Sachbearbeiter/-in / Assistenz (W/m/d) Der - Aachen, Deutschland - Universitätsklinikum Aachen AöR

Universitätsklinikum Aachen AöR

Geprüftes Unternehmen

Aachen, Deutschland

vor 4 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Im **Institut für Biochemie und Molekulare Zellbiologie sowie Institut für Biochemie und Molekularbiologie** ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sachbearbeiter/-in / Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung

mit 60 % der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 23,1 Std./Woche) zunächst für die Dauer einer Krankheitsvertretung auf ein Jahr befristet, mit der Option einer Verlängerung zu besetzen.

Sie unterstützen als Sachbearbeiter/-in die Institutsleitung sowie die Mitarbeitenden des Instituts bezüglich der Verwaltung und der Organisation im Bereich Forschung und Lehre.

**Ihre Aufgaben**
- selbstständige Organisations
- und Verwaltungsaufgaben der Lehrstühle sowie Organisation und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse
- Organisation des Studienbetriebs und bei der Auskunftserteilung an Studierende sowie Abwicklung von Verwaltungs
- und Prüfungsangelegenheiten mit Hochschulverwaltung und Dekanat
- Personalverwaltung (Einstellungs
- und Weiterbeschäftigungsanträge sowie Urlaubs
- u. Krankmeldungen)
- Drittmittelverwaltung (Budgetkontrolle, aktuelle Führung der Kontostände und Koordination der Ausgaben der verschiedenen Arbeitsgruppen der Institute) zur fortlaufenden Ermittlung der Budgetsituation für die Lehrstuhlleitung zur Steuerung der Personal
- und Sachmittelsituation und -entwicklung, Entscheidung zur Nutzung einzelner Konten entsprechend der Vorkalkulation von Ausgaben (eigenständiger Abwägungsprozess)
- Vorkalkulation der SHK/WHK-Mittel mit eigenständig erstellten Tabellen zwecks Mittelhochrechnung
- eigenständige Terminkoordination, -organisation und -kommunikation
- Organisation und Abrechnung von Dienst
- und Kongressreisen für alle Arbeitsgruppen der Institute (Recherche, Buchung, Beantragung, Abrechnung)
- Abwicklung von Beschaffungsvorgängen aller Art (für Verwaltung und Labore) und deren Überwachung bis zur Anlieferung (SAP)
- Ansprechpartner/-in für Fremdnutzer der Labore der Biochemie (z.B. S2-Labor, Radioaktivlabor, Mikroskope, Ultrazentrifugen) und der Seminarräume der Biochemie, Organisation und Dokumentation der Zugangsberechtigung der Fremdnutzer sowie Organisation deren jährlichen Belehrungen (z.B. S1, S2, Radioaktivität)
- selbstständiges Schreiben allgemeiner deutscher und englischer Korrespondenz nach Stichworten (unterschriftsreif)
- Planung und Organisation von Veranstaltungen (wissenschaftliche Workshops und Meetings)
- Aktualisierung und Verwaltung von Websites
- Einrichtung, Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Klausuren (RWTHMoodle, RWTHonline)
- Vertretung der Sekretariate des Instituts für Biochemie und Molekulare Zellbiologie sowie des Instituts für Biochemie und Molekulare Immunologie in allen Angelegenheiten

**Ihr Profil**
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereich
- Berufserfahrung im genannten Aufgabengebiet (Personal
- u. Drittmittelverwaltung)
- fundierte PC-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Vorkenntnisse in SAP sind von Vorteil
- exzellente Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
- Vorkenntnisse in der Laboradministration sowie im Management von Forschungsprojekten
- Kenntnisse im medizinisch-wissenschaftlichen Bereich erwünscht
- selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Organisations
- sowie Teamfähigkeit
- sehr gute Auffassungsgabe und die Bereitschaft, sich schnell in neue Arbeitsbereiche sowie Software einzuarbeiten

**Warum Sie sich für uns entscheiden sollten?**

**Wir bieten**
- 300 Berufe unter einem Dach - mehr **Vielfalt** geht nicht
- eine **leistungsgerechte Vergütung** nach den Bestimmungen des** TV-L(EG 8 TV-L)**, inklusive der **attraktiven Leistungen** im öffentlichen Dienst.
- neben vielfältigen **Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten** ein großes Angebot zur **Gesundheitsförderung **sowie das umfangreiche Programm des **Hochschulsports**:

- **monatliche Vergünstigungen** für unsere Mitarbeitenden durch unser **Corporate Benefits Programm**, um beim privaten Shopping sparen zu können
- **flexible Arbeitszeiten**, damit Sie Berufs
- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre **Work-Life-Balance** ist uns wichtig
- attraktive Konditionen für den **ÖPNV** oder einen **vergünstigten Parkplatz** für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben
- einen **Betriebskindergarten**, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)
- bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem **Personalwohnheim **(Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)
- eine **Onboarding-App** für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können
- verlängerte Öffnungszeiten unseres **Personalrestaurants**, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das **vielfältige Angebot** wahrzunehmen

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Ge