Büroassistent (M/w/d) - Munich, Deutschland - Comunidad de Regantes Andevalo Guadiana

Beschreibung

Für den Empfang der Besucher ist der Administrator verantwortlich; Beantwortung eingehender Anrufe; Weiterleiten von Anrufen an den entsprechenden Teilnehmer; Postzustellung; Aufrechterhaltung der Sauberkeit im Empfangsbereich, in den Konferenzräumen und in der Küche; Inventarisierung von Vorratsgegenständen und andere zusätzliche Haus-/Empfangs-/Verwaltungsaufgaben. Bereitstellung allgemeiner Bürounterstützung bei verschiedenen Bürotätigkeiten und damit verbundenen Aufgaben. Diese Position wird dem Remote-Supervisor mitgeteilt.

Hauptverantwortlichkeiten

Stellen Sie den Kunden als Kunden vor und begrüßen Sie Besucher höflich

Verfolgen Sie Anrufe und leiten Sie sie an die entsprechenden Parteien weiter. Löschen und verteilen Sie genaue Nachrichten und Anruferinformationen.

Verwenden Sie das Meeting-Tool, um Meetings zu planen und Meeting-Details zu verwalten

Unterstützung bei der Besprechungsvorbereitung (VC, Konferenzen und Präsentationen), beim Catering (Essen und Getränke) und bei der Reinigung für Besprechungen, um sicherzustellen, dass die Räume für die nächste Besprechung bereit sind.

Verwalten und überwachen Sie die tägliche Wartung von Rezeptionen und Vorratskammern, einschließlich der rechtzeitigen Beschaffung von Vorratskammern, der Zusammenarbeit mit einem vertraulichen Abfalllieferanten, der Kontrolle der Wasserlieferung, der Auffüllung von Verkaufsautomaten und der regelmäßigen Anlagenwartung.

Sortieren und Verteilen eingehender Post sowie Verwaltung aller ausgehenden Post

Verwalten Sie den Bestand an permanenten und temporären Ausweisen, einschließlich Anfragen, Verteilung und Löschung aller Kunden
- und Gebäudeausweise. Zusammenarbeit mit Unternehmenssicherheit, Gebäudesicherheit und Mitarbeitern. Pflege und Vervollständigung aller Dokumentationen und Protokolle

Dienstleistungen und Verwaltungsaufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die Bearbeitung von Rechnungen, die Nachverfolgung von Zahlungen, den Versand von Briefen an Empfänger, die Verwaltung von Zeitungsrezepten, die Erstellung von Namensschildern, die Kundenbetreuung, die Unterstützung Ihres Managers, die Durchführung von Audits und die Interaktion mit Lieferanten.

Monatliche Inspektion von Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Kasten und Defibrillator; inklusive Bestellung und Nachschub von Verbrauchsmaterialien

Nehmen Sie an FOH-/Empfangsbesprechungen teil

Aktualisieren und pflegen Sie den FOH/Zulassungsleitfaden

Art der Stelle: Vollzeit, Berufsausbildung

Arbeitszeiten:

- Feiertagsarbeit
- Montag bis Freitag
- Nur am Wochenende
- Spätschicht

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

- Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

- German (Wünschenswert)
- Englisch (Wünschenswert)
- Deutsch (Wünschenswert)

Arbeitsort: Vor Ort