewerbungen und deren Schriftverkehr
- Verantwortung für die Materialbeschaffung, -pflege und -ausgabe
- Postgänge/Führung Portokasse
- Übernahme von Spezialaufgaben für die Geschäftsleitung
- Übernahme von teambezogenen Aufgaben in Absprache mit der Geschäftsleitung
- Erstellung und Pflege von Kundenadressen-, Ansprechpartner
- und Telefonlisten
- Erledigung von Korrespondenz

**Hausverwaltung**
- Koordination und Betreuung der Reinigungskräfte, Hausmeister und Handwerker
- Entgegennahme und Bearbeitung der Anliegen der Mieter
- Vermietung der freien Zimmer (Anzeigenerstellung, Entgegennahme und Beantwortung von Mietgesuchen, Abstimmung von Besichtigungsterminen)
- Durchführung der Nebenkostenabrechnung
- Erstellung von Mietverträgen
- alltägliche organisatorische Aufgaben

**Du passt perfekt zu uns, wenn du das mitbringst**:

- Mind. 3 Jahre Berufserfahrung im Idealfall in einer Agentur
- Betriebswirtschaftliches Gespür
- Erfahrung im Rechnungswesen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Gute Office-Kenntnisse
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
- Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
- Sicherheit im Umgang mit Gesprächspartnern
- Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Sie bringen stets ein Lächeln mit
- Zuverlässig und Gewissenhaft
- Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
- Souveränität und Zuverlässigkeit setzen wir voraus

**Was du von uns erwarten kannst**:

- Verantwortungsvolle Schlüsselposition
- Ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabenspektrum
- Ein toller Teamspirit in einer modernen und entspannten Arbeitsumgebung
- Angenehmes Arbeitsklima
- Eigenverantwortliches Handeln und Organisieren
- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben