Assistenz Der Direktion - Mannheim, Deutschland - Leibniz-Gemeinschaft

Leibniz-Gemeinschaft

Geprüftes Unternehmen

Mannheim, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Assistenz der Direktion (m/w/d)**:
**Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS), Mannheim**:
Das 1964 gegründete Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS) in Mannheim ist eine Stiftung des bürgerlichen Rechts und das international führende wissenschaftliche Zentrum der Dokumentation und Erforschung der deutschen Sprache und ihrer Verwendung in Gegenwart und neuerer Geschichte. Das IDS hat einen jährlichen Etat von rund 13,6 Mio. Euro und beschäftigt derzeit 220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gehört zusammen mit 96 anderen außeruniversitären Forschungs
- und Infrastruktureinrichtungen zur Leibniz-Gemeinschaft.

Zur Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors und der administrativen Direktorin ist an unserem Institut zum **nächstmöglichen Zeitpunkt **in Vollzeit (wöchentliche Arbeitszeit von derzeit 39,5 Stunden) oder Teilzeit (mindestens 80%) folgende Stelle zu besetzen:
**Assistenz der Direktion (m/w/d)(Kennziffer 04/2024)**:
Das Arbeitsverhältnis ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine dauerhafte Zusammenarbeit wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis in die Entgeltgruppe 8 TV-L.

Als Assistenz der Direktion unterstützen Sie den wissenschaftlichen Direktor und die administrative Direktorin bei der Organisation der Tagesabläufe.

**Welche Aufgaben erwarten Sie?**
- Sie koordinieren selbständige Termine, übernehmen eigenständig die Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen und erstellen Protokolle;
- Sie organisieren das Tagesgeschäft und führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache;
- Sie planen, koordinieren und organisieren ganzheitlich Veranstaltungen und Workshops und sind aufgrund Ihrer Expertise erste/r Ansprechpartner/-in für unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Veranstaltungsmanagement;
- Sie planen und buchen Dienstreisen und bearbeiten die entsprechenden Dienstreiseabrechnungen nach dem Landesreisekostengesetz;
- Sie koordinieren die Erfassung des Berichtwesens und stellen somit eine fristgerechte Abgabe sicher;
- Sie arbeiten aktiv bei der Implementierung eines abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystems mit und übernehmen im Rahmen der Key-User-Berechtigung die Betreuung des Programms;
**Welche Kompetenzen sind uns wichtig?**
- Sie verfügen über eine erfolgreiche abgeschlossene Berufsausbildung oder können eine vergleichbare Qualifikation vorweisen;
- ebenso bringen Sie erste Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit;
- ein routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen ist Ihnen vertraut;
- Sie formulieren klar und gewandt und verfügen zudem über gute Englischkenntnisse;
- Sie haben ein sicheres und vertrauenswürdiges Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen.

**Wir bieten**:

- Eine freundliche und kollegiale Atmosphäre;
- ein motiviertes und kompetentes Team in einer offenen, modernen und agilen Organisation;
- eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem international ausgerichteten Forschungsinstitut;
- spezifische Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
- eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder;
- eine attraktive Altersvorsorge (VBLU);
- Kostenzuschuss zur Kinderbetreuung;
- die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Das IDS verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern und ist bestrebt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird vom IDS in besonderem Maße gefördert. Das IDS begrüßt Bewerbungen schwerbehinderter Personen.

Ihre aussagekräftige schriftliche Bewerbung in einem PDF-Dokument zusammengefasst (max. 5 MB) richten Sie bitte unter **Angabe der o. g. Kennziffer **und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins **bis zum **per E-Mail an:
Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS)

Personalstelle (Kennziffer 04/2024)

E-Mail: bewerbungenids-