Assistent:in (W/m/d) Der Museumsdirektion (Eg 6 - Bochum, Deutschland - LWL-Haupt- und Personalabteilung

LWL-Haupt- und Personalabteilung

Geprüftes Unternehmen

Bochum, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Ihre Aufgaben

Die Assistenz der Museumsdirektion umfasst inhaltliche und administrative Aufgaben in direkter Abstimmung mit der Museumsdirektion
- allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Verwaltung und Organisation des E-Mail-Postfachs und der Post sowie des Terminkalenders; Korrespondenz und Schreibtätigkeiten; Büroorganisation (selbstständige Erledigung von organisatorischen Aufgaben)
- analoges und digitales Termin
- und Besprechungsmanagement (u. a. Zoom, MS Teams)
- zeitliche Planung und Begleitung interner Prozesse und die Unterstützung der Museumsdirektion bei der Steuerung und Umsetzung von Projekten und Veranstaltungen (bspw. Koordinierung aller übergeordneten Zeitpläne von Projekten der Museumsdirektion mit internen Arbeitsgruppen und externen Partnern, teils auf Englisch) u. a. mit Hilfe von Projektmanagementsoftware
- Betreuung, Teilnahme, Protokollieren und Nachbereitung von Terminen
- Empfang und Betreuung von Gästen
- organisatorische und technische Erstellung von Powerpoint Präsentationen sowie anderen digitalen Präsentationen (Wort, Bild und Ton)
- Reisemanagement

Ihr Profil
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im kommunalen öffentlichen Dienst (z. B. Verwaltungsfachangestellte: r, Coesfelder Modell, Kaufmann: frau für Büromanagement, Verwaltungslehrgang I)

oder
- eine andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung (kaufmännisch/Verwaltung) mit Bezügen zu den genannten Aufgabenfeldern

sowie
- Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich von Sekretariats
- und Assistenzaufgaben
- gute Kenntnisse in der Software (MS-Office, MS-Project, MS-Teams, Zoom, Meister Task)
- Analysefähigkeit und Kreativität
- sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
- sehr sorgfältige, effiziente und strukturierte Arbeitsweise
- Fachkenntnisse im Zeit
- und Projektmanagement (wünschenswert)
- hohe digitale Affinität
- Planungs
- und Organisationsgeschick
- hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- ausgeprägte Teamfähigkeit, Diskretion und Loyalität
- hohe Identifikation mit dem Museum
- sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift
- sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie Erfahrung in internationaler Korrespondenz auf Englisch
- Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, zur Koordination und zum Setzen von Prioritäten

für unser LWL-Museum für Naturkunde. Wir bieten eine unbefristete Teilzeitstelle (25 Stunden/Woche). Perspektivisch ist eine Stundenerhöhung auf Vollzeit möglich.
Bitte bewerben Sie sich unter Angabe der Kenn-Nr. 4782 bis zum