Verwaltungsmitarbeiter/in (M/w/d) - Heidelberg, Deutschland - Deutsch-Amerikanische Institut (DAI) Heidelberg

Beschreibung

**Ihre Aufgabenbereiche umfassen**:

- **Finanzbuchhaltung**:

- Bearbeitung der Debitoren
- und Kreditorenbuchhaltung inklusive Rechnungserstellung und -prüfung, Überwachung der Umsätze, Kontieren und Ablage.
- **Personalverwaltung und -betreuung**:

- Abwicklung von Personaleintritten und -austritten sowie die Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Administration des Dienstplans, Dokumentation von Krankenständen, Betreuung der Arbeitszeiterfassung.
- **Controlling und Budgetplanung**:

- Übernahme von Verantwortung in der Budgetplanung und im Controlling.
- **Drittmittel
- und Fördermittelmanagement**:

- Management von Förderanträgen, Verwendungsnachweisen und Mittelanforderungen für verschiedene nationale und internationale Institutionen.
- **Organisation und Betreuung von Veranstaltungen:#**
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie Vermietung von Räumlichkeiten, inklusive Erstellung von Mietverträgen und Kundenkontakt.
- **Allgemeines Büromanagement**:

- Verantwortung für die Verwaltung von Bar-Kassen, Durchführung von Bestellungen (Getränke, Büromaterial etc.), Abwicklung der Post und Kommunikation mit Dienstleistern.
- **Datenschutz**:

- Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.

**Wir erwarten von Ihnen**:

- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen.
- Erfahrung im Bereich Officemanagement, idealerweise in einer kulturellen oder Bildungseinrichtung.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit und Flexibilität.
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Buchhaltungsprogrammen.

**Wir bieten Ihnen**:

- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und inspirierenden Umfeld.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung, mobile Office und die Möglichkeit zur Teilzeitarbeit.
- Ein motiviertes und unterstützendes Team.

**Das DAI Heidelberg ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Diversität fördert. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Personen aller Nationalitäten und Hintergründe.