Assistenz Der Abteilungsleitung - Stuttgart, Deutschland - IT Baden-Württemberg (BITBW)

IT Baden-Württemberg (BITBW)

Geprüftes Unternehmen

Stuttgart, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die BITBW ist die zentrale IT-Dienstleisterin für die gesamte Landesverwaltung in Baden-Württemberg. Wir sorgen dafür, dass die Landesverwaltung mit einer modernen IT-Ausstattung arbeiten kann. Sie möchten einen Teil dazu beitragen? Dann starten Sie jetzt Ihre Karriere im öffentlichen Dienst

Gemeinsam Neues wagen. Gemeinsam stark für Baden-Württemberg.

Kontakt

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne

Jasmin Riedlinger

Standort

Stuttgart-Feuerbach

Kennziffer

918-1

Bewerbungsfrist

Die BITBW legt Wert darauf, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt im Arbeitsalltag widerspiegelt. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Ihr Einsatz macht den Unterschied

Sie unterstützen die Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft u.a. mit folgenden Tätigkeiten:

- Funktion als Schnittstelle und Ansprechperson für interne sowie externe Ansprechpartner*innen
- Organisation sowie Vor
- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
- Koordinierung der Termine der Abteilungsleitung
- Zuständigkeit für weitere administrative Themen: Vorbereitung, Ausfertigung, Versand und Archivierung von (elektronischen) Schriftstücken
- Korrekturlesen von Schriftstücken
- Buchhaltung, Dienstreisen/Dienstgänge, Raumbuchungen, Catering, Beschaffung von Büromaterial, Zeitbuchungen, Verwaltung von Krankmeldungen, Koordinierung von Fortbildungen, Zeitschriftenabonnements etc.
- Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen
- Organisation und Koordinierung von Büro-Umzügen, Unterstützung bei Organisationsänderungen
- Pflege zentraler Informationen im Internet/Intranet (Organigramme, Geschäftsverteilungsplan etc.)
- Erstellung von Beschaffungsanträgen und Bedarfsmeldungen der Abteilung in Sharepoint
- Unterstützung der Budgetverantwortlichen bei der Erfassung von Daten (z.B. Absatzmengen) im FIS-Portal und bei der jährlichen Budgetplanung
- Protokollführung, Erstellung von Berichten, Reports und Präsentationen
- Zentrale Telefonkontaktstelle
- Technische Vorbereitung und Unterstützung bei Videokonferenzen

Ihr profil überzeugt
- Sie haben eine erfolgreiche abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
- Wir suchen eine/n Mitarbeiter*in mit einem offenen und positiven Mindset sowie sicheren Umgangsformen. Für das Aufgabengebiet werden ein hervorragendes Organisationsvermögen und Zeitmanagement, sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit und Verbindlichkeit erwartet
- Ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache, hohes Engagement und Freude am Umgang mit Menschen runden Ihr Profil ab. Zudem haben Sie eine sehr gute Auffassungsgabe und können Zusammenhänge optimal verstehen
- Sie überzeugen durch Eigeninitiative und selbständigem Arbeitsstil und können auch unter Zeitdruck mit hoher Effizienz arbeiten und freuen sich, wenn Sie sich bei den verschiedenen Themen innerhalb der Abteilung aktiv einbringen können
- Erfahrungen in einer vergleichbaren Position in der öffentlichen Verwaltung sind erwünscht
- Sie verfügen über sehr gute MS Office Kenntnisse

unser angebot kommt gut an
- Sehr flexible Arbeitsmodelle wie großzügige Gleitzeitregelung, individuelle Teilzeitangebote, mobiles Arbeiten und "Workation"
- Strukturierte Einarbeitung mit Patenprogramm sowie umfassende Fort
- und Weiterbildungen
- Kooperation mit einem Fitness-/Wellnesspartner, Zuschuss zum JobTicket BW (u.a. Deutschland-Ticket), ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung und eine Kantine
- Sicherer Arbeitsplatz und die Möglichkeit einer Verbeamtung bei Vorliegen der persönlichen und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen
- Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung bis EG 8 TV-L
- Erholungsurlaub / Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen und zusätzliche Freistellung an Heiligabend und Silvester
- Eine Zusatzversorgung als Betriebsrente und ggf. eine Personalgewinnungszulage bei Tarifbeschäftigten
- Teilzeitbeschäftigung ist bei uns willkommen - bitte geben Sie uns Ihren gewünschten Arbeitsumfang an

KLINGT GUT ?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

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