Assistenz Administration - Dortmund, Deutschland - Museumsverband Nordrhein-Westfalen

Beschreibung

**Assistenz Administration & Kommunikation (m/w/d), Museumsverband Nordrhein-Westfalen e.V.**

Der Museumsverband Nordrhein-Westfalen e.V. engagiert sich für die Museen in
Nordrhein-Westfalen und ihre Wahrnehmung in Politik und Gesellschaft. Der Verband tritt für gute Rahmenbedingungen der Museumsarbeit ein, gibt Impulse für den Museumssektor und ist Ansprechpartner rund um die vielfältige Museumslandschaft in Nordrhein-Westfalen. Der neu gegründete Museumsverband vereint unter seinem Dach die vorherigen Museumsverbände aus den Landesteilen Rheinland und Westfalen.

Bis Ende 2024 erfolgt der Aufbau der Geschäftsstelle mit Sitz in Dortmund und die
Entwicklung der Programmaktivitäten des Verbands, finanziert vom Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen, dem Landschaftsverband
Westfalen-Lippe und dem Landschaftsverband Rheinland. Diese Phase erfordert von den Team-Mitgliedern Gestaltungswillen, Organisationsgeschick und Kreativität. Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit, die alle Geschäftsvorgänge des Verbands fachlich und organisatorisch begleitet, sich durch selbstständige, verantwortungsbewusste und ergebnisorientierte Arbeitsweise auszeichnet sowie Freude an der Arbeit in einem aktiven und vielstimmigen Museumsverband mitbringt.

Der Verband sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als fachliche **Assistenz Administration und Kommunikation** (m/w/d) im Umfang von 40 Wochenstunden (100%). Die Stelle wird zunächst bis zum 31. Dezember 2024 befristet. Eine Entfristung wird angestrebt.

**Zu Ihren Aufgaben**:
Organisation der Geschäftsstelle:

- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erledigung des laufenden Geschäfts
- Büroorganisation, Terminkoordinierung, Erledigung der Kommunikation
- Datenpflege und Dokumentation, Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten
- Gremienarbeit, Vor
- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen
- Mitgliedermanagement, Adressverwaltung
- deutsche und englischsprachige Schreibarbeiten und Textredaktion
- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erarbeitung und Abwicklung von Förderanträgen und Vergabeverfahren
- Koordination von externen Dienstleister: innen
- Betreuung von und Kommunikation mit Verbandsmitgliedern und Netzwerkpartnern
- Organisation und betreuende Durchführung von Veranstaltungen, z. B. Tagungen, Workshops, Vorträgen
- Erledigung der in der Geschäftsstelle anfallenden Personalangelegenheiten
- eigenverantwortliche Arbeit bei der Umsetzung der Strategien des Verbands in museologischen und/oder kulturpolitischen Themenbereichen
- Mitarbeit im Fortbildungsprogramm des Verbands

Sachbearbeitung Finanzen:

- Planung, Überwachung und Abwicklung der buchhalterischen Belange des Verbandes
- Verwalten von Mitgliedsbeiträgen
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Ausstattung, Einholen und Aufbereiten von Angeboten
- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erarbeitung und Abwicklung von Förderanträgen

Öffentlichkeitsarbeit:

- Ausgestaltung und Umsetzung der Kommunikationsstrategie des Verbands, Entwicklung eines Evaluations-Frameworks für die Kommunikationsstrategie
- Betreuung von Website, Newsletter und Social Media-Kanälen
- Koordination von digitalen Serviceangeboten: Newsletter, Tauschbörsen, Ausstellungskalender
- Mitarbeit bei der Entwicklung, Organisation und Umsetzung von digitalen Dialogformaten
- Erfassung, Sichtung und Aufarbeitung von für den Verband relevanten Informationen
- Betreuung des Publikationswesens des Verbands

**Voraussetzungen für die Besetzung**:
Der Museumsverband Nordrhein-Westfalen e.V. begrüßt Bewerbungen von Personen, die sich durch ausgeprägte Motivation und eine im Hinblick auf die geforderten Kompetenzen ausgerichtete Fachausbildung oder einen Studienabschluss qualifizieren. Wir begrüßen auch und ausdrücklich Bewerber*innen, die sich durch non-lineare Qualifikationen oder Biografien auszeichnen.
- Ausbildung mit konkretem Bezug zum Themenfeld Verwaltung und/oder eine gleichwertige Ausbildung bzw. abgeschlossene Hochschulbildung, z. B. Studium aus den Fachbereichen der Verwaltung, Museumswissenschaften, Kommunikationswissenschaften, des Kulturmanagements oder vergleichbarerQualifikationenErfahrungen oder Affinität im Hinblick auf die mit den geforderten Kompetenzen verbundenen Tätigkeiten Kenntnisse von museologischen und/oder kulturpolitischen DiskursenFachkenntnisse und vielseitige Kompetenzen in der Büroorganisation und - kommunikation
- Kenntnisse in der projektbezogenen Budgetplanung, -kontrolle und -abrechnung oder die Befähigung, sich diese anzueignen
- sehr gute und anwendungsbereite EDV-Kenntnisse: Office-Anwendungen (Microsoft Office, LibreOffice), Datenpflege, Online-Recherche
- Kenntnisse in Content Management Systemen und Social Media-Anwendungen oder die Befähigung, sich diese anzueignen
- Teamfähigkeit, Serviceorientierung, freundliches und kommunikat