113 2023 Assistenz Des Dekanats Am Fachbereich - Berlin, Deutschland - Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin

Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 2 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin ist mit ca Studierenden eine der großen Hochschulen Berlins. Sie zeichnet sich durch ausgeprägten Praxisbezug, intensive und vielfältige Forschung, hohe Qualitätsstandards sowie eine starke internationale Ausrichtung aus. Unter einem Dach werden Wirtschaftswissenschaften, privates und öffentliches Wirtschaftsrecht, Verwaltungs-, Rechts
- und Sicherheitsmanagement sowie ingenieurwissenschaftliche Studiengänge angeboten. Nahezu alle Studiengänge sind auf Bachelor und Master umgestellt, qualitätsgeprüft und tragen das Siegel des Akkreditierungsrates.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir

eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) als Assistenz des Dekanats am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften

Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen
mit 100 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit
Kennzahl 113_2023

**Ihre Aufgaben**:

- Unterstützung des Dekanats bei der Organisation und Umsetzung der täglichen Dekanatsarbeit
- Sie übernehmen Sekretariats
- und Organisationsaufgaben wie z.B. Terminplanung und -koordination, Korrespondenz (auch in englischer Sprache), Anträge für Dienstreisen, Beschaffungen, etc. und die Betreuung von Gästen
- Sie sind die erste Anlaufstelle und zentrale Ansprechpartner/in für alle Anfragen am FB1 und helfen bei Anliegen weiter (auch in englischer Sprache)
- Sie pflegen und aktualisieren die zentralen Internet-Seiten des FB1
- Sie organisieren und führen Veranstaltungen des Fachbereichs für unterschiedliche Zielgruppen (intern und extern, z.B. Professorium, Vorträge externer Referenten etc.)
- Organisation der Gremiensitzungen (Vorbereitung, Durchführung Nachbereitung)
- Sie überwachen die anstehenden Tagesordnungspunkte, stellen die Agenda und Unterlagen zusammen, begleiten die Sitzung und erstellen das Protokoll. Dabei nutzen Sie unsere Gremien-Software Allris
- Sie stellen mit den übergeordneten Gremien und allen betreffenden Personen bzw. stellen innerhalb der HWR Berlin reibungslose und korrekte Abläufe sicher und überwachen die Umsetzung der Beschlüsse
- Betreuung, Beratung und Unterstützung von Berufungskommissionen und -verfahren zur Einstellung neuer Professor*innen und Dozent*innen
- Sie beraten und unterstützen die Kommissionsmitglieder während des gesamten Bewerbungsprozesses
- Sie organisieren und steuern die Abläufe des Verfahrens, inkl. Kommunikation mit allen relevanten Stellen im Haus
- Sie bereiten die Entscheidungsvorlagen für die entsprechenden Gremien vor

**Ihr Profil**:
Erforderlich sind
- eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf und entsprechende Tätigkeiten (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. gleichwertige Ausbildungen wie Fremdsprachensekretär/in o.Ä.)
- Sie bringen nachweisbar mehrjährige Erfahrung im Beruf mit
- Ein sehr gutes Kommunikationsvermögen, schriftlich wie mündlich, ist für Sie selbstverständlich, auch in englischer Sprache (mindestens nachgewiesenes B2- Niveau in Wort und Schrift)
- Es ist für Sie selbstverständlich, mit dem MS-Office Paket sowie mit Outlook zu arbeiten.
- Sie bilden sich gern weiter und haben Interesse daran, sich mit neuen Strukturen und Tools wie unserem Gremien-Informationssystem "Allris" vertraut zu machen
- Sie haben bereits Erfahrungen im Umgang mit Rechtsgrundlagen wie dem Berliner Hochschulgesetz und Sie können eine detailgetreue Umsetzung bzw. Anwendung sicherstellen
- Selbständiges Arbeiten und Routinetätigkeiten ergänzen sich für Sie zu einem abwechslungsreichen Aufgaben-Mix
- Sie können sich auf unterschiedliche Gesprächspartner gut einstellen und gehen freundlich sowie aufgeschlossen auf interne und externe Personen zu
- Bei zeitlichem Stress bewahren Sie Ruhe und Gelassenheit und falls mal nicht alles nach Plan läuft, reagieren Sie flexibel und machen das Beste aus der Situation

**Wir bieten Ihnen**:

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit: Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit viel Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
- Einen un/befristeten Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst in Vollzeit (Teilzeit ist nach Abpsrache möglich) und Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen, Sozialleistungen wie z.B. Betriebsrente (VBL), vergünstigtes Job Ticket im VBB.
- Flexibel für Familien: Flexible Arbeitszeitmodelle an einer familiengerechten Hochschule und mobiles Arbeiten, sofern es die dienstlichen Erfordernisse zulassen.
- Raum für Kreativität und Innovation: Gestalten Sie Ihre Prozesse in einem selbständigen und internationalen Arbeitsumfeld mit
- Bildung nach Maß: Geförderte Fort
- und Weiterbildungen, wie z.B. Erasmus
- Start mit System: Strukturierte Einarbeitung (Onboarding, Mentoring und Einweisungen)
- Gesund am Arbeitsplatz: einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz am Campus Schöneberg und zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung (BGM)

Die Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses richtet sic