Executive/ Personal Assistant to The CEO - Berlin, Deutschland - aeydē GmbH
Beschreibung
Your tasks- Maximierung der für den CEO zur Verfügung stehenden Zeit durch Optimierung der entsprechenden Kalender und
Unterstützung einer reibungslosen unternehmensweiten Sitzungskaskade
- Als Gatekeeper für eingehende Anfragen fungieren und die gesamte laufende Kommunikation/ Koordination mit
internen und externen Interessengruppen im Namen des CEO effizient verwalten
- Organisation aller Reisearrangements, Spesenabrechnungen und administrativen Aufgaben
- Unterstützung bei der Planung von wichtigen Veranstaltungen, die die Anwesenheit des CEO erfordern, wie z.B.
Teamveranstaltungen, Beiratssitzungen, Investorentreffen und öffentliche Veranstaltungen
- Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen mit fundiertem Urteilsvermögen und einem angemessenen Maß an
Diskretion
- Vertrauensperson für die Geschäftsleitung, die bei der Erstellung wichtiger Berichte und Präsentationen helfen kann
- Förderung eines positiven Images des Unternehmens durch professionelles Repräsentieren von aeyde in einer
reaktionsschnellen und freundlichen Art und Weise sowohl nach innen als auch nach außen
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- Maximise the CEOs actionable time by optimising the relevant calendars and supporting a smooth company-wide
meeting cascade
- Serve as a gatekeeper for incoming requests and efficiently manage all ongoing communication/ coordination with
internal and external stakeholders on behalf of the CEO
- Organise all travel arrangements, expense declarations and administrative duties
- Support the planning of key events that require the presence of the CEO such as: team events, advisory board
meetings, investor meetings and public events
- Confidently handle sensitive information with sound judgement and a tailored level of discretion
- Trusted go-to person for the senior management that can assist with the creation of important reports and
presentations
- Promoting a positive image of the company by professionally representing aeyde in a responsive and friendly manner both internally and externally
**Profile**:
- Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung als persönlicher Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (sowohl mündlich als auch schriftlich)
- Dienstleistungsorientierung mit einer "can-do"-Einstellung und "hands-on"-Mentalität
- Hohes Maß an Flexibilität mit einem angemessenen Sinn für Dringlichkeit in einem sich täglich ändernden Umfeld
- Technisch affin und versiert im Umgang mit Tools wie Google Suite, MS Office, Notion, Slack und vielen anderen
- Akademischer Abschluss oder praktische Ausbildung mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund
- Äußerst gut organisiert und zuverlässig in der Einhaltung von Zeitplänen
- Motivierende und einfühlsame Persönlichkeit
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- 2+ years of relevant professional experience as a personal or executive assistant
- Excellent communication skills in German and English (both verbal and written)
- Service mindset with a can-do attitude and hands-on approach
- High level of flexibility with an adequate sense of urgency in a daily changing environment
- Tech savvy and well versed with tools such as Google Suite, MS Office, Notion, Slack and many others
- Academic degree or practical training with business background
- Extremely well-organized and solid at keeping timelines
- Motivating and empathic personality
Why us?
**Working at aeyde means**:
- Ein modernes Büro im Herzen von Berlin
- Ein internationales Team aus Digital-, Business
- und Modeexperten
- Flexible Arbeitszeiten
- Endless shoes
- : persönlicher Gutschein für Sie und Ihre Freunde und weitere Specials für Mitarbeiter
- Du bekommst +1 Tag Urlaub für jedes Jahr, das Du bei uns bleibst
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- A modern office in the very heart of Berlin
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