Personalassistenz (W/m/d) Als Head of Back Office - Berlin-Friedrichshain, Deutschland - weitsicht. Agentur für nachhaltige Kommunikation

weitsicht. Agentur für nachhaltige Kommunikation

Geprüftes Unternehmen

Berlin-Friedrichshain, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Head of Backoffice, Schwerpunkt Personalassistent (m/w/d)**
Homeoffice h/ Woche)
ab

**Wir sind Weitsicht**: Fundraiser:innen, Coaches, und Consultant. Wir stehen für nachhaltiges Fundraising. Wir sensibilisieren und begeistern für humanitäre, soziale und ökologische Themen - von Angesicht zu Angesicht. Wir schaffen Veränderung durch Facte-to-Face Fundraising.

Wir stellen die wichtige Arbeit unserer Partner in den Mittelpunkt. Für **Hilfsorganisationen wie Aktion gegen den Hunger, der Kindernothilfe, dem DRK oder UNICEF **gestalten wir deutschlandweit und in Berlin Informationskampagnen und gewinnen so neue Spender*innen für die Projekte unserer Partner.

Wir, das sind Marcus, Antje, Eva, Franziska, Eric, Mo, Maria, Ben, Jonas, Marvin, Lucas und Malou, die im Back Office dafür sorgen, dass alles rund läuft. Und wir, das sind vor allem auch viele, viele Fundraiser:innen und Coaches, die tagtäglich da draußen für uns unterwegs sind

**Head of Back Office Personal**

Als Head of Back Office/ Personal bist Du Teil des Innendienstes von Weitsicht und die erste Ansprechperson für unsere Dialoger:innen und Coaches mit ihren Fragen zu Vertrag und Gehalt.
Gemeinsam mit dem Innendienstteam steuerst Du alle personalrelevanten Prozesse im dynamischen Kampagnenalltag und trägst mit dazu bei, dass unsere Fundraiser:innen im Außendienst performen.

**Deine Aufgaben bei uns**:

- **Erstellung personalrelevanter Grundlagenpapiere** (Arbeitsverträge, -zeugnisse, -bescheinigungen und andere personalrelevante Dokumente sowie deren Archivierung)
- **Consulting der internen Fach
- und Führungskräfte** zu personalbezogenen Themen
- Mitwirkung an Personalprojekten sowie der **Erstellung personalrelevanter spezifischer Prozesse** und Regelungen für den Face-to-Face Bereich
- Pflege von **Personaldaten/ -akten**:

- vorbereitende **Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnungen**:

- Erstellen von Bescheinigungen für Mitarbeitende und Unternehmen
- **Rechnungsmanagement **/ Spesenabrechnung
- Mitgestaltung von **On
- und Offboardingprozessen**:

- Führung deines Teams und **Koordination der Backoffice Aufgaben**:

- Mitwirken an der **strategischen Planung einzelner Face-to-Face Kampagnen** zusammen mit der Leitungsrunde
- enge **Zusammenarbeit mit den Bereichen Recruitment (**Innendienst) und Kampagnenleitung (Außendienst)
- Planung und **Monitoring der Aufgaben nach KPIs **inkl. Reporting an COO

**Was Dich bei uns erwartet**:

- **sinnvolle Tätigkeit** mit großem sozialen Impact
- viel **Gestaltungsfreiheit**, HR neu zu denken und klassische Personalprozesse auf diesen spezifischen Bereich umzudenken und anzuwenden
- interdisziplinäres, herzliches Team mit **Hands-on Mentalität und "Du"-Kultur**:

- regelmäßige gemeinsamen Unternehmungen im Team
- Möglichkeit zur **individuellen Weiterentwicklung **durch Fortbildungsangebote
- **Faires Gehalt**:

- **30 Urlaubstage **(in Vollzeit)
- **hybrides Arbeiten** im Home Office / Co-Working Platz (nach Absprache)
- Einrichtung eines Arbeitsplatzes in deinem Zuhause
- **Kernarbeitszeiten von 10:00-15:00 Uhr **zwischen Montag und Freitag
- schneller **Einstieg zum nächstmöglichen Zeitpunkt**

**Du bist genau richtig bei uns, wenn folgendes Profil auf Dich zutrifft**:

- idealerweise **abgeschlossene Ausbildung, ein Studium oder erste Berufserfahrungen im HR Bereich **oder in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld - Berufseinsteiger*innen willkommen
- solide **Kenntnisse im Arbeits
- und Betriebsverfassungsrecht **sowie in der Lohn
- und Gehaltsabrechnung
- Hohes Maß an **Koordinations
- und Organisationsstärke**, auch unter erhöhter Arbeitsbelastung
- Zuverlässigkeit, **Teamfähigkeit und Flexibilität **ggü. einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Affinität zum **digitalen Arbeiten** und hybriden Arbeiten
- Lösungsorientierte und strukturierte sowie **selbstständige Arbeitsweise**:

- **Eigeninitiative **und Bereitschaft zur Weiterentwicklung
- **gewaltfreie und transparente Kommunikation**:

- solide Kenntnisse in Microsoft Office Programmen und mit Personalsoftware, bestenfalls Personio (wünschenswert)
- **Verhandlungssichere Deutschkenntnisse** in Wort und Schrift
- Wohnort Berlin

Deine Ansprechperson**:Antje Höpfner** (Head of HR/ Back Office)

**Unser Bewerbungsprozess im Überblick**:
KW 13,14: Sichtung der BewerbungKW 14,15: Erstellung einer Shortlist und Aussendung erster Absagen per Mail
KW 14,15: kurzes telefonisches Kennenlernen von Bewerber:innen auf der Shortlist
KW 15/16: Bewerbungstermine via Zoom mit den überzeugendsten Personen aus den Telefonaten

**Einstieg zum nächstmöglichen Zeitpunkt, voraussichtlich ab 1. Mai 2023**

Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und ermuntern deshalb Personen mit Migrationshintergrund, Menschen mit anerkannter Behinderung und Menschen in besonderen Lebenslagen und jeden Geschlechts sich zu bewerben

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag
Vertragsdaue