Assistenz Personalwesen - Munich, Deutschland - Verena Schiffer Consulting

Verena Schiffer Consulting

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

München | Teil
- oder Vollzeit

Mein Auftraggeber ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit Fokus auf Forschung & Entwicklung, Produktion, Logistik und Industrie 4.0. Das Unternehmen beschäftigt rund 600 Berater:innen unterschiedlichster Nationalitäten an mehr als 30 Standorten weltweit. Im Kundenauftrag suche ich **am Standort München in Teilzeit (min. 30 Wochenstunden) oder Vollzeit,** im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst befristet auf 18 Monate, eine engagierte und sympathische

**Assistenz Personalwesen / HR und Office Management (m/w/d)**:
In dieser Position sind Sie dem CFO unterstellt und arbeiten eng mit der Senior HR- und Staffing Managerin zusammen. Sie kümmern sich um die organisatorischen und administrativen Abläufe im Rahmen des HR-Lifecycle-Managements der deutschen Organisation (ca. 110 MA) und sind zudem für das Office Management verantwortlich.

**Ihre Aufgaben**

**HR (ca. 70 %)**
- Erstellung von Stellenausschreibungen und Platzieren auf den relevanten Kanälen/Portalen
- Sichtung und interne Koordination des Bewerbungseingangs sowie vollumfängliche Bewerberkommunikation
- Abstimmung mit externen Personaldienstleistern / Headhuntern
- Erstellung Arbeitsverträge, Arbeitsvertragsergänzungen, Bescheinigungen, Prämien
- und Beförderungsschreiben
- Planung und Durchführung des Onboarding-Prozesses, Pflege/Update des Onboarding-Handbuchs
- Anlegen neuer Mitarbeiter:innen in Personio (hier: regelmäßige Updates, Weiterentwicklung der Funktionen)
- Koordination Werkstudenten-Tasks und Kapazitätsplanung
- Vor
- und Nachbereitung Roundtables (Promotion-Runden), Einsammeln Projektbeurteilungen, jeweils 2 x jährlich
- Prämien-Berechnungen und Kommunikation an die Mitarbeiter
- Erstellung und Bereitstellung von Entsendungsdokumenten
- Koordination Schulungen und Trainings (Bedarfsermittlung, Termine, Anlage in Personio)
- Koordination von Austritten / Offboarding: Erstellung von Kündigungen und Zeugnissen, Löschung in Systemen, Beendigung von Mitgliedschaften, Durchführung der Exit-Gespräche, Rücknahme Arbeitsmittel

**Office Management (ca. 30 %)**
- Schnittstelle zwischen Backoffice Abteilungen und Beratern / Vorstand
- Ansprechpartner für externe Dienstleister, Vermieter, Hausmeister etc.
- Beauftragung Büroeinrichtung / Reparaturen
- Verwaltung der Firmenverträge und Mitarbeiter-Direktversicherungen
- Personalverantwortung für die Empfangsassistenzkollegin sowie für Werkstudenten/Praktikanten

**Ihr Profil**
- Abgeschlossenes Studium oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld, vorzugsweise im Bereich Professional Services, Erfahrung in der administrativen Personalarbeit wünschenswert
- Fundierte Kenntnisse mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie Personio
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Proaktivität, sehr gutes Zeitmanagement und Teamfähigkeit
- Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift

**Ihre Perspektive**
- Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen, internationalen und stark wachsenden Unternehmen
- Eine kollegiale Unternehmenskultur mit familienfreundlicher und angepasster flexibler Arbeitsgestaltung
- Eine attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub, EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, DV, Corporate Benefits, Gruppenunfallversicherung, MVV-Ticket nach Absprache