Verwaltungsfachkraft (W/m/d) - Darmstadt, Deutschland - Technische Universität Darmstadt

Technische Universität Darmstadt

Geprüftes Unternehmen

Darmstadt, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Mit über Studierenden zählt die TU Darmstadt (TUDa) zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland mit hoher internationaler Sichtbarkeit und Reputation. Hierbei bildet ein breit gefächertes Spektrum an Ingenieur
- und Naturwissenschaften in enger Kooperation mit Geistes
- und Sozialwissenschaften den Schwerpunkt. Durch herausragende Leistungen in Forschung, Lehre und Transfer werden wichtige wissenschaftliche Zukunftsfelder erschlossen und kontinuierlich neue Chancen der gesellschaftlichen Gestaltung eröffnet. Der Erfolg stützt sich auf über 4.900 Beschäftigte, die in einem attraktiven Umfeld arbeiten, forschen und lehren und ihr Know-how und ihre Kompetenzen in die jeweiligen Aufgabenbereiche individuell einbringen und sich gezielt weiterentwickeln können.

Die TU Darmstadt ist seit über 15 Jahren autonom, übernimmt Bauherrenfunktion, wickelt Bauprojekte eigenständig ab, betreibt ihre Gebäude eigenverantwortlich und versorgt diese mit Energie. Das Dezernat V Baumanagement und Technischer Betrieb ist mit ca. 140 Mitarbeiter:innen verantwortlich für rund 170 Gebäude verteilt auf fünf Standorte. Wir bauen und betreiben hochkomplexe, anspruchsvolle Gebäude im wissenschaftlichen Kontext und gestalten aktiv die Entwicklung der Stadt mit.

Im Dezernat V ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

**Verwaltungsfachkraft (w/m/d) zur Verstärkung unseres Assistenz-Teams***:
zu besetzen.

**Ihre Aufgabereich**:
Allgemeine Assistenztätigkeiten, administrative und organisatorische Aufgaben

Sachbearbeitung bei Stellungnahmen für Berufungsverfahren
- Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Erstellung der finalen Stellungnahme des Dezernates V

Sachbearbeitung im Bereich Baumaßnahmen
- Auftrags
- und Rechnungsbearbeitung für Bau
- und Lieferleistungen gemäß VOB / VOL sowie für Architekten
- und Ingenieurleistungen im elektronischen Buchungssystem SAP (Modul MM und PM)
- Vorbereitung von Ausschreibungs
- und Vergabeunterlagen, Information an die am Bau Beteiligten,
- Anforderung von Auskünften und Vollmachten
- Unterstützung bei der Erstellung und dem Abschluss von Rahmenverträgen

Sachbearbeitung im Rechnungswesen
- Prüfung der rechnerischen Richtigkeit
- Kontierung der Rechnung, Vorbereitung der Anweisung
- PC-gestützte Erfassung der Aufträge und Rechnungen mit SAP
- Erfassung und statistische Auswertung von Aufträgen und Rechnungen über SAP, MS-Excel sowie Destatis
- Unterstützung der Projektleitungen und des Controllings
- Administrative Bearbeitung von Bürgschaften,
- Beschaffung von Arbeitsmaterialien für das Dezernat V

Sachbearbeitung im Bereich Personalwesen
- Organisation von Bewerbungsverfahren und Einrichten des Arbeitsplatzes
- Betreuung der Auszubildenden und Einbindung in Assistenzaufgaben
- Unterstützung bei Erstellung von Arbeitsverträgen mit studentischen Hilfskräften
- Kontrolle der monatlichen Zeiterfassungen

**Ihr Profil**

Es motiviert Sie, in einem Team interessante und abwechslungsreiche Aufgaben zu bearbeiten. Neben der fachlichen, sozialen und interkulturellen Kompetenz verfügen Sie über ein hohes Maß an Eigenverantwortung, hoher Kompetenz in Kommunikation und Kooperation, große Bereitschaft zum selbständigen und teamorientierten Arbeiten.

Voraussetzung für die Einstellung ist eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestelle:r oder Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann und mehrjährige Berufserfahrung. Umfangreiche PC-Kenntnisse (MS-Office; Word, Excel, Adobe, Outlook, Power Point) sowie SAP-Kenntnisse sollten vorhanden sein.

**Unser Angebot**
- Eine kollegiale und teamorientierte Unternehmenskultur,
- zusätzliche betriebliche Altersvorsorge unter den Rahmenbedingungen der VBL,
- Freifahrtberechtigung für den Nah
- und Regionalverkehr im Bereich des Landes Hessen (LandesTicket Hessen) nach den jeweils geltenden Bestimmungen, aktuell bis Ende 2024,
- familienfreundliches Arbeitsumfeld an der TU Darmstadt - Kinderbetreuungsangebot, sowie Zahlung einer Kinderzulage,
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten,
- betriebliches Gesundheitsmanagement und umfangreiches Sportangebot.

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.