Administrative Assistant - Leipzig, Deutschland - Leipzig International School

Leipzig International School

Geprüftes Unternehmen

Leipzig, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Generell**:
**Vertragsbeginn**: zum nächstmöglichen Termin
**Arbeitsort**: Leipzig International School, Könneritzstraße 45, Leipzig
**Vertrag**: Teilzeit (20 h / Woche), Vertrag vorerst für zwei Jahre befristet, danach Entfristung gewünscht

**Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten**:

- Die/der Administrative Assistant ist für alle organisatorischen und administrativen Aufgaben verantwortlich, zu denen die Terminplanung, die Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz, die Postverteilung, die Pflege von Akten und Unterlagen sowie die Dateneingabe gehören. Der/die Stelleninhaber/in ist die erste Kontaktperson für alle Lernenden, Eltern, Lehrkräfte, örtlichen Behörden und andere außerschulische Kunden und kümmert sich um alle Angelegenheiten, die im Schulsekretariat zusammenkommen. S/he stellt sicher, dass der Schulalltag geordnet und organisiert verläuft, und hat stets ein offenes Ohr für Lernende und Lehrkräfte.Verwaltung des Schulbüros und der täglichen Abläufe wie eingehende und ausgehende Telefonate und schriftlchen Korrespondenz-
- Unterstützung von Mitarbeitern, Eltern und Gästen; Beantwortung aller ihrer Anfragen-
- Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen (z. B. Informations
- und Elternabende, Schuleinschreibung, Einschulung, Abschlussfeiern, Wohltätigkeitsveranstaltungen) und Durchführung aller relevanten Buchungen-
- Aktualisierung des Schulinformationsmanagementsystems, Planer, Lehrplandokumentation usw.-
- Bürounterstützung bei der Organisation von Ausflügen, Klassenfahrten, Fortbildungsreisen, Sportturnieren und Gastrednern-
- Aktive Teilnahme an den wöchentlichen Abteilungssitzungen und Mitwirkung bei der Koordination aller organisatorischen und entwicklungsbezogenen Maßnahmen der Abteilung-
- Zusammenarbeit mit der Schulkrankenschwester in Bezug auf Gesundheitsfragen-
- Pflege des Engage-Parent-Portals-
- Bestellung, Wartung und Lagerung von Büromaterialien-
- Tägliche Anwesenheitserfassung des Personals-
- Erstellung statistischer Analysen-
- Planung und Verwaltung des Praktikumsprogramms der Schule-
- Organisation von Vertretungs
- und Dienstplänen und Vereinbarungen für interne Vertretungen**Dein Profil**:

- Qualifikation als Verwaltungsassistent/in, Büromanagement, zweisprachige/r Sekretär/in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten
- Freundlich und positiv, mit hervorragenden zwischenmenschlichen und interkulturellen Fähigkeiten
- Lösungsorientierung und exzellente Kommunikationsfähigkeiten Fähigkeit
- IFähigkeit, Situationen und Systeme schnell zu analysieren, stets bestrebt, Effizienz und Effektivität in einem sich schnell ändernden Arbeitsumfeld zu maximieren
- Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten, fähig, Prioritäten zu setzen und zu kommunizieren
- Hohe Kompetenz in MS Office, insbesondere Excel
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
- Hohe Flexibilität während des Arbeitstages und Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
- Fähigkeit, in einer geschäftigen Umgebung ruhig und diskret zu bleiben
- Erfahrung in einem international ausgerichteten und vielfältigen Arbeitsumfeld ist von Vorteil

**Wir bieten**:

- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein großer Handlungsspielraum
- Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen und Ausrichtungen gemeinsam erfolgreich sind
- 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaubstage am 24. und 31. Dezember
- Firmenlaptop und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge, Krankenzusatzversicherung mit jährlich nutzbarem persönlichen Gesundheitsbudget, finanzielle Unterstützung beim Umzug nach Leipzig, Job-Bike-Leasing und betriebliche Sozialleistungen

**Über uns**:

- Die Leipzig International School gGmbH ist ein gemeinnütziger Bildungsträger in freier Trägerschaft und betreibt eine Kindertagesstätte und eine Ganztagsschule mit den Bereichen Grundschule mit integriertem Hort sowie der gymnasialen Oberschule. Mittlerweile lernen fast 1100 Schüler aus lokalen und internationalen Familien vom ersten Lebensjahr bis zum Erreichen der Hochschulzugangsberechtigung an unserer Einrichtung. Die Unterrichtssprache ist Englisch. Deutsch wird als Pflichtfach unterrichtet. Im Fokus unseres Konzepts stehen Weltoffenheit, Internationalität und Vielfalt und damit unser übergreifendes Motto "Learning to be a citizen of the world". Unsere 250 Mitarbeiter aus nunmehr 37 Nationen arbeiten engagiert zusammen, um eine stimulierende und interessante Lernumgebung für alle Kinder und Schüler zu schaffen. Die Schüler werden somit von ihren ersten Schritten in dieser Welt bis hin zur Bewerbung um Ausbildungs
- und Studienplätze und darüber hinaus unterstützt und begleitet. Seit 2014 befindet sich die Leipzig International an zwei Stando