Verwaltungsmitarbeiterin (M/w/d) - Heidelberg, Deutschland - DAI Heidelberg - Schurman-Gesellschaft e.V.

Beschreibung

Das Deutsche Amerikanische Institut (DAI) in Heidelberg, eine etablierte kulturelle Einrichtung mit breit gefächertem Angebot und dynamischem Team, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung in der Verwaltung. Die Position ist zunächst befristet, mit der Option auf eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Die Stelle kann sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit besetzt werden.

**Unternehmensbeschreibung**

Das Deutsch-Amerikanische Institut (DAI) Heidelberg ist ein renommiertes gemeinnütziges Kulturhaus, das sich der Förderung der Demokratie widmet und über die gesellschaftlichen, politischen und kulturellen Ereignisse jenseits und diesseits des Atlantiks informiert. Neben einem umfassenden Programm - bestehend aus Vorträgen, Veranstaltungsreihen, Seminaren, Diskussionen, Lesungen in deutscher wie englischer Sprache, Konzerten, Filmen und Ausstellungen - bietet das DAI ein breitgefächertes Bildungsangebot, das u.a. eine öffentliche englischsprachige Bibliothek und eine Sprachschule umfasst.

**Ihre Aufgabenbereiche umfassen**:

- **Finanzbuchhaltung**: Bearbeitung der Debitoren
- und Kreditorenbuchhaltung inklusive Rechnungserstellung und -prüfung, Überwachung der Umsätze, Kontieren und Ablage.
- **Personalverwaltung und -betreuung**: Abwicklung von Personal Ein
- und Austritten sowie die Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Administration des Dienstplans, Dokumentation von Krankenständen, Betreuung der Arbeitszeiterfassung.
- **Controlling und Budgetplanung**: Übernahme von Verantwortung in der Budgetplanung und im Controlling.
- **Drittmittel
- und Fördermittelmanagement**: Management von Förderanträgen, Verwendungsnachweisen und Mittelanforderungen für verschiedene nationale und internationale Institutionen.
- **Organisation und Betreuung von Veranstaltungen**: Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie Vermietung von Räumlichkeiten, inklusive Erstellung von Mietverträgen und Kundenkontakt.
- **Allgemeines Büromanagement**: Verantwortung für die Verwaltung von Bar-Kassen, Durchführung von Bestellungen (Getränke, Büromaterial etc.), Abwicklung der Post und Kommunikation mit Dienstleistern.
- **Datenschutz**: Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.

**Wir erwarten von Ihnen**:

- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung im Bereich Verwaltung, idealerweise in einer kulturellen oder Bildungseinrichtung.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit und Flexibilität.
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Buchhaltungsprogrammen.

**Wir bieten Ihnen**:

- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und inspirierenden Umfeld.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung, mobile Office und die Möglichkeit zur Teilzeitarbeit.
- Ein motiviertes und unterstützendes Team.

**Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen**

**Das DAI Heidelberg ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Diversität fördert. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Personen aller Nationalitäten und Hintergründe.**

**Datenschutz**

Mit der Abgabe ihrer Bewerbung erklären sich die BewerberInnen mit der elektronischen Speicherung ihrer Daten gemäß den Datenschutzrichtlinieneinverstanden.

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag

Arbeitszeiten:

- Gleitzeit
- Montag bis Freitag
- Wochenendarbeit möglich

Leistungen:

- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 69115 Heidelberg