Teamleitung Empfang - Berlin, Deutschland - Robert-Koch-Institut

Robert-Koch-Institut

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Teamleitung Empfang / Sicherheit (w/m/d)**

**Arbeitsbeginn**:_nächstmöglich_
**Befristung**:_unbefristet_
**Standort**:_Berlin_
**Bewerbungsfrist**:_ _
**Vergütung**:_b is E 9b TVöD_
**Referenznummer**:_ | 041/24_

**Werden Sie Teil der RKI‐DNA**

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

**Direkt durchstarten**

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Unser Team ZV 5 - Innerer Dienst freut sich auf Ihre Bewerbung

**Ihre Aufgabe bei uns**

Organisation und Überwachung des Objekt
- und Innenschutzes des Hauses, insbesondere:

- Wahrnehmung und Pflege der Kontakte zu den zuständigen Polizeibehörden der Länder und des Bundes in Fragen des Innen
- und Objektschutzes des Hauses
- Feststellung der Gefährdungslage des Robert Koch-Instituts und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden
- Erstellung und Pflege von Notfallkonzepten zur Gewährleistung des Innen
- und Objektschutzes bei sicherheitsrelevanten Vorfällen (z. B. Evakuierungspläne und Zutrittssicherungskonzepte)
- Prüfung von sicherheitsrelevanten Vorfällen (z. B. auffällige Postsendungen und deren Bearbeitung, Beleidigungen und Bedrohungen von Mitarbeitenden) in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung des Hauses
- Erstellung von Präventionskonzepten zum Innen
- und Objektschutz
- Beratung und Begleitung von (Groß-)Veranstaltungen hinsichtlich eventuell erforderlicher Sicherheitskonzepte

Leitung des Bereiches ZV 5.1 - Empfang und Telefonzentrale:

- Verwaltungs
- und Leitungsverantwortung für den Betrieb des Empfangs und der Telefonzentrale aller Liegenschaften des Hauses
- Durchführung von Mitarbeitendengesprächen
- zentrale Verantwortung für die Personaleinsatzplanung des Bereiches
- Erstellung und Pflege von Handlungs
- und Verfahrensanweisungen sowie Kontrolle der Umsetzung
- Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Personalunterweisungen
- Koordination von Fremdfirmeneinsätzen
- Planung, Vorbereitung und Durchführung der zentralen Geräte
- und Materialbeschaffung
- Erstellung von adressatengerechten Texten und Vorbereitung des Schriftverkehrs
- Unterstützung der Referatsleitung bei der Beantwortung von Erlassen und der Erstellung von Erlassberichten
- Erstellung und Pflege von Intranetinhalten
- Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung
- Bearbeitung eingehender elektronischer Tickets über Ticket-Software

**Ihr Profil**

**Formale Voraussetzungen**
- erfolgreich abgeschlossenes Studium (FH-Diplom, Bachelor) im Bereich Sicherheitsmanagement, Ingenieur-, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar

ODER
- Befähigung für den gehobenen Dienst in Polizei, Feuerwehr mit abgeschlossenem, für die Tätigkeit einschlägigem Hochschulstudium (FH-Diplom, Bachelor)

ODER
- erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Meister/‐in für Schutz und Sicherheit

ODER
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Technik, Büromanagement oder vergleichbar mit entsprechender Berufserfahrung

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

**Kenntnisse und Erfahrungen**
- erste Erfahrungen mit konzeptioneller Arbeit im Sicherheitsbereich
- Interesse an interdisziplinärer Zusammenarbeit (z. B. mit der Polizei)
- Freude an der Mitgestaltung des neuen Aufgabengebietes und Bereitschaft zur Übernahme vielfältiger Aufgaben
- in einem vergleichbaren Aufgabenfeld
- praktische Erfahrungen als Teamleitung
- sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
- Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B1

**Wünschenswerte Erfahrungen und Kenntnisse**
- in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
- im Umgang mit elektronischen Ticketsystemen
- in der Anwendung des öffentlichen Vergaberechts
- im Personal
- und Tarifrecht

**Persönliche Kompetenzen**
- Belastbarkeit mit flexiblem, gelassenem und überlegtem Handeln in schwierigen Situationen
- Selbstständigkeit mit verantwortungsbewusster Entscheidungsfindung zur Erledigung der Aufgaben
- Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit mit stetiger Überprüfung von Arbeitsergebnissen
- Durchsetzungsfähigkeit durch freundliches Vertreten von Standpunkten und Zielen
- Serviceorientierung durch Pflege langfristiger Kooperationen mit internen und externen Mitwirkenden
- kooperative Leitung mit Steuerung und Begleitung des Teams bei der Festlegung von konkreten Zielen und Aufgaben
- Delegationskompetenz mit Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Verantwortungsbereiches während einer Abwesenheit
- Informationsfähigkeit mit Weitergabe von Informationen in verständlicher Form, zeitgerecht und im erforderlichen Umfang

**Weitere Voraussetzungen**
- Pendelbereitschaft zwischen den Liegenschaften Berlin, Wildau, Wernigerode
- Bereits