Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter - Berlin, Deutschland - Robert-Koch-Institut

Robert-Koch-Institut

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)**

**Arbeitsbeginn**:_nächstmöglich_
**Bewerbungsfrist**:_7. Juli 2024_
**Befristung**:_unbefristet_
**Vergütung**:_bis E 9a TVöD_
**Standort**:_Berlin_
**Referenznummer**:_071/24_

**Werden Sie Teil der RKI-DNA**

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unsere Abteilung 2 - "Epidemiologie und Gesundheitsmonitoring" freut sich auf Ihre Bewerbung

**Ihre Aufgabe bei uns**
- administrative und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung und der wissenschaftlichen Fachbereiche
- Teamleitung des zentralen Abteilungssekretariats und Steuerung der anfallenden Arbeiten
- allgemeine Büro
- und Verwaltungsaufgaben
- Verwaltung und Organisation der Gremienarbeit
- administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen sowie Unterstützung der inhaltlichen Programmkoordination
- Korrektorat von Manuskripten und Vorträgen sowie deren redaktionelle und gestalterische Bearbeitung
- Durchführung der fachspezifischen (medizinischen oder epidemiologischen) Literaturbeschaffung einschließlich Online-Recherche, Auswahl, formale Erfassung und inhaltliche Erschließung der Literatur
- Durchführung von Bestellungen sowie Überwachung des Haushalts
- und Drittmittelbudgets im Zuständigkeitsbereich
- Pflege der Intranetseiten sowie des Internetauftritts der Abteilung

**Ihr Profil**

**Formale Voraussetzungen**
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/-r für Medien
- und Informationsdienste in der Fachrichtung Information und Dokumentation, Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder eine vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im wissenschaftlichen Kontext
- Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss._

**Kenntnisse und Erfahrungen**
- im Korrekturlesen sowie der Anwendung von Literaturverwaltungsprogrammen (z.B. Endnote)
- bei der organisatorischen und administrativen Unterstützung von Veranstaltungen, Dienstreisen, wissenschaftlichen Projekten sowie bei der Betreuung von Gremien
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen insbesondere bei der Arbeit mit Serienbriefen sowie der Erstellung von Grafiken und Tabellen

**Wünschenswert**
- Erfahrung im Umgang mit einem Dokumentenmanagementsystem (vorzugsweise Fabasoft eGov-Suite) und einem elektronischen Bestellsystem (vorzugsweise MACHWeb)
- Redaktionelle Kenntnisse (z. B. HTML, CMS) sowie Kenntnisse in der Bildbearbeitung (z. B. Photoshop, Visio)
- erste Erfahrung in der Führung kleinerer Teams
- Erfahrung im Public-Health-Bereich

**Persönliche Kompetenzen**
- Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
- Aufgaben
- und Projektplanungskompetenz durch Systematisierung anfallender Aufgaben
- Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auch bei hohem Arbeitsdruck
- Kooperations-/Teamfähigkeit und vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
- Kommunikationsfähigkeit und anschauliche Darstellung von Sachverhalten sowie präziser und sachlicher Argumentation
- Networking und Kooperation in bereichsübergreifenden Teams
- kooperative Teamleitung mit Gestaltung von Arbeitsprozessen, die die Zusammenarbeit im Team fördern
- Delegationskompetenz mit Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Verantwortungsbereiches während einer Abwesenheit

**Weitere Voraussetzungen**
- Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B1
- Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität._
- Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt._
- Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht._

**Darauf können Sie sich freuen**
- bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
- transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
- sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
- Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
- Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zur **StellenID / Referenznummer 071/24 bis zum 7. Juli 2024** ausschließlich über Interamt.

**Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie m