Assistenz Customer Meetings - Mainz, Deutschland - Jobactive GmbH

Jobactive GmbH

Geprüftes Unternehmen

Mainz, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Unser Auftraggeber ist ein traditionsreiches forschendes Pharmaunternehmen im deutschen Familienbesitz, das mit weltweit rund Mitarbeitern zu den größten seiner Branche zählt und Arzneien für eine breite Palette von Indikationen anbietet.

Zur Unterstützung der wachsenden kaufmännischen Belegschaft am Standort suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine

**Assistenz Customer Meetings (m/w/d)**

**Ihre Aufgaben**:

- Bearbeitung von eingehenden Anforderungen bzgl. der Anlage einer neuen Veranstaltung
- Strukturierte Kommunikation mit Initiatoren aus dem Außendienst sowie dem Innendienst, sodass möglichst alle notwendigen Informationen erfasst werden und ein fehlerfreier & fristgerechter Freigabeprozess durchgeführt werden kann
- Anlage, Verarbeitung und Betreuung von Veranstaltungen des Außendienstes im System Veeva Events
- Enge Abstimmung mit dem für die Veranstaltung zuständigen Kollegen (Vertrieb, Medizin, Market Access, Marketing) per Telefon, Teams & Mail
- Überwachung des Freigabeprozesses und selbstständiges Agieren bei auftretenden Hindernissen, so dass die notwendigen Informationen im System hinterlegt sind und eine firstgerechte Freigabe erreicht wird
- Für AD und andere Initiatioren - Team wird in bereits angelegte Veranstaltungen in Veeva Events hinzugefügt, betreut diese im System bis Veranstaltung durchgeführt ist, schließt Veranstaltung ab
- Spezialisiert auf Veeva Events Prozess, stellt sicher notwendige Informationen sind rechtzeitig in der richtigen Art und Weise in hinterlegt, startet und überwacht Freigabeprozess
- Enge Abstimmung mit allen relevanten Innendienstfunktionen in Bezug auf den Veeva Events Prozess (Veranstaltungsmanagement, Vertragsmanagement, Compliance etc.)
- Nachfragen seitens ID werden durch das Team mit dem AD geklärt
- Fehlende Informationen werden direkt eingepflegt & der Prozess erneut gestartet in Abstimmung mit Außendienst
- Übernahme Dokumentation von Arbeitsschritten in Veeva Events wie bspw. Dokumentation von Vertragsrückläufen
- Unterstützung im Prozess der Offenlegung von Referentenhonoraren

**Unsere Anforderungen**:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d)
- Erste Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung und Projektarbeit oder im Pharmaumfeld und/oder einem stark Compliance regulierten Arbeitsumfeld
- Erfahrungen im Bereich ärztliche Fortbildung und/oder Fortbildung für medizinisches Fachpersonal wünschenswert
- Schnelle Auffassungsgabe und gute Kommunikationsfähigkeiten inkl. Servicegedanken
- Hervorragende Kenntnisse im Bereich der MS-Office-Anwendungen (besonders Outlook, Excel, Shareroom / MS-Teams, Powerpoint, etc.) und webbasierten Anmeldemasken/Portalen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an organisatorischem Geschick und Verantwortungsbewusstsein sowie Genauigkeit bei Dokumentation von Arbeitsschritten
- Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten
- Freude an der Arbeit im Team und an der Einzelarbeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, und sicheres Auftreten im Kontakt mit internen Ansprechpartnern

**Unsere Angebote**:

- Als Kandidat unseres Bewerberpools begleiten wir Sie umfassend und professionell durch den Bewerbungsprozess
- Wir bringen Sie mit attraktiven Auftraggebern als potenzielle neue Arbeitgeber in Kontakt
- Zahlung eines übertariflichen Festgehalts bereits zum Ende des laufenden Monats
- Übertarifliche Gewährung von 28 Urlaubstagen bereits im ersten Beschäftigungsjahr
- Volle Auszahlung der vereinbarten regelmäßigen Monatsstunden
- Individuelle Zulagen, wie z.B. Fahrgeld
- Persönliche Betreuung im Einsatz bei unserem Auftraggeber
- Die Möglichkeit auf bis zu 100% Home-Office (Bedingung: Wohnort im Rhein-Main-Gebiet)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter **Angabe der Referenznummer: FFM-PER_**798**.

Jobactive GmbH

Marco Schad

Branch Manager - Office & Finance

An der Welle 6
60322 Frankfurt

Tel:

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Zu Jobactive als Ihrem Partner:
Jobactive steht für Kompetenz und Leidenschaft in der Personaldienstleistung, ganz gleich ob Arbeitnehmerüberlassung oder Personalvermittlung. 2001 als interner Personaldienstleister von der BAYER AG in Leverkusen ins Leben gerufen, sind wir seit 2008 auch in Frankfurt für ́s Rhein-Main-Gebiet im Bereich der naturwissenschaftlich-technischen, logistischen und kaufmännischen Berufe tätig.

Die meisten unserer Mitarbeiter werden von unseren renommierten Auftraggebern übernommen. "temp to perm" ist für uns kein Schlagwort, sondern beschreibt unser Handeln: Bei Jobactive drehen Sie keine Schleifen in der Zeitarbeit, sondern bauen eine Brücke zu dauerhafter Beschäftigung in Ihrem Beruf.