Personalsachbearbeiter:in Als Head of Back Office - Berlin, Deutschland - Weitsicht. Agentur für nachhaltige Kommunikation

Weitsicht. Agentur für nachhaltige Kommunikation

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Wir sind Weitsicht**: Fundraiser: innen, Coaches, und Consultant. Wir stehen für nachhaltiges Fundraising. Wir sensibilisieren und begeistern für humanitäre, soziale und ökologische Themen - von Angesicht zu Angesicht. Und wir schaffen Veränderung durch Facte-to-Face Fundraising

Unser Back Office Team, das sind Marcus, Antje, Eva, Franziska, Maria, Marvin, Lucas und Malou sorgen im, dass im Außendienst alles rund läuft. Wir sind ein buntes Team aus ehemaligen Face-to-Face'lern, Spezialist: innen, Generalist: innen und Quereinsteiger: innen. Was uns antreibt? Unser Wissen, etwas verändern zu können, unser Wille hochwertiges Fundraising zu machen und die Freude an der Zusammenarbeit in einem großartigen Team

Aufgaben

Als Head of Back Office/ Personalassistenz bist Du Teil des Innendienstes von Weitsicht und die Ansprechperson für unsere Dialoger: innen und Coaches mit ihren Fragen zu Vertrag und Gehalt. Gemeinsam mit dem Innendienstteam steuerst Du alle personalrelevanten Prozesse im dynamischen Kampagnenalltag und trägst mit dazu bei, dass unsere Fundraiser\*innen im Außendienst performen.

**Deine Aufgaben bei uns**:

- Erstellung personalrelevanter Grundlagenpapiere (Arbeitsverträge, -zeugnisse, -bescheinigungen und andere personalrelevante Dokumente sowie deren Archivierung)
- Consulting der internen Fach
- und Führungskräfte zu personalbezogenen Themen
- Mitwirkung an Personalprojekten sowie der Erstellung personalrelevanter spezifischer Prozesse und Regelungen für den Face-to-Face Bereich
- Pflege von Personaldaten/ -akten
- vorbereitende Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnungen
- Erstellen von Bescheinigungen für Mitarbeitende und Unternehmen
- Rechnungsmanagement / Spesenabrechnung
- Mitgestaltung von On
- und Offboardingprozessen
- Führung deines Teams und Koordination der Backoffice Aufgaben innerhalb dessen
- Mitwirken an der strategischen Planung einzelner Face-to-Face Kampagnen zusammen mit der Leitungsrunde
- enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Recruitment (Innendienst) und Kampagnenleitung (Außendienst)
- Planung und Monitoring der Aufgaben nach KPIs inkl. Reporting an COO

Qualifikation
- idealerweise abgeschlossene Ausbildung, Studium oder erste (Berufs-) Erfahrungen im Personalbereich oder in einem vergleichbaren Arbeitsfeld - Berufseinsteiger\*innen willkommen
- solide Kenntnisse im Arbeits
- und Betriebsverfassungsrecht sowie in der Lohn
- und Gehaltsabrechnung
- Hohes Maß an Koordinations
- und Organisationsstärke, auch unter erhöhter Arbeitsbelastung
- Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Affinität zum digitalen und hybriden Arbeiten
- Lösungsorientierte und strukturierte sowie selbstständige Arbeitsweise
- Eigeninitiative und Bereitschaft zur Weiterentwicklung
- gewaltfreie und transparente Kommunikation
- solide Kenntnisse in Microsoft Office Programmen und mit Personalsoftware, bestenfalls Personio (wünschenswert)
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Wohnort Berlin

**Benefits**:
**Was Dich bei uns erwartet**:

- sinnvolle Tätigkeit mit großem sozialen Impact
- viel Gestaltungsfreiheit, Human Ressources neu zu denken und klassische Personalprozesse auf diesen spezifischen Bereich umzudenken und anzuwenden
- interdisziplinäres, herzliches Team mit Hands-on Mentalität und "Du"-Kultur
- regelmäßige Teamevents und Teambuilding
- Möglichkeit zur individuellen Weiterentwicklung durch Fortbildungsangebote
- Faires Gehalt und 30 Urlaubstage (in Vollzeit)
- Teilzeitarbeit von 30-35h/ Woche
- hybrides Arbeiten im Home Office / Co-Working Platz (nach Absprache)
- Einrichtung eines Arbeitsplatzes in deinem Zuhause, inkl. Firmenhandy und Laptop
- Kernarbeitszeiten von 10:00-15:00 Uhr zwischen Montag und Freitag
- schneller Einstieg zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Fühlst du Dich angesprochen und willst Teil unseres Teams werden? Dann bewirb Dich jetzt mit einem kurzen und persönlichen Anschreiben sowie Deinem Lebenslauf per E-Mail. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

Du bist noch unsicher, ob die Position oder unser Team zu Dir passen oder Du hast Fragen zur Ausschreibung, dann melde Dich auch dann gerne per E-Mail bei uns. Wir freuen uns von Dir zu lesen

**Deine Ansprechperson**: Antje Höpfner (Head of HR/ Back Office)

**Unser Bewerbungsprozess im Überblick**:

- KW 13,14: Sichtung der Bewerbung
- KW 14,15: Erstellung einer Shortlist und Aussendung erster Absagen per Mail
- KW 14,15: kurzes telefonisches Kennenlernen von Bewerber: innen auf der Shortlist
- KW 15,16: Bewerbungstermine via Zoom mit den überzeugendsten Personen aus den Telefonaten

Einstieg zum nächstmöglichen Zeitpunkt, voraussichtlich ab 1. Mai 2023.