Fremdsprachensekretär in - Berlin, Deutschland - Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte

Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Nebenberuflich

Beschreibung

**Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte**:

- as Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte (MPIWG) ist ein international anerkanntes Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) mit derzeit zwei wissenschaftlichen Abteilungen, mehreren Forschungsgruppen und einer Doktorand*innen-Schule. Derzeit arbeiten hier ca. 200 feste Mitarbeiter*innen und Gäste aus aller Welt.
- Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
- 50% Teilzeit, befristet bis 31. März 2029, zur Eingruppierung nach TVöD Bund E8-E9b je nach Qualifikation **Aufgabenbeschreibung**:
Ihre Aufgaben umfassen:

- klassische Sekretariatsaufgaben (u.a. Postbearbeitung, Ablage, Datenbankpflege, Terminkoordination, Protokollierung auf Englisch)
- selbständige Korrespondenz sowie kleinere Übersetzungen in Deutsch und Englisch sowie in mindestens einer der folgenden Sprachen: Spanisch, Französisch oder Arabisch
- Reisemanagement (Planung, Organisation, Buchung und Abrechnung nach dem BRKG)
- Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Tagungen
(mehrsprachig)
- Betreuung internationaler Mitarbeiter*innen, Gäste und Stipendiat*innen (mehrsprachig)
- Erstellung von Präsentationsunterlagen für Konferenzen und von administrativen
Dokumenten auf Englisch
- Beteiligung an der Planung und Überwachung des Jahresbudgets der Forschungsgruppe in
enger Abstimmung mit dem Gruppenleiter
- Betreuung und Koordination von studentischen Hilfskräften

**Erwartete Qualifikationen**:
Sie verfügen über:

- nahezu muttersprachliche oder ausgezeichnete Kenntnisse des Deutschen und Englischen (mündlich wie schriftlich) sowie mindestens gute Kenntnisse in mindestens einer der folgenden Sprachen: Spanisch, Französisch oder Arabisch
- Berufserfahrung in der Büroorganisation/-verwaltung, Veranstaltungsorganisation und Geschäftskommunikation
- Erfahrung im internationalen Umfeld (durch eigene Auslandserfahrung) und interkulturelle Kompetenzen
- nachweisliche IT-Kenntnisse bzgl. des Umgangs mit den Anwendungen der Microsoft Office Suite und technische Fähigkeiten zum Erlernen und Anwenden der Verwaltungssysteme des MPIWG
- ausgezeichnete organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten, eine ausgeprägte Fähigkeit zur Problemlösung sowie eine selbstbewusste und rücksichtsvolle Persönlichkeit als Teamplayer*in
- willkommen, jedoch keine Voraussetzung: eine abgeschlossene Hochschulbildung im organisatorischen, sprach
- oder geisteswissenschaftlichen Bereich oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Übersetzer*in bzw. Fremdsprachensekretär*in

**Unser Angebot**:

- eine entsprechend der Forschungsgruppen-Laufzeit bis 31. März 2029 befristete Stelle in 50%-Teilzeit mit einer Eingruppierung nach TVöD-Bund, je nach Qualifikation von E8 bis E9b,
- flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Homeoffice nach Absprache mit den Vorgesetzten und Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit,
- Jahressonderzahlung, Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr in Berlin bzw. zum Deutschland-Ticket Job, Freistellung mit Gehalt an Heiligabend und Silvester zusätzlich zum regulären Jahresurlaub,
- wöchentliche Yoga-Kurse am Institut, regelmäßige Informationen über Kurse der kooperierenden Krankenkassen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements,
- Zugang zum umfangreichen Fortbildungsangebot der Planck-Academy der MPG,
- enger Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Einheiten, mit der Möglichkeit zu einem direkten, persönlichen Austausch,
- einen internationalen Kontext mit Mitarbeitenden und Gästen aus über 40 Nationen.

Die Max-Planck-Gesellschaft fördert Chancengleichheit und eine inklusive Arbeitskultur. Als Institut der MPG setzen wir uns für eine diskriminierungs
- und belästigungsfreie Arbeitsgemeinschaft für alle ein. Wir fordern ausdrücklich qualifizierte Personen zur Bewerbung auf, die Gruppen angehören, die aufgrund von Alter, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Familienstand, Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, sozioökonomischem Hintergrund oder Religion am Arbeitsplatz häufig unterrepräsentiert sind.
- Für mehr Informationen über das Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte und seine Maßnahmen zur Gleichstellung der Geschlechter und zur Einstellung von Menschen mit Schwerbehinderung, sowie über die deutsche Antidiskriminierungspolitik (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) besuchen Sie bitte die entsprechenden Seiten.

**Hinweise zur Bewerbung**:
Bitte bewerben Sie sich auf Englisch oder Deutsch mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen, vorzugsweise ohne Foto, (inkl. Anschrei¬ben, Lebenslauf, Abschluss

Bewerbungsschluss ist der 10. April :59 MESZ).