- Maximize Executive's efficiency and priorities including booking appointments, managing executive's to-do, and maintaining frequently changing calendar through Outlook; ensuring the Executive's Day is organized and productive.
- Coordinate all aspects of executive-level appointments, meetings, receptions, and conference calls, including the booking of rooms, ordering of food, disseminating materials for high-level meetings, working with other administrative staff, etc.
- Book and/or coordinate travel arrangements including both domestic and international travel (air, ground, hotels, dining, tours, etc.) with travel management System Concur (SAP).
- Prepare executives for meetings by clarifying the purpose of each meeting, preparing the agenda, pulling background materials, and preparing briefing documents. Following meetings, help coordinate additional administrative support whenever necessary, conduct follow-up tasks or activities, and ensure timely completion of commitments made.
- Create and/or assist with the creation and modification of presentation materials, spreadsheets, and other various documents using PowerPoint or other software programs (partly internal companies' software).
- Serve as gatekeeper of the Executive's time, schedules, and information while maintaining a courteous manner.
- Prepare, reconcile, and track expense reports (Concur travel management system).
- Partner with the Executive team and other Executive Assistants to create a seamless support environment.
- Office Management for the German subsidiary with 120 employees in close coordination with the Managing Director.
- Maximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte,Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive's Day organisiert und produktiv ist.
- Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen und Telefonkonferenzen auf Führungsebene, einschließlich Buchung von Räumen, Bestellung von Speisen, Verteilung von Arbeitsunterlagen für Besprechungen, die Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitenden auf globaler Ebene.
- Buchen und koordinieren von Reisearrangements, einschließlich Inlands- und Auslandsreisen (Flüge, Hotels, Restaurants,Touren und Events) mit dem Reisemanagementsystem Concur (SAP).
- Vorbereitung von Besprechungen, Abklärung Zweck jeder Besprechung, Tagesordnung/Agenden vorbereiten, Hintergrundmaterialien abrufen, koordinieren und zusammenstellen, Briefing-Dokumente vorbereiten. Nachbesprechungen bei Bedarf, Koordinierung zusätzlicher administrativer Unterstützung, Ausführen von Folgeaufgaben oder -aktivitäten, Sicherstellung, dass eingegangene Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden.
- Erstellung und/oder Unterstützung bei der Erstellung und Änderung von Präsentationsmaterialien, Tabellenkalkulationen und anderen verschiedenen Dokumenten mithilfe von PowerPoint oder anderen Softwareprogrammen (teilweise firmeninterne Software).
- Fungieren als Zeitwächter über Termine, Zeitpläne und Informationen der Führungskräfte und dabei ein höfliches immer souveränes und authentisches Auftreten wahren.
- Reisekostenabrechnungen durchführen, abgleichen und verfolgen im Concur-Reisemanagementsystem.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und weiterer Assistenten*innen auf globaler Ebene, um eine nahtlose Supportumgebung zu schaffen.
- Office Management für die Deutsche Niederlassung des Unternehmens mit 120 Mitarbeitern in enger Abstimmung mit dem Managing Director.
- 5+ years of previous experience supporting senior executives.
- Proficiency with Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, and SharePoint
- Detailed planning, time management, and organizational skills
- Exceptional written, verbal, and interpersonal communication skills
- Understands and meets deadlines and time-sensitive issues in a fast-paced environment.
- Builds relationships with the assistant community as well as with internal/external leaders and other team members.
- Cooperation with external service companies.
- Maintains confidentiality and acts with discretion with a high degree of maturity/professionalism with senior leadership.
- Central interface to all employees coordinating/delegating.
- Quickly learns and adopts new technologies.
- Able to change direction as needed and perform with unanticipated interruptions or pressures. Absolutely stress-resistant.
- Collaborative, team player; willing to jump in and do the work needing to be done.
- Associate or bachelor's degree preferred. Hospitality training/education and/or service area is an advantage.
- Language: Fluent in German and English – English is the business language of the company.
- Mehr als 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf höchstem Niveau
- Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint und SharePoint, Adobe Professional und firmeneigener Software.
- Fähigkleit zu detaillierter Planung, Zeitmanagement und außergewöhnlich gute Organisationsfähigkeiten
- Hervorragende schriftliche, verbale und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
- Schnittstelle zu allen Mitarbeitenden im Unternehmen, entsprechende Koordinations- und Delegations Fähigkeiten
- Einhalten von Fristen und zeitkritischer Situationen in einem schnelllebigen Umfeld.
- Aufbau/Netzwerken zur Assistenten*innen Gemeinschaft sowie zu internen/externen Managern und weiteren Managern.
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungsunternehmen.
- Hohes Maß an Loyalität und Diskretion, Reife/Professionalität in allen Belangen des Arbeitsalltages
- Zügies Lernen und Adaption neuer Technologien.
- Bei Bedarf Richtungsänderung, Umgehen mit unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Belastungen. Absolut stressresistent.
- Kollaborativ, Teamplayer; bereit, einzuspringen und anstehende Aufgaben zu erledigen.
- Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt. Eine Ausbildung im Hotelfach und/oder im Servicebereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung
- Sprache: Fließendes Deutsch und Englisch – Englisch ist Geschäftssprache des Unternehmens.
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
SanData IT-Gruppe Garching bei München, Deutschland NebenberuflichSeit der Gründung 1981 ist SanData ein inhabergeführtes, und somit ein herstellerunabhängiges Dienstleistungsunternehmen für professionelle IT-Infrastruktur. Die SanData IT-Gruppe ist ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen mit kontinuierlichem Wachstum. Du bist zuständig für den ...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
Volvo Financial Services Ismaning, DeutschlandExecutive Assistant / People & Culture Assistant / Office Coordinator (m/w/d) · **Standort**:Ismaning, DE, 85737**Stellenart**:BerufserfahrenDas Transportwesen ist das Herzstück der modernen Gesellschaft. Kannst Du Dir vorstellen Dein Fachwissen einzusetzen, um nachhaltige Transp ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Fluke Ismaning, Deutschland· **Responsibilities**: · Maximize Executive's efficiency and priorities including booking appointments, managing executive's to-do, and maintaining frequently changing calendar through Outlook; ensuring the Executive's Day is organized and productive. · Coordinate all aspects o ...
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Executive Assistant
vor 2 Tagen
Page Personnel Munich, DeutschlandInternationales Unternehmen mit individuellen Entwicklungsmöglichkeiten|Langfristige berufliche Perspektive in einem professionellen Umfeld · Unser Kunde ist mehr als eine international ausgerichtete Healthcare-Gruppe Mit mittlerweile über 20 Unternehmen und mehr als 70 Arzneimit ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
iSK GmbH Personaldienstleistungen Munich, DeutschlandExecutive Assistant (m/w/d) für SIEMENS Seit fast 40 Jahren steht die iSK GmbH ihren Bewerbern und Kunden als kompetenter und zuverlässiger Partner rund um Personalthemen zur Seite. Ihr persönlicher Ansprechpartner geht auf Ihre Wünsche und Anliegen individuell und zeitnah ein, s ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Walter-Fach-Kraft GmbH & Co. KG Munich, Deutschland GanztagsFür unseren renommierten Kunden, der Siemens Mobility in München, suchen wir Sie als als Executive Assistant (m/w/d) bzw. als Assistent des Vorstands (m/w/d) . · Wir bieten Ihnen als Mitarbeiter (m/w/d) · Keine wechselnden Einsätze, Sie bleiben dauerhaft bei unserem Kunden · Ein ...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
iSK GmbH Personaldienstleistungen Munich, DeutschlandExecutive Assistant (m/w/d) für SIEMENS Seit fast 40 Jahren steht die iSK GmbH ihren Bewerbern und Kunden als kompetenter und zuverlässiger Partner rund um Personalthemen zur Seite. Ihr persönlicher Ansprechpartner geht auf Ihre Wünsche und Anliegen individuell und zeitnah ein, s ...
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Executive Assistant
vor 3 Wochen
THE MARCOM ENGINE Munich, Deutschland· Executive Assistant (all genders) · Willkommen bei The Marcom Engine, wo Neugierde, Kreativität, Teamgeist, Verantwortungsgefühl und Mut die Grundpfeiler unserer Arbeitskultur bilden. Als treibende Kraft hinter einem weltweit führenden Automobilhersteller gestalten wir datenba ...
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Executive Assistant
vor 4 Wochen
Haas Zeitarbeit GmbH Munich, DeutschlandExecutive Assistant (m/w/d) JETZT BEWERBEN Wir suchen Sie langfristig, in Arbeitnehmerüberlassung für unseren Kunden, die BMW AG am Standort in München, für eine Stelle als · Executive Assistant (m/w/d) Das sind Ihre Aufgaben: · Zusammenarbeiten mit dem Projektteam · Direkter A ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
SanData IT-Gruppe Garching bei München, Deutschland NebenberuflichSeit der Gründung 1981 ist SanData ein inhabergeführtes, und somit ein herstellerunabhängiges Dienstleistungsunternehmen für professionelle IT-Infrastruktur. Die SanData IT-Gruppe ist ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen mit kontinuierlichem Wachstum. Du bist zuständig für den ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
SanData IT-Gruppe Garching bei München, Deutschland NebenberuflichSeit der Gründung 1981 ist SanData ein inhabergeführtes, und somit ein herstellerunabhängiges Dienstleistungsunternehmen für professionelle IT-Infrastruktur. Die SanData IT-Gruppe ist ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen mit kontinuierlichem Wachstum. Du bist zuständig für den ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Alike Consulting Munich, DeutschlandIhre Jobsuche startet und endet mit uns. Kein Arbeitsplatz gleicht dabei dem anderen. Das gleiche gilt für Ihre Persönlichkeit und Ihre Fähigkeiten. Wir sind "Matchmaker" und helfen Ihnen, die passende Stelle im idealen Unternehmen zu finden. · ALIKE Consulting ist als Personalve ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Academic Work GmbH München, DeutschlandSuchst du nach einer spannenden Karrieremöglichkeit in einem renommierten internationalen Unternehmen? Werde Teil eines dynamischen Teams und bewirb dich jetzt für die Position als Executive Assistant (m/w/d) in München · Über die Position · Wir bieten dir die Möglichkeit, deine ...
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Executive Assistant Program
vor 1 Woche
Allianz Deutschland - Jobs Unterföhring bei München, DeutschlandHaben Sie Lust, die Führungskultur von morgen zu prägen? Dafür brauchen wir Sie · Das Executive Assistant Program, unser High-Potential-Programm für zukünftige Manager:innen, bietet Ihnen die Chance, als rechte Hand eines Vorstandsmitglieds durchzustarten. Arbeiten Sie eng mit un ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG München, Deutschland· Unterstützen Sie unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt · Aufgaben · In dieser Rolle gewährleisten Sie ein optimal koordiniertes Back-Office für den Verantwortungsbereich · - Sie sind für eine verlässliche Terminverwaltung und -koordination sowie Reisebuchungen verantwortli ...
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Executive Assistant
vor 4 Tagen
Blue Incite GmbH (A company of Allianz) Munich, Deutschland CDIIm Direkt-Marketing geht es um mehr als nur Kreativität und Ansprache. State of the Art Direkt-Marketing muss datengetrieben, intelligent, automatisiert und kosteneffizient skalierbar sein. · Das Unternehmen Blue Incite GmbH als Allianz Tochter Unternehmen betreibt und entwickel ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Omnicare Holding GmbH Unterföhring, Deutschland GanztagsExecutive Assistant (m/w/d) · Wir glauben daran, dass die bestmögliche Versorgung onkologischer Patienten in ihrer Nähe – und damit ambulant – erreicht wird. Deshalb setzen wir uns seit vielen Jahren für den Erhalt, die Stärkung und die Verbesserung der ambulanten Onkologie ein. ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
SanData IT-Gruppe Garching bei München, Deutschland NebenberuflichSeit der Gründung ist SanData ein inhabergeführtes, und somit ein herstellerunabhängiges Dienstleistungsunternehmen für professionelle IT-Infrastruktur. Die SanData IT-Gruppe ist ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen mit kontinuierlichem Wachstum. Du bist zuständig für den Empf ...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
The Boston Consulting Group GmbH - BCG München, DeutschlandUnsere Strategie? Keine typische Strategieberatung zu sein Und das ist tief in unserer DNA verankert. Vor über 50 Jahren hat BCG die Strategieberatung auf den Kopf gestellt und ist zu einer weltweit führenden Unternehmensberatung aufgestiegen. Wie wir es schaffen, an der Spitze z ...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
DIS AG Munich, Deutschland GanztagsIn einer namenhaften internationalen Kanzlei, wird eine Partnerassistenz (m/w/d) gesucht. Wenn Sie der Meinung sind, Ihr Profil passt zu uns und Sie haben Interesse auf ein internationales Umfeld und einem vielfältigen Aufgabengebiet, dann freue ich mich auf Ihre Bewerbungsunterl ...
Executive Assistant - Ismaning, Deutschland - Fluke
Beschreibung
Responsibilities
:Stellenbeschreibung
Fluke Reliability sucht einen außergewöhnlichen, eigenmotivierten und vielseitigen Assistenten*in der Geschäftsleitung. Der ideale Kandidat*in sollte proaktiv sein und über hervorragende Problemlösungs- und Urteilsfähigkeiten verfügen sowie in der Lage sein, vorausschauend zu denken und zu planen, um mehrere Anfragen angemessen und teilweise gleichgzeitig zu bearbeiten. Diese Rolle erfordert Liebe zum Detail, die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten, ein hohes Maß an Flexibilität, große organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Flexibilität, starkes Zeitmanagement sowie Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen. Der Kandidat*in muss nachweisen, dass er/sie in der Lage ist, einen flexiblen Arbeitsplan auf der Grundlage der Bedürfnisse des Managements und der Abteilung einzuhalten. Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen gehört zum Tagesgeschäft.
Verantwortlichkeiten :
Qualifications
Qualifikationen
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