Verwaltungsmitarbeiter (W/m/d) 50 % Teilzeit - Karlsruhe, Deutschland - Hochschule Karlsruhe

Hochschule Karlsruhe

Geprüftes Unternehmen

Karlsruhe, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Nebenberuflich

Beschreibung

Bewerbungen werden ausschließlich online (über unser Bewerberportal) erbeten mit den üblichen Unterlagen - unter Angabe der Kennzahl - bis

**Ansprechpartner für inhaltliche Fragen**:
Dr. Joachim Lembach

**Tel.**:

Hochschule Karlsruhe
Personal
Postfach 24 40, 76012 Karlsruhe
Telefon

Die HKA ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Schwerbehinderte Bewerber (w/m/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail (sbv[at]h-).

Im International Office ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)

Kennzahl 5467

(50 % Teilzeit)

**Aufgabengebiet**:
Führung des Sekretariats des International Office (IO) und Assistenz der IO-Leitung in allen administrativen Belangen. Dies umfasst im Einzelnen:

- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten mit Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Abwicklung und Prüfung von internationalen Drittmittelprojekten und weitere finanztechnische Tätigkeiten (Vorbereitung der Budgetplanung, Überwachung mehrerer Kostenstellen, Durchführung von Beschaffungen etc.)
- Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen ins Ausland
- Vorbereitung von Besuchen ausländischer Delegationen und internationaler Veranstaltungen
- Betreuung ausländischer Gäste der Hochschule
- Unterstützung bei der internationalen Außendarstellung der Hochschule (Pflege der Website und des Instagram-Kanals des IO, Erstellen von Präsentationsmaterialien, Bereitstellung von Informationen über die Hochschule etc.)

**Einstellungsvoraussetzungen**:

- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute englische Sprachkenntnisse; Kenntnisse weiterer moderner Fremdsprachen sind von Vorteil
- Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und Freude an der internationalen Zusammenarbeit und Kommunikation
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen
- Erfahrung mit einem Content-Management-System ist erwünscht
- Gute Kenntnis finanztechnischer Abläufe und Verfahren
- Fähigkeit zu selbständiger, eigenverantwortlicher Arbeit, Serviceorientierung, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität
- Erfahrung in der Administration internationaler Hochschulkooperationen ist erwünscht

**Wir bieten**:

- Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Zusatzrente nach VBL
- Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket
- Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld
- Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
- Leistungsgerechte Eingruppierung

Die Beschäftigung ist unbefristet.

Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal