Executive Assistant - Berlin, Deutschland - Easy Languages GmbH

Beschreibung

**Berlin | Vollzeit**

**Executive Assistant (m/w/d)**

**Easy Languages** **begann vor über 15 Jahren als Hobby mit dem YouTube-Kanal Easy German und hat sich seitdem zu einem der erfolgreichsten Sprachlernprojekte der Welt entwickelt. Als kleines, aber wachsendes Unternehmen betreiben wir Videokanäle und Podcasts für das Erlernen von mittlerweile mehr als 15 Sprachen weltweit.**

**Deine Aufgaben**

Du wirst täglich direkt mit Cari und Manuel zusammenarbeiten, um ihre Zeit effektiver zu gestalten. Das bedeutet, dass du eine Vielzahl von Aufgaben übernimmst — von einfachen Botengängen bis hin zur Organisation von Reisen oder der Vorbereitung von Videodrehs. Zu den Aufgabenbereichen gehören:

- **Verwaltung unserer Kalender**: Du planst Meetings, blockierst Zeit für Projektarbeiten und stellst sicher, dass wir unsere Zeit effektiv nutzen können.
- **Reiseplanung**: Du organisierst Reisen und Team Retreats. Dazu gehören Recherche und Buchung von Transport und Unterkünften, Planung der Logistik und Kommunikation mit lokalen Kontakten.
- **Eventplanung**: Du kümmerst dich um die Organisation, wenn wir Easy German Meetups und Live-Events veranstalten. Dies umfasst die Planung und Logistik, das Einrichten von Ticketverkäufen und die Kommunikation mit dem Veranstaltungsort und Technikern. Bei einigen Events unterstützt du uns als Stage Hand vor Ort.
- **Korrespondenz**: Wir erhalten viele E-Mails (und Sprachnachrichten) und versuchen, immer persönlich und schnell zu antworten. Du hilfst uns dabei, den Überblick zu behalten, verfasst erste Vorschläge für Antworten und weist uns auf besonders wichtige Nachrichten hin.
- **Recherche**: Von Produkten, die uns helfen könnten, unsere Arbeit zu verbessern, bis hin zu komplexen Themen wie Datenschutzgesetzen: Du machst intensive Internet-Recherchen und bereitest deine Erkenntnisse so auf, dass wir damit arbeiten können.
- **Büroverwaltung**: Unser Büro in Berlin-Mitte ist ein fantastischer Ort zum Arbeiten und Abhängen. Du sorgst dafür, dass es so bleibt. Du kommunizierst mit der Hausverwaltung und unserem Reinigungsunternehmen, bestellst Kaffee, Getränke und Lebensmittel und bereitest das Zimmer vor, wenn wir einen Übernachtungsgast erwarten.
- **Erledigungen**: Du bringst Pakete zur Post, transportierst Equipment von und zu Veranstaltungen, kümmerst dich um Reparaturen und stehst generell für alle Aufgaben bereit, die im Alltag erledigt werden müssen.
- **Outreach und Koordination**: Du kontaktierst potenzielle Podcast
- oder Videogäste und Sponsoren und koordinierst die Zusammenarbeit.
- **Technische Aufgaben**: Du aktualisierst das Content-Management-System unserer Website und unterstützt bei der Behebung alltäglicher technischer Probleme. _(Du musst für diese Position nicht programmieren können, solltest aber versiert und erfahren im Umgang mit Computern und dem Web sein.)_
- **Projektarbeit**: Wir haben viele aufregende Projekte für Easy German und Easy Languages geplant. Du bringst deine einzigartigen Fähigkeiten und Talente in unser Team, um diese Projekte voranzutreiben. Von der Ideenphase bis zur Ausführung bist du bei fast allem, was wir tun, beteiligt.

**Was du mitbringen musst**:

- Diese Punkte sind nicht verhandelbar. Bitte bewirb dich nur, wenn du alle Anforderungen erfüllst._
- **Du lebst in Berlin oder bist bereit nach Berlin zu ziehen.** Diese Position ist leider nicht komplett remote, da du teilweise in unserem Büro in Berlin-Mitte arbeiten und Erledigungen in der Stadt machen wirst. (An manchen Tagen wirst du aber auf Wunsch von zuhause aus arbeiten können — je nachdem, was gerade anliegt.)
- Du beherrscht **Deutsch und Englisch in Wort und Schrift** (mindestens C1-Niveau in beiden Sprachen).
- Du liebst **administrative Aufgaben, Organisation und Verwaltung.**:

- Du **lernst schnell** und hast ein sehr gutes **Auge fürs Detail**, du übersiehst nichts.
- Du arbeitest **unabhängig und proaktiv**, auch wenn gerade niemand da ist, um dir sagen, was noch gemacht werden muss.
- Du bist **zuverlässig und empathisch** und hast einen hohen Grad an **interkultureller Kompetenz.**:

- Du bist in der Lage, **an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten** und Prioritäten effektiv zu setzen.
- Du bist **offen gegenüber Feedback** und gibst anderen selbst effektives Feedback.
- Du bist bereit, gelegentlich abends und am Wochenende zu arbeiten und uns mehrmals pro Jahr auf mehrtägigen Reisen zu begleiten.
- Du unterstützt **unsere Mission**, das Erlernen von Sprachen einfach und unterhaltsam zu gestalten.

**Bonuspunkte**:

- Idealerweise (aber nicht zwingend) bringst du zusätzlich eine Kombination der folgenden Punkte mit:_
- **Arbeitserfahrung** in einem ähnlichen Bereich (z. B. persönliche Assistenz, Teamassistenz oder eine administrative Rolle)
- Vertraut im Umgang mit **macOS**:

- Erfahrung mit den folgenden **Programmen und Services**: Keynote, Pages, Numbers, Notion, Slack, Discord, Squarespace, Word