Mitarbeiterin / Mitarbeiter (W/m/d) Im - Karlsruhe, Deutschland - Karlsruher Institut für Technologie

Karlsruher Institut für Technologie

Geprüftes Unternehmen

Karlsruhe, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Verwaltungsdienst

**Organisationseinheit**:
KIT-Fakultät für Mathematik

**Ihre Aufgaben**:
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung des Geschäftsführenden Ausschusses und der Geschäftsführung der KIT-Fakultät für Mathematik in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des operativen Tagesgeschäfts verantwortlich. Neben der eigenständigen Führung des Dekanatssekretariats sowie der Assistenztätigkeiten für die Fakultätsleitung übernehmen Sie ebenfalls Tätigkeiten in zukunftsgestaltenden Projekten wie etwa Berufungen für die Fakultät.

Führung des Dekanatssekretariats:

- Terminmanagement inkl. Terminvor
- und Nachbereitung, Archivierung, Pflege des Terminkalenders der Fakultätsleitung
- Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage
- Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen
- Einstellungen und Controlling für studentische Hilfskräfte der Fakultät
- Anlaufstelle für zentrale Dienste für die Fakultät, insbesondere für Veranstaltungen an der Fakultät nebst Kontrolle und Pflege der dazugehörigen Ressourcen

Unterstützung des Geschäftsführenden Ausschusses/der Geschäftsführung:

- bei der administrativen Abwicklung von Berufungsverfahren
- bei der administrativen Abwicklung von Promotions
- und Habilitationsverfahren
- beim Controlling von Kostenstellen und Projektgeldern
- bei der Überwachung von Personalbudgets
- bei Lehrabrechnungen und Evaluationen

**Eintrittstermin**:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**Ihre Qualifikation**:

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Assistenz/Sekretariat oder einen Bachelorabschluss im Bereich Business Administration, Betriebswirtschaftslehre o.ä..
- Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität.
- Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit, sind engagiert und arbeiten gerne im Team.
- Sehr gute MS-Office und SAP-Kenntnisse sowie ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) werden vorausgesetzt.

**Entgelt**:
EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

**Vertragsdauer**:
unbefristet

**Bewerbungsfrist bis zum**:

**Fachliche/r Ansprechpartner/in**:
**Ausschreibungsnummer: 4284/2023**

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

**Kontakt**:
**Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung**:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Carrasco Sanchez
Telefon: ,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe