Assistenz Der Geschäftsführung - Munich, Deutschland - Dornier MedTech Europe GmbH

Beschreibung

Dornier MedTech mit Hauptsitz bei München ist ein Unternehmen der Medizintechnik-Branche, das für seine bahnbrechenden Technologien und revolutionären Therapien in der Urologie bekannt ist. Seinen Erfolg verdankt Dornier seinem tief verwurzelten Unternehmergeist, seiner Innovationskraft und seiner Kompetenz bei der Entwicklung einiger der hochwertigsten urologischen Produkte, die heute auf dem Markt sind.

Als einer der Mitbegründer der Urology Care Foundation (früher: American Foundation for Urologic Diseases) arbeitet Dornier eng mit Medizinern, Gesundheitsdienstleistern und Forschungsgruppen zusammen, um sicherzustellen, dass seine Produkte auf höchstem medizinischen und wissenschaftlichen Niveau sind.

Dornier bedient eine vielfältige Klientel wie Krankenhäuser, chirurgische Zentren, Universitäten, private und öffentliche urologische Praxen und mobile Dienstleister. Im Bereich der Nierensteinbehandlungen ist Dornier Technologieführer und verbessert das Leben von Menschen auf der ganzen Welt.

Als Assistenz der Geschäftsführung stehen Sie im engen Kontakt zur Geschäftsleitung aber auch zu Geschäftspartnern und Kunden und vertreten das Unternehmen nach außen. Aus all den folgend genannten Tätigkeiten übernehmen Sie als Assistenz der Geschäftsführung eine sehr verantwortungsvolle Position. Diese Position wird befristet ausgeschrieben mit Option der Entfristung.

**Hauptaufgaben**:

- Vorbereitung von Sitzungen durch Erstellung von Tagesordnungen und Talking Points
- Anfertigung von Protokollen
- Verfassen der Korrespondenz und Kontaktaufnahme mit anderen Führungskräften, Mitarbeitenden und Kunden/Kundinnen
- Verwaltung des Terminkalenders der Vorgesetzten, Planung von Sitzungen und Terminvereinbarung
- Buchung von Reisen, einschließlich Visa, Transport und Unterkünften
- Vertragsmanagement für vereinzelte Schlüsselkunden und der GmbH
- Vorbereitung von Präsentationen
- Eventmanagement für die GmbH-Veranstaltungen
- Erstellung, Pflege und Verbesserung der Organisationssysteme im Büro

**Weitere Aufgaben**:

- Reisemanagement:

- Koordination von Meetings, Planung von Geschäftsreisen, Flüge, Hotels, Mietwagen
- Abrechnungen kontrollieren, Konten klären
- Hotel
- Reisebuchungen, Messbetreuung vor Ort
- Unterstützung bei Einholung von Visa und Infos zu landesspezifischen Covid-Regularien
- Sonderaufgaben für die Konzernleitung:

- Registeranmeldungen, Anfragen
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben, die die Konzernleitung betreffen
- Unterstützung Sales Operations:

- Vertretung der Ausschreibungsbearbeitung in Raum DACH: Recherche von Ausschreibungen, Information an betroffene Abteilungen, Erstellung der notwendigen Dokumente, Formulare und Unterlagen gemäß Ausschreibungsbedingungen, Überwachung der Fristen und Abgabe der Unterlagen über die elektronische Plattform
- Kongressorganisation, Bestellung und Versand von Broschüren, Anzeigen in Print-Medien
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein kaufmännisch ausgerichtetes Studium
- Gute Kenntnisse von Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word, Excel und PowerPoint)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld oder eine vergleichbare Qualifikation
- Vorbildliches Zeitmanagement und Organisation
- Eine eigenständige, diskrete Arbeitsweise sowie hohe Dienstleistungsorientierung
- Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und unabhängig zu arbeiten
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten
- Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein professionelles Auftreten
- Selbstständige, lösungsorientierte, organisierte Persönlichkeit mit Freude an Teamarbeit und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse und Ausdrucksfähigkeit in Deutsch/Englisch
- Persönlicher Einarbeitungsplan und umfangreiches Onboarding
- Mobile Arbeitsmöglichkeiten (Homeoffice, falls für den jeweiligen Arbeitsplatz geeignet)
- Flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub
- Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld
- Kontinuierliche Ausbildung und Entwicklung
- Flache Hierarchien
- Ansprechende Kantine
- Kostenloser Kaffee, Tee und Wasser
- Mitarbeiterveranstaltungen
- Ladestationen für Elektroautos
- Unfallversicherung
- Arbeitgeberzuschuss zur VWL
- Krankengeldzuschuss nach mind. 5 Jahren Betriebszugehörigkeit
- Belegschaftskasse mit diversen Zuschüssen und Beihilfen