Teamassistentin (M/w/d) - Ulm, Deutschland - QuiX Quantum GmbH

Beschreibung

**Teamassistenz Teilzeit (m/w/d)**

- QuiX Quantum realisiert am DLR Standort Ulm prototypische photonische Quantencomputer im Rahmen der Quantencomputing-Initiative des Deutschen Instituts für Luft
- und Raumfahrt (DLR). Zum Aufbau und Unterstützung unseres Teams suchen wir zum Start ab eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Neben der Möglichkeit Abläufe und Prozesse mit zu gestalten, bieten wir natürlich flexiblen Arbeitszeiten und einer hochmodernen Ausstattung für Mobilarbeit (Laptop, etc.).

**Zusammenfassung**

Sie arbeiten Hand in Hand mit deutsch
- und englischsprachigen Entwicklern, Projektmanagern und Management zusammen. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im gesamten administrativen Bereich. Aufgrund Ihrer strukturierten Arbeitsweise fällt es Ihnen leicht, alle Themen im Auge zu behalten.

**Aufgaben**
- Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im Rahmen der Assistenz für das Team am Standort Ulm sowie der Geschäftsführung in Stuttgart und Münster.
- Englischsprachige Kommunikation mit Mitarbeitern in Ulm und Enschede (Holland) sowie Entwicklungspartnern und Gästen weltweit
- Entwicklung und Dokumentation von Prozessen
- Eigenständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben einschließlich
- Steuerung des Postein
- und -ausgangs
- Organisation, Koordination, Planung und Abwicklung sowie Abrechnung von Dienstreisen des Teams und der Geschäftsleitung
- Organisation und Koordination von Meetings sowie Veranstaltungen wie Workshops und Teamevents
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Messen als Aussteller
- Büromaterial
- bzw. die Büroausstattungsorganisation
- Koordination von Events, Besuchern, Bewerbern und baulichen Maßnahmen mit dem DLR
- Unterstützung bei der Inventarisierung
- Bestellung und Leistungsbestätigung sowie Rechnungsfreigabe von Gütern und Dienstleistungen

**Qualifikationen**

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung - wenn möglich im Bereich Assistenz
- Fließende Deutsch
- und Englischkenntnisse
- Interesse an technischen und Forschungsthemen
- Fortgeschrittene PC-Kenntnisse (MS Office Anwendungen wie PowerPoint, Excel und Teams)
- Selbststrukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
- Flexibilität
- Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Freundliches Auftreten und einen Sinn für Humor

**Was wir bieten**
- Werden Sie Teil eines jungen und hochmotivierten internationalen Teams
- Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit spannenden Herausforderungen und viel Raum für eigene Ideen und Eigeninitiative
- Flache Hierarchien (eine Schicht) und kurze Kommunikationswege
- Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit zum Home Office
- Gute Erreichbarkeit mit ÖPNV (S2, Buslinie 5) und kostenlose Parkmöglichkeiten

Art der Stelle: Teilzeit

Arbeitszeiten:

- Gleitzeit

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Gleitzeit
- Homeoffice
- Kostenloser Parkplatz

Berufserfahrung:

- Büro
- oder Teamassistenz: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

- Englisch (Erforderlich)

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 89081 Ulm

Flextime