Assistenz Office Management, Events - Duesseldorf, Deutschland - lab25 GmbH

Beschreibung

**Deine Rolle & Aufgaben**:

- Du kümmerst dich bei lab25 eigenverantwortlich um diverse Themen aus den Bereichen Office Management & People und unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch das gesamte Team in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Du erledigst allgemeine Bürotätigkeiten wie das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen, das Bearbeiten der Ein
- und Ausgangspost, die selbständige Erledigung von Korrespondenz und der Verwaltung bzw. Bestellung des Büromaterials oder die strukturierte, digitale (und wo immer nötig auch analoge) Ablage von Dokumenten und Belegen.
- Du bist zuständig für den Empfang von Besucher*innen sowie die Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Workshops bei uns im lab.
- Du unterstützt das Team bei Koordinierungen von Terminen mit Kunden sowie bei der Vor
- und Nachbereitung von Events.
- Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Hausverwaltung, das Facility Management sowie unser Reinigungsunternehmen.
- Du koordinierst alle Bürolieferungen, und verwaltest zuverlässig und eigenverantwortlich das hierfür verfügbare Budget.
- Du führst Kostenanalysen/-optimierungen durch und gewährleistest insgesamt die Einhaltung von Qualitätsstandards insbesondere auch hinsichtlich Nachhaltigkeitsthemen.
- Du unterstützt den HR-Bereich im laufenden Tagesgeschäft von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnis. Hierzu zählen auch Themen wie Bewerber*innenmanagement oder On-/Offboarding von neuen Kolleg*innen im Rahmen unseres digital-gestützten HR-Prozesses.
- Als vertrauenswürdige Ansprechperson bist du für alle Kolleg*innen erste Anlaufstelle bei allgemeinen sowie HR-spezifischen Fragen.
- Bei all deinen Aufgaben hast du immer unsere Kultur und Werte im Blick.

**Dein Profil**:

- Du zeichnest dich durch dein großes Engagement und durch Deine selbständige Arbeitsweise aus und bist ein Organisationstalent.
- Absolute Integrität und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit einem kommunikativen Schwerpunkt.
- Du hast idealerweise bereits als Office Manager*in oder Assistent*in gearbeitet und bringst entsprechende Berufserfahrung mit, aber auch Quereinstiegen stehen wir offen gegenüber.
- Du bist flexibel, kreativ sowie pragmatisch und dabei immer offen für Neues. Teamfähigkeit wird bei dir großgeschrieben.
- Gängige Office-Anwendungen beherrschst du sicher und zeigst Interesse, dich in weitere Tools und Systeme einzuarbeiten.
- Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit ausgezeichneten mündlichen und schriftlichen Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch, dein sicheres Auftreten und deine empathische Persönlichkeit runden dein Profil ab.

**Was wir dir bieten**:

- Du profitierst von unserem erfahrenen und multidisziplinären Team mit flachen Hierarchien und familienfreundlichem Arbeitsumfeld.
- Drei Kernzutaten für unseren gemeinsamen Erfolg: Zuverlässigkeit, Verantwortung und Ermutigung.
- Auf dich wartet ein toller Arbeitsplatz in unserem modernen Open Space Office auf dem [whyit] | Campus im Norden von Münster mit Möglichkeiten zur Remote-Arbeit (wenngleich insbesondere für diese Stelle die Office-Präsenz schon sehr relevant ist).
- Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket: Gehalt, Benefits, Arbeitsgerät Deiner Wahl (z.B. MacBook).

**Über uns**:
lab25 ist ein unabhängiger Corporate Innovation Builder mit Sitz in Münster, Deutschland. Gemeinsam mit Branchenexperten und Unternehmern entwickeln und validieren unsere interdisziplinären Teams methodengetrieben wertstiftende digitale Produkte & Geschäftsmodelle.