Sachbearbeiter / Teamassistenz (M/w/d) in Teilzeit - Bonn, Deutschland - MVI Personal Power GmbH

MVI Personal Power GmbH

Geprüftes Unternehmen

Bonn, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Nebenberuflich

Beschreibung

**Sachbearbeiter / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit**
Standort: Bonn

**Über uns**
Wir sind ein innovatives Team von Personalprofis und verfügen über 30 Jahre Erfahrung in der Personaldienstleistung. Sie suchen eine neue Herausforderung, eine anspruchsvolle Aufgabe oder planen Ihren nächsten Karriereschritt?

Für unseren Kunden, ein namhaftes Unternehmen in der Luft
- und Raumfahrt, suchen wir für den **Standort Bonn ab sofort in Teilzeit** (20h/ Woche von 08.00 Uhr bis 13.00 Uhr oder 24h/ Woche von 08.00 Uhr bis 14.00 Uhr - in der Regel Montag bis Donnerstag) eine/n **Bürosachbearbeitung / Teamassistenz** (m/w/d).**

**Ihre Aufgaben**
- Entlastung der Managementbeauftragten der Stabsstelle durch die Übernahme von administrativen und organisatorischen Bürotätigkeiten sowie allgemeinen Sekretariatstätigkeiten
- Weitere Übertragung von Aufgaben sind je nach Vorerfahrungen und -kenntnissen denkbar
- Teilaufgaben:

- Übernahme der Erstanlaufstelle für Beratungsanfragen der Stabsstelle sowie Entgegennahme von Telefongesprächen
- Unterstützung bei der Betreuung und Bearbeitung des funktionalen E-Mail-Postfachs der Stabsstelle
- Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen zur weiteren Bearbeitung durch die Managementbeauftragen
- Organisation von internen Besprechungen bzw. Sitzungen für das Team inkl. Protokollerstellung
- Aufbereitung und Zusammenstellung, von Unterlagen, Präsentationen, Tagesordnungen, Protokollen und Infomaterialen
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z. B. Bearbeitung und Organisation der Post und Ablage (elektronisch und papierhaft)
- Unterstützung bei der Organisation (Vor
- und Nachbereitung) und Nachhalten von Terminen für Besprechungen, Sitzungen und Jour fixes (virtuell und vor Ort, mit internen und externen Partnern)
- Unterstützung bei der Entwicklung von neuen oder Überarbeitung von bestehenden Arbeitshilfen und Formularen
- Unterstützung beim Bestell-, Fristen-, Mahn
- und Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit der Projektassistenz
- Unterstützung bei der Pflege von Teamsites (SharePoint) in Zusammenarbeit mit den Managementbeauftragten
- Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Projektassistenz
- Unterstützung der Managementbeauftragten bei der Organisation von Dienstreisen
- Unterstützung bei der Personal
- und Urlaubsplanung für die Stabsstelle (z. B. Erstellung von Übersichten inkl. Nachhalten)
- Gästebetreuung (z. B. Anmeldung der Gäste an der Pforte, Besucherausweis beantragen, Begrüßung und Betreuung der Gäste vor Ort)

**Ihr Profil**
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (IHK) mit nachgewiesener Berufserfahrung, z. B. Kaufleute für Bürokommunikation (m/w/d)
- Alternativ kommen auch andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsberufe oder eine langjährige Berufserfahrung in Frage, sofern überwiegend praktische Tätigkeiten aus dem Aufgabenbereich einer Bürosachbearbeitung /Teamassistenz nachgewiesen werden können
- Fundierte Fachkenntnisse und praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von allgemeinen Büroprozessen (z. B. Post-, Telefon
- und Beschaffungswesen, Ablage
- und Materialverwaltung etc.)
- Einwandfreie und sichere Deutschkenntnisse (mindestens C2 Level) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2 Level) in Wort und Schrift
- Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS Office 2019 (insb. MS Outlook und MS Word und MS Excel, MS PowerPoint)
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der Organisation von Terminen und Besprechungen (online und in Präsenz)
- Erfahrung in der Erstellung von Protokollen
- Kenntnisse über die Planung und Organisation von Dienstreisen
- Kenntnisse und Erfahrungen im Fristen-, Mahn
- und Rechnungswesen
- Erfahrung in der Informationsbeschaffung und der Aufbereitung (Präsentationserstellung)
- Kenntnisse über die Anwendung von Corporate Design-Vorgaben
- Gewünschte Qualifikationen:

- Kenntnisse der relevanten Verordnungen und Gesetze wie z. B. - 7 der Bundeshaushaltsordnung und die Anwendung des Bundesreisekostenrecht (BRKG) von Vorteil
- Idealerweise Kenntnisse über die Auswertung von Daten (z. B. auf Excel-Basis) sowie Kenntnisse und Erfahrungen im Dokumentenmanagement
- Kenntnisse und Erfahrungen mit Softwareanwendungen im Bereich virtuelle/online Besprechungen (z. B. WebEx) wünschenswert
- Kenntnisse und erste Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
- Soft Skills:

- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Stilsicheres und freundliches Auftreten
- Ausgeprägte teamorientierte Arbeitsweise und Beratungskompetenz
- Bereitschaft zur Mehrarbeit/ganztägigen Einsatz, wenn erforderlich, z. B. für Seminare/Veranstaltungen
- Interesse und Bereitschaft sich bei Bedarf kurzfristig fachlich weiterzubilden und in neue Aufgaben und IT-Tools einzuarbeiten

**Was Sie erwartet**
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