Executive Assistant Für das Office Management - Frankfurt Am Main, Deutschland - OSBRA – Formteile GmbH

OSBRA – Formteile GmbH

Geprüftes Unternehmen

Frankfurt Am Main, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Das Unternehmen wird nach deiner Bewerbung sichtbar.

Executive Assistant für das Office Management (m/w/d)

Ab sofort gesucht (unbefristet)
40 h pro Woche
Kein Gehalt angegeben
Teilweise Homeoffice möglich
Was erwartet dich?
Du unterstützt administrativ etwa 2-3 Führungskräften in allen Bereichen, einschließlich des Tagesgeschäfts, stellst tägliche Status-Updates für Führungskräfte in Bezug auf Kalendermanagement und Zeitmanagement bereit und bist adhoc unterstützend in der Verwaltung tätig
Du verantwortest die rechtzeitige Übermittlung aller Kunden-/Kontaktinformationen und die Korrespondenz, den Aufbau und die Pflege enger Beziehungen zu den Executive Assistants auf Kundenseite
Du übernimmst alltägliche Aufgaben eines Office Manager (m/w/d) für einen reibungslosen Ablauf wie beispielsweise die Bestellung von Büromaterial und die Bereitstellung von IT in Zusammenarbeit mit dem IT-Team und wahrst ein tiefes Verständnis unserer Datenbank und unserer internen Intranet-Programme in Zusammenarbeit mit den Executives bei der Pflege der SF-Daten
Du stellst sicher, dass die Buchhaltung über korrekte Kundeninformationen verfügt, um eine pünktliche und genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten und prüfst, bearbeitest und legst rechtzeitig die Spesenabrechnungen für die Firmenkarten der Executives ab
Du bist verantwortlich für die Verwaltung von Lieferanten (z. B. Caterer, Reinigungskräfte, Sicherheitsdienste, Handwerker, Techniker) und Lieferantenzahlungen, das Reisemanagement (Flugbuchungen, Bahnbuchungen, Visaverfahren, Passverlängerung) und unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitenden
Du verwaltest Veranstaltungenm, managst den Konferenzraum, verwaltest und bearbeitest die Ein
- und Ausgangspost und unterstützt die Buchhaltung bei deutschen Rechnungsstellern

Ohne Personalverantwortung

Bereiche
Administration & Verwaltung
Datenbanken
Rechnungswesen & Buchhaltung
Was bieten wir dir?
Einen Multimedia Raum (Playstation 5 und jegliche Unterhaltung)
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Home Office
Vollausgestattete Arbeitsplätze (Notebook, Headset, Drucker, etc.)
Eine ausgestattete Küche mit Mittagessen, Snacks, Tee & Kaffee sowie Kaltgetränken
Regelmäßige Teamevents
Ein Fitnessstudio
Private Parkplätze
Klimatisierte Räume

Projektverantwortung

Design Thinking

Regelmäßige Feedbackgespräche

Agiles Arbeiten

Förderung von Mitarbeiterinitiativen

Was solltest du mitbringen?
Du verfügst über eine bgeschlossene Ausbildung oder Quereinstiegs-Weiterbildung mit mindestens 3 Jahren Vollzeiterfahrung als Executive Assistant - ein Studium ist gern gesehen aber nicht obligatorisch
Du hast sehr gute Englischkenntnisse sowie gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und Excel
Du denkst proaktiv mit und hast ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten
Du zählst starke Kommunikationsfähigkeiten zu deinen Stärken
Du zeihnest dich durch eine hohe Serviceorientiertheit und gutes Zeitmanagement aus

Mit Berufserfahrung

Sprachen
Englisch
Deutsch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Kommunikationsfähigkeit
Organisation
Microsoft Excel
Microsoft Word
Zeitmanagement
Kundenservice