Sachbearbeiter in Verwaltungsdigitalisierung - Neuss, Deutschland - Stadtverwaltung Neuss

Stadtverwaltung Neuss

Geprüftes Unternehmen

Neuss, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Bewerbungsfrist**:
- **Arbeitszeit**: Vollzeit 39/41 Wochenstunden (flexible Arbeitszeitmodelle sind grundsätzlich möglich)
- **Bezahlung**: Entgeltgruppe € €)
- **Besoldung**: A12 Laufbahngruppe 2, Einstiegsamt € €)
- **Befristung**: unbefristet
- **Besetzung**: zum nächstmöglchen Zeitpunkt
- **Bewerbungsweg**:vorzugsweise über Wir suchen Sie (m/w/d) intern und extern zur Verstärkung für die Stadt Neuss im Amt für Verwaltungsdigitalisierung.
- Im Amt Verwaltungsdigitalisierung, bestehend aus zwei Sachgebieten "IT-Steuerung und Sicherheit, E-Government" und "Digitalisierungsprojekte", werden Sie Teil eines Teams von derzeit 3 Mitarbeiter*innen, das für die Einführung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zuständig ist.
- Ihr Arbeitsplatz befindet sich in der Michaelstraße 50, Eingang 5, 41460 Neuss.
- **Das bietet Ihnen die Stadt Neuss**:
Unsere verschiedenen Fortbildungsangebote und Aufstiegslehrgänge ermöglichen Ihnen, Ihre persönliche und fachliche Weiterbildung in die eigene Hand zu nehmen.
- Wir fördern Ihre Work-Life-Balance durch diverse Betreuungsangebote und -soweit möglich
- flexible Arbeitszeiten.
- Sie haben die Möglichkeit, einen Teil Ihrer Arbeitszeit in mobiler Arbeit abzuleisten.
- Eine betriebliche Altersvorsorge, ein bezuschusstes Monatsticket für den öffentlichen Nahverkehr sowie ein vielfältiges Gesundheitsprogramm sind einige der Benefits, die Sie bei der Stadt Neuss erwarten.**Das sind Ihre Aufgaben**:

- Sie unterstützen die Gesamtprojektleitung mit folgenden Aufgaben:

- Erstellung von Präsentationen und Dokumenten (für z. B. den Verwaltungsvorstand, Lenkungskreis)
- Recherche und Vorbereitung der Digitalisierungsprojekte (z. B. für externe Vergaben)
- Im Projektmanagement erwarten Sie folgende Aufgaben:

- Teilprojektleitung für die Erstellung eines verwaltungsweiten Aktenplans sowie die Einführung eines DMS
- Projektsteuerung und -umsetzung (Erstellung von Teilprojektplänen, Planung und Durchführung von Workshops und Projektterminen, Steuerung und Koordination der Termine, gezielte Kanalisierung und Weiterleitung von Informationen, Überwachung der Fertigstellung von Arbeitspaketen, Erstellung von Projektstatusberichten, Einleitung von Maßnahmen zur Risiko
- und Konfliktvermeidung, Sicherstellung der Projektdokumentation)
- Mitwirkung bei der Planung, Koordination, Durchführung, Nachbereitung und Überwachung von Begleitprojekten (z. B. Digitale Signatur, Ersetzendes Scannen, Anbindung von Fachverfahren an das DMS)
- Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Handbüchern, Verfahrensbeschreibungen, Dienstanweisungen und Konzepten
- In der Geschäftsprozessgestaltung und -optimierung erwarten Sie folgende Aufgaben:

- Beratung der Fachämter bei der Einführung einer elektronischen Schriftgutverwaltung
- Aufnahme, Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sowie deren Weiterentwicklung
- Entwicklung von (verwaltungsweiten) DMS-Workflows
- Bei der Durchführung eines Change-Managements zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erwarten Sie folgende Aufgaben:

- Aufnahme, Analyse und Umsetzung von Veränderungswünschen bzw. -notwendigkeiten
- Beratung und Betreuung der Fachämter
- Pflege und Weiterentwicklung des Intranetauftritts
- Planung und Umsetzung von Veranstaltungen

**Das bringen Sie mit**:

- Sie besitzen die Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehemals gehobener nichttechnischer Dienst)
**oder** ein abgeschlossenes Studium (Diplom/Bachelor) der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Organisationsentwicklung, Personalmanagement, Wirtschafts-/Verwaltungsinformatik oder Changemanagement
**oder** ein abgeschlossenes Studium (Diplom/Bachelor) der Fachrichtung Business Administration mit dem Schwerpunkt Betriebsorganisation
**oder **einen erfolgreich abgeschlossenen Angestelltenlehrgang II
- Sie besitzen wünschenswerterweise gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und -strukturen in den verschiedenen Arbeitsbereichen der öffentlichen Verwaltung
- Bestenfalls bringen Sie praktische Erfahrung im Bereich einer DMS-Einführung mit
- Sie verfügen nachweislich über mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement z. B. bei der Einführung von IT-Verfahren, vorzugsweise in öffentlichen Verwaltungen
- Sie sind sicher in der Anwendung der gängigen MS-Office-Programme

**Für diese Stelle kommt es besonders auf die folgenden Kompetenzen an**:

- Sie besitzen die Fähigkeit zur sicheren Formulierung komplexer Sachverhalte in Wort und Schrift
- Es zeichnen Sie eine eigenverantwortliche, strukturierte und termingenaue Arbeitsweise sowie ein analytisches Denkvermögen aus
- Sie verfügen über Überzeugungs
- und Kritikfähigkeit sowie die Fähigkeit, mit Konflikten konstruktiv umzugehen

Merkmale wie ein gutes Ausdrucksvermögen, Servicebewusstsein, ausgeprägte