Direktionsassistent in - Berlin, Deutschland - Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung

Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 3 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Stellenbeschreibung**

Ihre Aufgaben
- selbstständige Organisation der Arbeitsabläufe im Büro des Direktors (im Team mit einer weiteren Kollegin/einem weiteren Kollegen)
- Unterstützung des Direktors und der Abteilung im Rahmen von Evaluierungen (z.B. durch die Leibniz-Gemeinschaft) und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten über Forschungsaktivitäten (z.B. an den Beirat und das Kuratorium des WZB oder Drittmittelgeber wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft)
- Zuarbeit bei der Anfertigung von Referenz
- und Unterstützungsschreiben
- schriftliche und mündliche Korrespondenz in Deutsch, Englisch und vorzugsweise in einer weiteren Sprache
- Organisation und Mitplanung von Veranstaltungen und Konferenzen
- Betreuung der internationalen Gäste der Abteilung
- Lektorat von Manuskripten (Korrekturlesen, Arbeiten an Inhaltsverzeichnis, Fußnoten und Layout in deutscher und englischer Sprache)
- Koordination von wissenschaftlichen Publikationen
- Erstellung von Grafiken, Tabellen und PowerPoint-Präsentationen
- Bearbeitung der ein
- und ausgehenden Post (einschließlich Ablage)
- Aktualisierung der wissenschaftlichen Leistungen in der internen Datenbank und auf der Website des Direktors
- Vor
- und Nachbereitung von Terminen (z. B. Ausschüsse, Referatssitzungen, Mitgliedschaften)
- Planung und Buchung von Dienstreisen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen (nach Bundesreisekostengesetz) und Erledigung sonstiger administrativer und organisatorischer Aufgaben

Ihr Profil
- Ausbildung als Fremdsprachenassistent*in, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung und Kenntnisse
- erste Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung an einer wissenschaftlichen (oder wissenschaftsnahen) Einrichtung
- hohe Motivation, strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten, auch unter Zeitdruck
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache sowie ggf. in einer weiteren Sprache
- redaktionelle Kompetenz
- sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware wie MS Office und Nutzung des Internets
- hervorragendes Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe und eine ausgeprägte Liebe zum Detail
- ein hohes Maß an Teamgeist und Eigeninitiative sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- hohe interkulturelle und soziale Kompetenz sowie die Fähigkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten
- ein sicheres und freundliches Auftreten

Unser Angebot
- Vergütung entsprechend TVöD Bund (je nach übertragenen Aufgaben bis zu EG 9a)
- Zusatzversorgung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes (VBL U)
- ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
- ein internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
- flexible Arbeitszeiten und Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, zertifiziert durch audit berufundfamilie sowie der Human Resources Strategy for Researchers der Europäischen Kommission
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20% der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
- vergünstigtes VBB-Firmenticket
- u.a. eine Kantine, ein grüner Innenhof und ein Wintergarten

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.
Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Katinka von Kovatsits, katinka.kovatsits[at] Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich in der Woche vom 17. Juli 2023 in Berlin stattfinden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung auf Deutsch oder Englisch (bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisabschriften und Kopien relevanter Zeugnisse) bis zum 9. Juli 2023.