Workspace Coordinator - Munich, Deutschland - Ruby GmbH

Ruby GmbH

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Ganztags

Beschreibung

At Ruby your personality really matters, your time really matters and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground.

**Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du**:

- Bist am Empfang erste: r Ansprechpartner: in für alle Office Management Themen sowie für externe Patner und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
- Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
- Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie Inventur
- Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
- Bist erste: r Ansprechpartner: in der Hausverwaltung, externer Firmen und für technische oder bauliche Themen wie Wartungen, Installationen in Abstimmung mit dem Ruby Technical Services Team
- Koordinierst externe Reinigungsdienste und überprüfst Hygienemaßnahmen
- und standards
- Bist Teil regelmäßiger Jour Fixes und kümmerst dich um Präsentationen und monatliche Reporting-Calls mit dem lokalen Sales Team und deinem Lead
- Verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten und verantwortest die Rechnungskontrolle und Freigabe, Lieferscheinkontrolle und digitale Archivierung und führst monatliche Inventuren durch
- Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien und bist Ansprechpartner: in und Markenbotschafter: in für alle Belange des Workspaces
- Bist für die Vor
- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
- Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
- Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietparteien um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting
- und Eventflächen
- Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots
- und Vertragsunterlagen
- Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen

**Wir haben schon auf dich gewartet, denn du**:

- Hast bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht auch schon im Ausland
- Verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
- Bringst eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg: innen mit
- Besitzt ein hohes Qualitätsbewusstsein
- Erkennst bedürfnisse und kannst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter: innen hierbei beratend zur Seite stehen
- Bist ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten und gehst professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung um
- Denkst nachhaltig und hilfst proaktiv dabei, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
- Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
- Bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
- Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

**What's in for you? So grooven wir**:
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Dein Ruby People & Culture Team