Mitarbeiter/in Für Die Unterstützung Zentraler - Bremerhaven, Deutschland - Alfred-Wegener-Institut für Polar- und Meeresforschung

Alfred-Wegener-Institut für Polar- und Meeresforschung

Geprüftes Unternehmen

Bremerhaven, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar
- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar
- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem
- und Paläoklimaforschung.
- Mitarbeiter/in für die Unterstützung zentraler Prozesse im Direktorium (m/w/d)

**Hintergrund**
Das Direktoriumsbüro des AWI ist die zentrale Organisationseinheit, in der die Geschäfte des Direktoriums vorbereitet, unterstützt und organisiert werden. Es fungiert als Ansprechstelle bei allen Angelegenheiten mit Direktoriumsbezug und bildet die Schnittstelle zwischen dem Direktorium und den Bereichen des Zentrums sowie externen Organisationen und Akteuren. Zu den Aufgaben der Organisationseinheit zählen neben Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen, Koordination der zentralen Kommunikation, des zentralen Berichtswesens, Aufbereitung wissenschaftlicher Kennzahlen insbesondere auch die Begleitung strategischer Prozesse der Leitung des Instituts einschließlich des Managements von Terminen, Veranstaltungen und Besuchen.

Die Stelle umfasst die Koordination, Unterstützung und Begleitung zentraler Prozesse im Direktoriumsbüro sowie im Sekretariat der wissenschaftlichen Direktorin.

**Aufgaben**
zu den Aufgaben dieser Stelle gehören u.a.:

- Büromanagement des Direktoriumsbüros, z.B. Terminkoordination für die Leitung des Direktoriumsbüros, Bearbeitung von externen Anfragen, Mitgestaltung von Medien wie z.B. Intranetauftritt, Dokumentation und Pflege von Übersichten
- Organisatorische Begleitung von Prozessen im Direktoriumsbüro, z.B. Terminorganisation und Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen, organisatorische Begleitung von Personalprozessen bei der Gewinnung wissenschaftlicher Führungskräfte, Sichtung, Beurteilung und strukturierte Ablage von Gremienunterlagen, Kommunikation ins Haus und zu externen Partnern
- Unterstützung und Vertretung im Sekretariat der wissenschaftlichen Direktorin, z.B. Betreuung des Maileingangs und von Besuchen, komplexe Terminabstimmungen mit verschiedenen internen und externen Kontakten, Kalenderpflege, Zusammenstellung von Unterlagen

**Voraussetzungen**
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs
- oder kaufmännischen Bereich, oder äquivalente Berufserfahrung
- Erfahrung in der Koordination, Verwaltung und Kommunikation von komplexen Prozessen einschließlich englischsprachiger Vorgänge
- Fähigkeit, auch in schnelllebigen Prozessen den Überblick zu behalten und sich sorgfältig und akribisch in wechselnde Problemstellungen einzuarbeiten und Lösungsvorschläge zu entwickeln
- Fähigkeit zur professionellen Kommunikation mit unterschiedlichen, auch internationalen Personengruppen und ausgeprägte Teamfähigkeit
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in elektronischer Informationsverarbeitung (Office-Anwendungen, vielfältige digitale Kommunikations
- und Informationswerkzeuge)

**Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse**
- Kenntnis des deutschen Wissenschaftssystems wünschenswert
- Erfahrung im Projektmanagement wünschenswert

**Weitere Informationen**

Weitere Informationen erhalten Sie bei
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit Option auf Entfristung und wird in Vollzeit ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe
**7 **möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist
** Bremerhaven.**

**Wir bieten**
- exzellente Forschung
- Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
- Chancen, sich zu entwickeln - auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
- ein internationales Umfeld - alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
- flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
- betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Qualitrain
- Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Jobticket

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit "Beruf und Familie" verliehen.

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung**

Bewerben können Sie sich bis zum
**21. März 2023** aussc