Sachbearbeitung Verwaltung Museum - Berlin, Deutschland - Land Berlin

Land Berlin

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin

Ein ganz besonderer Bezirk im Südosten Berlins, ist der Bezirk Treptow-Köpenick - zum Arbeiten, Wohnen und Erholen. Der größte, grünste und wasserreichste Bezirk Berlins hat eine lange Geschichte und Tradition. Treptow-Köpenick bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten für ein hohes Maß an Lebensqualität und verschiedene idyllische Wohngebiete in einer einzigartigen und attraktiven Wald
- und Seenlandschaft.

Die Abteilung Weiterbildung, Schule, Kultur und Sport - Amt für Weiterbildung und Kultur - Fachbereich Kultur und Museum sucht ab sofort, unbefristet, eine

**Sachbearbeitung (m/w/d) Verwaltung Museum**

**Kennziffer**: 3630 / / 2023

**Entgeltgruppe**: E6 TV-L

**Arbeitszeit**:Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden

**Bewerbungsfrist**:

**Ihr Arbeitsgebiet umfasst**:
**Verwaltungstätigkeiten**

**Unterstützung der Museumsleitung**
- Selbstständige Bearbeitung von Vorgängen erst nach Auftrag durch Einholung und Zusam-menstellung von Informationen (z.B. das Recherchieren von Informationen über aktuelle Aus-stellungen, Veranstaltungen und Ansprechpartner, Informationsmaterial zu Förderprogrammen, Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse, Erstellen von Tabellen in Word
- und Excel), Recherchen in den Unterlagen und im Archiv des Museums zu vergangenen und aktuellen Projekten und Vorhaben
- Unterstützende Tätigkeiten bei der Umsetzung von Arbeitsprozessen und Projekten des Museums (Durchführen von Recherchen zu Anbietern von Museumsdienstleistungen, Korrespondenzen mit Kooperationspartnern, Auftragnehmern und Dienstleistern, Bestellungen und Organisation der Lieferungen, Pflege des Veranstaltungsverteilers, Vorbereitung von Einladungen für den Versand (Postweg, E-Mail), unterstützende Tätigkeiten beim Aufbau und der Bewerbung von Ausstellungen (Verteilen von Flyern z.B. in anderen Institutionen des Bezirksamtes)
- Recherchen und Bereitstellung von Unterlagen für das operative Tagesgeschäft z.B. bezirkliche und überbezirkliche Gremienarbeit, Kommissionen, BVV, Senat, Arbeitsgruppen
- Protokollführung der wöchentlichen Dienstberatungen des Museums

**Betreuung der Verwaltungsvorgänge der Museen Treptow-Köpenick**
- Vorbereitende Tätigkeiten bei der Erstellung von Honorarverträgen (Kontaktaufnahme, Einholen von Daten externer Dienstleister des Museums, Eintragen in das Honorarformular, Einholen von Unterschriften, Versenden, nach Rücksendung Ablage bis zur Leistungserbringung, nach Leistungserbringung und erneuter Unterschrift der Museumsleitung erfolgt Übergabe an Haushaltssachbearbeitung
- Objektein
- und ausgänge (Kauf, Schenkung) in Abstimmung mit Archivar / Archivar und Mu-seumsleitung, Durchführung und Dokumentation von AZP-Verfahren (Arbeitsanweisung bei Zuwendungen Privater), Vorbereitende Tätigkeiten (Allgemeine Informationsbeschaffung und Recherchen zu Vorgängen, Beschaffen und Eintragen von Daten in das Vertragsformular, ggf. Klärung von Details mit den Partnern des Museums per Telefon oder E-Mail) für Honorar-, Leih-, Lizenz
- und Schenkungserträge (Schlusszeichnung Museumsleitung)
- Organisation und Abwicklung des Leihverkehrs: Vorbereitende Tätigkeiten für Verträge (Recherchen zu potenziellen Leihgebern, Kontaktaufnahme und Korrespondenz, Organisation von Transporten) Koordinierung von Transporten, Versicherungen, Einhaltung von Fristen (in Abstimmung mit Museumsleitung)
- Unterstützende Mitarbeit (Verwaltungsebene) von Projekten der Museen Treptow-Köpenick (Organisation von Ausstellungen, Publikationen, Flyern, Plakaten, Einladungen) Vorbereitung von Vergaben und Aufträgen, Einholen und Auswerten von Angeboten, Bearbeitung von Vergabevermerken in Abstimmung mit Museumsleitung (für externe Dienstleister wie Gestalter, Druckereien, Ausstellungsbau)
- Organisation von Catering, Veranstaltungs
- und Gästebetreuung
- Verantwortung Führung Aktenplan
- erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe
- Führen des Postbuchs (Posteingang/Postausgang)

**Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit**
- Unterstützende Zuarbeiten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Museen Treptow-Köpenick, Zuarbeiten zu Beiträgen für monatlichen Newsletter, Kulturmagazin Maulbär, Wei-Ku-Ausschuss, Jubelmeldungen
- Pflege des Einladungsverteilers des Museums, Organisation der Verteilung von Werbematerialien wie z.B. Flyer und Poster
- Redaktion Website: Einstellen von Aktualisierungen auf dem Internetauftritt mit dem CMS Imperia, Zuarbeiten für die Textredaktion des Internetauftrittes der Museen, in Abstimmung mit der Museumsleitung

**Operative Hausorganisation**
- Organisation der Angelegenheiten Liegenschaftsverwaltung in Abstimmung mit Museumsleitung
- Verwaltung des Schlüsselbestandes (Herausgabe und Rücknahme von Schlüsseln inkl. Dokumentation),
- Kommunikation mit Serviceeinheit FM und Objektverantwortlichen im Falle von Reparaturen, Wartungen, Aufträgen an externe Dienstleister, Wachschutz
- und Reini