Administrative Assistenz - Bonn, Deutschland - Universitätsklinikum Bonn

Universitätsklinikum Bonn

Geprüftes Unternehmen

Bonn, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

TeilzeitDas Universitätsklinikum Bonn
- Wir vereinigen Exzellenz in Forschung, Lehre und Krankenversorgung sowie Wirtschaftlichkeit.Das Universitätsklinikum Bonn (UKB) ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit mehr als 1.300 Betten. Unsere mehr ca Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen Aufgaben in Forschung, Lehre und Krankenversorgung sowie im öffentlichen Gesundheitswesen auf höchstem Niveau. Das UKB steht im Wissenschaftsranking (LOMV) und im wirtschaftlichen Ergebnis auf Platz 1 der Universitätsklinika in NRW und hatte in 2021 den dritthöchsten Case-Mix-Index der Universitätsklinika in Deutschland.
- ab sofortAm **Institut für experimentelle Epileptologie und Kognitionsforschung** in der **Arbeitsgruppe von Prof. Tchumatchenko **ist ab die folgende Stelle in Teilzeit zu besetzen:
**Administrative Assistenz (50%) (m/w/d) in einer wissenschaftlichen Arbeitsgruppe**

Die Stelle ist zunächst projektbezogen auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit zur Entfristung nach 2 Jahren.

**Ihre Aufgaben**:
Das Aufgabengebiet umfasst die Administration von mehreren kollaborativen Drittmittelverbünden und die administrative Betreuung einer wissenschaftlichen Arbeitsgruppe. Die Koordinationsaufgaben sind aufgrund der Internationalität der Antragsteller hauptsächlich auf Englisch zu leisten. Dies beinhaltet die interne Mittelverwaltung und Budgetierung für Personal
- und Verbrauchsmittel sowie Vorbereitung der Jahresabrechnungen und finanziellen Zwischenberichte. Weiterhin gehört zu den Aufgaben die Organisation der Besuche von Gastwissenschaftlern, die Organisation der Symposien und der internen Konferenzen der Verbünde. Der Bereich Controlling umfasst folgende Themenschwerpunkte 1) selbständige Kalkulation der jährlichen Personalmittel, Sachmittel, Investitionsmittel der Betriebseinheiten (Arbeitsgruppen) des Instituts unter Berücksichtigung der LOM Gewichtung und Verteilung der Budgets auf die Betriebseinheiten (AGs), 2) Kontrolle der Ausgaben, Anweisung der Rechnungen, Überwachung der SAP-Buchungen des zentralen Einkaufs, IT, Personal usw. Selbständige Überwachung der Kostenstellen und Gesamtbudgets. 3) Kalkulation der bewilligten Drittmittel. Quartalsmäßige Anforderung der Drittmittel beim Drittmittelgeber. Kontrolle der Einnahmen, Kontrolle der Ausgaben. Personalmittel, Sachmittel, Investitionsmittel. Erstellung unterschriftsreifer Verwendungsnachweise. 4) Zwischenberichte der Ausgaben und verbleibenden Restmittel am Institut. 5) Ansprechpartner für Mitarbeiter für administrative Fragen, Kommunikation mit externen und internen Partnern, vorwiegend in englischer Sprache. Eine Mitarbeit am öffentlichkeitswirksamen Auftreten der Forschungsverbünde wird ebenfalls erwartet.

Neben den oben aufgeführten regelmäßig auszuübenden Tätigkeiten ist die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber verpflichtet, auf Weisung der Vorgesetzen / des Vorgesetzten Einzelaufträge auszuführen, die dem Wesen nach zu ihrer/seiner Tätigkeit gehören, bzw. sich aus der dienstlichen Notwendigkeit ergeben.

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit BWL-Controlling
- und SAP Kenntnissen
- Erfahrung in Fremdsprachen-Korrespondenz
- Erfahrung in der eigenständigen Bewirtschaftung von Fördermitteln
- Kenntnisse der Verwendungs-Richtlinien der verschiedenen Drittmittelgeber (SFB, DFG, BMBF, DAAD, EU, Stiftungen usw).
- Umfassende Kenntnisse des Haushalts-, Kassen
- und Rechnungswesens
- Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft
- Sehr gute PC Kenntnisse und fundierte Grundlagen in Microsoft Excel
- Erstellen multimedialer Inhalte
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und soziale Kompetenz

**Kontakt**:
Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. 406_2023 an:
**Prof. Tatjana Tchumatchenko, Margit Reitze und Nicole Schönfelder**

**Institut für Experimentelle Epileptologie und Kognitionsforschung**

**Life&Brain Center**

**Venusberg-Campus 1**

**D-53127 Bonn**

**Was wir Ihnen bieten**:
**Arbeitgeberleistungen**:
Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter

**Attraktiver Standort**:
Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber im Raum Bonn

**Bildung nach Maß**:
individuelle Entwicklungschancen durch zahlreiche geförderte Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten (Kurse, E-learning, Coaching etc.)

**Clever zur Arbeit**:
Großkundenticket, zinsloses Darlehen für ein E-Bike

**Flexibel für Familien**:
individuelle Arbeitszeitmodelle, Betriebskita

**Gesund am Arbeitsplatz**:
Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung (BGM, Fitnessstudio, Hochschulsport)

**Prämie für Springer**:
Zusatzentlohnung für kurz