Sekretär Admin.-assistenz - Hamburg, Deutschland - UKE - Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

UKE - Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf

Geprüftes Unternehmen

Hamburg, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Wir im UKE glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen aller Mitarbeitenden stehen sollte. Gemeinsam können wir dies möglich machen.

Jeden Tag ein bisschen mehr. Jeden Tag ein bisschen besser.

Das macht die Position aus

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Sie unterstützen in dieser Position im Team mit den Kolleg:innen des Direktionssekretariates die Klinikdirektoren in allen die Klinik betreffenden Angelegenheiten sowie bei ihren vielfältigen Funktionen in Gremien der Medizinischen Fakultät, den Kliniken sowie in nationalen und internationalen Fachgesellschaften und Forschungseinrichtungen.
- Assistenz der Klinikdirektoren und Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben der Klinikdirektoren
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminmanagement
- Korrespondenz und Erstellung von Schreibarbeiten (z. B. Gutachten, Vortragsmanuskripte, Vorträge und Veröffentlichungen) in deutscher und englischer Sprache
- Drittmittelverwaltung und -überwachung
- Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
- Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
- Beschaffungsangelegenheiten
- EDV - Angelegenheiten wie (Überwachung der E-Mails, Literatur
- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint), Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung, Betreuung der Klinikhomepage
- Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
- Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen von Zuweiser:innen, Kooperationspartnern und Patient:innen
- Vertretung innerhalb des Sekretariatsteams

Diese Position kann auch in Teilzeit besetzt werden und ist bis zum 31.Dezember 2024 befristet.

Darauf freuen wir uns
- Idealerweise abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachenassistent:in, Europasekretär:in Verwaltungsangestellte:in, Kauffrau:mann für Büromanagement oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
- Vorteilhaft: Fundierte Kenntnisse zur Führung eines Direktionssekretariats sowie sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache sowie
- Personalrechts-, Abrechnungs-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
- Koordinations-, Kommunikations-, Team
- und Organisationsfähigkeit, zeitliche Flexibilität, Zuverlässigkeit

Das bieten wir
- Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
- 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
- Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
- Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
- Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions
- und Sportangebote
- Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die "Health Kitchen" Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.