Leitungsassistenz in Der Intendanz Des Hamburg - Stadt Hamburg

Stadt Hamburg

Geprüftes Unternehmen

Hamburg, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Wir über uns**:
Derzeit werden an 31 festen und mobilen Standorten Dienstleistungen für die Fachbereiche Einwohner
- und Ausländerangelegenheiten effizient und serviceorientiert erbracht. Die zum neu zu gründende Organisationseinheit Hamburg Service ist im Geschäftsbereich der Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke angesiedelt. Tagtäglich engagieren sich dann mehr als 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für gute Dienstleistungen gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern unserer Stadt.

Dabei ist der Name Hamburg Service vor Ort Programm. Trotz der zunehmenden Digitalisierung unserer Verwaltungsdienstleistungen bieten wir dennoch an den Standorten persönliche Beratung und Bearbeitung vor Ort an.

Wir arbeiten im zukünftigen Hamburg Service in engagierten und motivierten Teams mit flachen Hierarchien, die sich gegenseitig fachlich und persönlich unterstützen. Die Vielfältigkeit unserer Bürgerinnen und Bürger spiegelt sich auch durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wider.

Die ausgeschriebene Stelle ist Teil der Intendanz des Hamburg Service mit Sitz in der Caffamacherreihe 1-3.

Haben Sie noch weitere Fragen zur Stelle? Zögern Sie nicht und rufen Sie uns an - gern infromieren wir Sie vorab.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

**Ihre Aufgaben**:

- allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Terminkoordination, Annahme und Vermittlung von Telefonaten, einschließlich Besucherempfang sowie Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Erledigen der Korrespondenz der Leitungsebene der Intendanz mit Bearbeitung des Postein
- und ausganges, Kommunikation per Telefon, Skype, E-Mail sowie mit Kundinnen bzw. Kunden vor Ort
- Aktenpflege, Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen/Gesprächsrunden, inklusive Protokollführung und Mitwirkung bei der Erstellung von Tagesordnungen
- Geschäftsführung für den Verwaltungsrat (Korrespondenz und Ansprechperson, Einladungen, Erstellen von Präsentationen, Protokollführung)
- Vertretung der Sachbearbeitung im Internen Service

**Ihr Profil**:
**Erforderlich**
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
- der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse

**Vorteilhaft**
- gute Kenntnisse in den Organisationsstrukturen der FHH
- ausgeprägte Kooperationsfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung sowie Durchsetzungsvermögen
- treffende und verständliche Kommunikation -schriftlich und im persönlichen Gespräch
- sehr gute Organisationsfähigkeit, besonders hohes Engagement, hohe Belastbarkeit, Flexibilität sowie Teamfähigkeit
- gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

**Unser Angebot**:

- zwei Stellen, zum zu besetzen, unbefristet
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle)
- Abwechslung - Wir bieten Ihnen eine spannende, abwechslungsreiche und fachlich anspruchsvolle Tätigkeit im Rahmen eines tollen und offenen Teamgefüges.
- kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, mitzugestalten
- Weiterentwicklung - Wir unterstützen Sie in Ihrer fachlichen Entfaltung und Weiterentwicklung.
- Work-Life-Balance - Wir unterstützen die Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben.
- weitere Benefits - 30 Tage Urlaub pro Jahr, eine betriebliche Altersversorgung und die Möglichkeit für vermögenswirksame Leistungen

**Ihre Bewerbung**:
Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

- Anschreiben,
- tabellarischer Lebenslauf,
- Nachweise der geforderten Qualifikation,
- aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
- für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
- Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).