- To ensure, that the office is managed properly in all related daily aspects (office setup, interior, hygiene, aesthetics, supplies, service providers etc..) and is always in clean, aesthetic, and representable status.
- To support CEO and COO in daily business, in particular booking external conferences in Germany, some management of appointments, meetings, receptions etc.
- To prepare various types of presentations (PPT) and speech notes based on content provided and in strict line with corporate design and PR guidelines.
- To manage daily correspondence with internal and external parties.
- To assist in HR related topics in reconciliation with the HR team in Olpe (Germany) and global HR in Stockholm.
- Manage the local office infrastructure in Ottobrunn in all daily aspects, e. g. reception service, workplaces, office supplies, coordination of service providers, set-up of conference rooms, etc.
- Ensure the office is always in a very professional, clean, hygiene and representable state.
- Coordinate external suppliers and service providers also in reconciliation with global purchase standards.
- Support the CEO and COO in daily business operation, e. g related to events, meetings, conferences, speeches, and business correspondence.
- Prepare and compile business presentations, worksheets, speech notes etc, for CEO and COO based on content provided and in line with corporate design and PR guidelines in German and English.
- Please note, travel management for CEO and COO is not included in the tasks, that will be taken care of centrally from Stockholm.
- Set-up video and telephone various conferences international and ensure highly professional and punctual execution.
- Support local Human-Resource related questions (German HR law) in close reconciliation with the HR department in Olpe (Germany) and global HR in Stockholm.
- Generate reports, analysis documents etc. based on provided information for C-Level.
- Report directly to the Executive Assistant & Office Manager in global HQ in Stockholm.
- Vocational training and/or studies (Bachelor/Master/Diploma) preferably in the commercial field.
- Minimum 4-5 years of dedicated experience in similar role as Office Manager, Executive Assistant etc. in an international environment.
- Experience in working closely with C-Level and supporting the executives in daily operation.
- Strong skills in Microsoft Office tools as Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
- Sound experience in preparing PowerPoint presentation slides based on corporate design guidelines in German or English.
- Strong language and communication Skills in German (Mother Tongue) and English (C1) required, any other language a plus.
- You are located in Munich or greater Munich area.
- You are ready to come to the Munich office every day – while home-office is possible from time to time.
- You are a dynamic, positive thinking person and you love to "get things done".
- You stand out with your high level of energy, drive and fast reaction times.
- You like to take initiative and actions rather than waiting for instruction.
- You are a passionate communicator and your always keep a clear view on priorities no matter how many balls in the air.
- You approach tasks in a structured and organized way, you quickly adapt to priorities and always know what's next.
- Your stand for utmost integrity, reliability and you keep strict confidentiality at all time.
- You are a team-player by heart.
- Become member of THE market leading global company in this field
- Be part of an extraordinary success and growth story
- Enjoy a highly modern and WOAW factor office
- International environment
- Modern and highly innovative
- Leadership culture that put the employee and employee development in the centre of everything
- Very good salary and benefit scheme
- Home office option in reconiliation with management
- Flexible working
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Junior) Office Manager
vor 1 Woche
Vertraulich Bayern, DeutschlandWas erwartet Dich? · - Du sorgst dafür, dass alle Deine Kolleg: · innen gerne ins Office kommen. · - Du kümmerst Dich um die Ausstattung und entwickelst diese im Office in Feldkirchen auch weiter. · - Du übernimmst eigenverantwortlich administrative und organisatorische Facility ...
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Office Manager
vor 6 Tagen
Leasotec GmbH Unterhaching, DeutschlandWas wir bieten · Gesundheitsbudget von € netto pro Jahr: Frei wählbar für Zahnreinigung, Sehhilfen, IGEL Leistungen, Massagen, Zuzahlungen etc. · Bewegen und 23 € netto pro Monat erhalten: Mit unserer SportApp honorieren wir jegliche Art von Bewegung (Schritte, Fitnessstudio, Ra ...
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Office Manager
vor 1 Woche
Kanzlei Bayer & Kollegen Unterhaching, Deutschland GanztagsÜber uns · Kanzlei Bayer & Kollegen entstand im Jahr 2018 aus der Übernahme einer bereits mehrere Jahrzehnte bestehenden, etablierten Steuerkanzlei. Seither erfolgt eine sukzessive Digitalisierung der Kanzlei mit DATEV ASP, ScannerBox, Unternehmen online und My Steuern. An unsere ...
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Office Manager
vor 1 Woche
Aeris GmbH Haar, Deutschland NebenberuflichAeris hält den Körper in Bewegung. Du denkst dabei an klassische Workouts oder anstrengende Trainingseinheiten? Nicht ganz. Unsere Produkte ermöglichen genau dort Bewegung, wo man sie am wenigsten erwartet, jedoch am nötigsten braucht – beim Sitzen. Glaubst du nicht? Ist aber tat ...
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Teamassistenz/ Office Manager
vor 1 Woche
CT Engineering Group Unterhaching, Deutschland· CT ist ein in Europa ansässiges internationales Engineering-Unternehmen mit einer klaren Mission: Innovative und technologische Lösungen anzubieten, die unseren Kunden helfen, effektiver und wettbewerbsfähiger zu werden. Unser Tätigkeitsfeld umfasst die Bereiche Luft- und Raum ...
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Teamassistenz/ Office Manager
vor 1 Woche
CT Engineering Group Unterhaching, DeutschlandJob Description · CT ist ein in Europa ansässiges internationales Engineering-Unternehmen mit einer klaren Mission: Innovative und technologische Lösungen anzubieten, die unseren Kunden helfen, effektiver und wettbewerbsfähiger zu werden. Unser Tätigkeitsfeld umfasst die Bereiche ...
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Front Office Manager
vor 2 Wochen
InfiniTech Rosenheim, DeutschlandWo wirst du arbeiten? · Du wirst in einem multinationalen Unternehmen arbeiten, das Dienstleistungen für die Verwaltung und Vermittlung von Mitarbeiteraktienplänen im Vereinigten Königreich, Europa und den Vereinigten Staaten anbietet. · Was wirst du tun? · - In deinem täglichen ...
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Office Manager
vor 1 Woche
FUNKE Works GmbH Munich, DeutschlandDie FUNKE-Works-Gruppe gestaltet die digitale Zukunft der Jobsuche und bringt jedes Jahr tausende Menschen in ihren Traumjob. Durch einzigartige Matching-Technologien verbinden unsere Portale junge und erfahrene Talente mit den passenden Unternehmen. Zu unseren bekanntesten Spezi ...
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Office Manager
vor 1 Woche
voestalpine Deutschland GmbH München, Deutschland GanztagsEs sind Menschen, die bei der voestalpine den Unterschied machen. Menschen, die auf der ganzen Welt in spezialisierten und flexiblen Unternehmen hochwertige Stahlprodukte fertigen, verarbeiten und weiterentwickeln. Menschen, die die Herausforderungen unserer Kunden zu ihren eigen ...
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Office Manager
vor 2 Tagen
Academic Work GmbH München, DeutschlandBist du bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen eine:n Office Manager (m/w/d). Deine Chance, an innovativen Projekten mitzuwirken und gemeinsam zu wachsen. Bewirb dich jetzt · Über die Position · Aufgrund der guten Auftragslage bietet dir unser Partner die Möglichkeit, b ...
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Office Manager
vor 6 Tagen
3DSE Management Consultant GmbH Munich, Deutschland GanztagsÜber das Unternehmen · Wir sind eine unabhängige Managementberatung für Innovation und Produktentwicklung. · Seit unserer Gründung 2001 haben wir in über 600 Beratungsprojekten mit mehr als 60 internationalen Klienten in den Bereichen Automotive, Aerospace, Defence, Transportatio ...
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Office Manager
vor 1 Woche
CAST GmbH München, Deutschland FestanstellungCAST ist ein international tätiges IT-Unternehmen, mit HQ in Paris und New York und weltweit um die 400 Kollegen. CAST hat die aufstrebende Markt-Kategorie der Software-Intelligenz erfunden und führt sie nun an. Für die DACH-Niederlassung suchen wir Verstärkung (Teilzeit) für das ...
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Office Manager
vor 1 Woche
voestalpine Deutschland GmbH München, Deutschland GanztagsDie voestalpine Deutschland GmbH ist die Vertriebsgesellschaft für den Absatzmarkt Deutschland und sucht zur Verstärkung des Teams am Standort München zum nächstmöglichen Termin eine/n Office Manager (m/w/d) Ihre Aufgaben: · Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Empfang ...
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Office Manager
vor 6 Tagen
voestalpine Deutschland GmbH München, DeutschlandOffice Manager (m/w/d)Es sind Menschen, die bei der voestalpine den Unterschied machen. Menschen, die auf der ganzen Welt in spezialisierten und flexiblen Unternehmen hochwertige Stahlprodukte fertigen, verarbeiten und weiterentwickeln. Menschen, die die Herausforderungen unserer ...
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Office Manager
vor 4 Tagen
Ramboll Deutschland GmbH Munich, DeutschlandSeit der Eröffnung unseres ersten Büros im Jahr 2000 ist Ramboll in Deutschland stark gewachsen. Heute arbeiten mehr als 1100 Expert*innen in 15 Büros. Gemeinsam entwickeln wir innovative Lösungen in den Geschäftsbereichen Hochbau & Architektur, Transport & Infrastruktur, Stadtpl ...
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Office Manager
vor 3 Tagen
iC Consult GmbH München, Deutschland Nebenberuflich, GanztagsOffice Manager / Teamassistenz (m/w/d) - Teilzeit (32h) · Das sind wir · iC Consult ist der führende unabhängige Berater, Systemintegrator und Managed Services Anbieter für Identity & Access Management (IAM) mit mehr als 850 Mitarbeitenden weltweit. Mit unserer Hingabe zu Exzell ...
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Office Manager
vor 3 Tagen
iC Consult GmbH München, Deutschland NebenberuflichOffice Manager / Teamassistenz (m/w/d) - Teilzeit (32h) · Das sind wir iC Consult ist der führende unabhängige Berater, Systemintegrator und Managed Services Anbieter für Identity & Access Management (IAM) mit mehr als 850 Mitarbeitenden weltweit. Mit unserer Hingabe zu Exzelle ...
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Office Manager
vor 13 Stunden
iC Consult GmbH Munich, Deutschland NebenberuflichOFFICE MANAGER / TEAMASSISTENZ (M/W/D) - TEILZEIT (32H) DAS SIND WIR iC Consult ist der führende unabhängige Berater, Systemintegrator und Managed Services Anbieter für Identity & Access Management (IAM) mit mehr als 850 Mitarbeitenden weltweit. Mit unserer Hingabe zu Exzellenz u ...
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Office Manager
vor 1 Woche
CAST GmbH München, DeutschlandCAST ist ein international tätiges IT-Unternehmen, mit HQ in Paris und New York und weltweit um die 400 Kollegen. CAST hat die aufstrebende Markt-Kategorie der Software-Intelligenz erfunden und führt sie nun an. Für die DACH-Niederlassung suchen wir Verstärkung (Teilzeit) für das ...
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Office Manager
vor 2 Tagen
SHL Telemedizin GmbH Munich, DeutschlandDann komm in die SHL-Gruppe und teile mit uns die Leidenschaft für telemedizinische Gesundheitsversorgung . Mit unserer Arbeit stärken wir das gesundheitliche Selbstmanagement vieler Menschen und steigern somit deren Lebensqualität. · Unsere Dienstleistungen ergänzen die klassisc ...
Office Manager - Ottobrunn, Deutschland - artevie
vor 6 Tagen
Beschreibung
Office Manager & Assistant (mwd)
Global leading firm with HQ in Sweden
Location: Ottobrunn, Munich, Germany
Contract type: Fulltime 40h/w, open ended
Start: asap
Home-Office Option: Most of time onsite, home office option in reconciliation with management
Flexible working: yes
About our client
Our client is a major worldwide player in property damage control, providing solutions to prevent, control and mitigate all kinds of property damage. The company has its global HQ in Stockholm and the German office in Ottobrunn, Munich. Being active in 18 countries and with +8,000 committed employees worldwide they are the market leader in their field and continue a strong global growth path based on acquisitions and organic growth. They see themselves as the new generation of Property Damage Control specialists – determined to drive industry transformation. In Germany the company has employees.
Your Mission
The mission of the role is:
Please note:
The role offers the potential to develop into a PMO function in the medium term.
Your Duties
Your Profile
Your Benefits
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