Office Secretary - Augsburg, Deutschland - IGEL Technology

IGEL Technology

Geprüftes Unternehmen

Augsburg, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Nebenberuflich

Beschreibung

LOCATION:
Augsburg, Germany

WORKING HOURS:
This role is part-time, 20 hours per week (ideally working 4
mornings/ week **)

**THE ROLE: The Office Secretary (M/F/d) will be a highly motivated individual who will be a key member of the team in our Innovation and Product Development office (IPG). Working in our new, purpose built office in Augsburg, you will be the first point of contact for visitors to the office and for office staff, be involved in arranging internal and external events, supporting the IPG team with administration and secretarial tasks and other ad hoc tasks as required.

**TASKS AND RESPONSIBILITIES: - Managing and carrying out tasks in the reception area, e.g. greeting and assisting visitors, booking and hosting meeting rooms and processing deliveries

First point of contact for all office matters, e.g. sending parcels, ordering office supplies, processing invoices
First point of contact for our property management on all matters relating to the building and other service providers
Central point of contact for colleagues with administrative questions
Efficient administration and organization of everyday office life
Support with organi sing, coordina ting and implement ing internal and external events
Organi sing and booking business trips, including travel expense accounting
Managing an efficient and wellorganized filing system Carrying out ad hoc tasks as required

**EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS: - Completed commercial apprenticeship, e.g. as an office management assistant

Experience in office management
Experienced handling of MS Office programs and modern communication tools
Confident written and spoken German and English skills
Excellent communication skills and the ability to work in a team
Organizational talent with hands onmentality
Very good time management and the ability to prioritize
Solution oriented
Flexibility and resilience Enjoy working with people & have a strong service mindset

- _____________________________

STANDORT:
Augsburg, Deutschland

Diese Stelle
ist in
Tei l
zeit zu besetzen , 20
Stunden pro
Woche (
idealerweise 4 Tage pro
Woche vormittags **)

**DIE ROLLE: Als Office Secretary wirst du ein wichtiges Mitglied des Teams in unserem Büro für Innovation und Produktentwicklung (IPG) sein. In unseren neuen, zweckmäßig eingerichteten Büroräumen in Augsburg w irst Du erster Ansprechpartner für Besucherund Mitarbeiter/ sein, interne und externe Veranstaltungen organisieren bei allen bürobezogenen Aufgaben unterstützen sowie bei Bedarf weitere Ad-hoc-Aufgaben übernehmen.

**AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN: - Verwaltung des Empfangsbereich s, , z. B. die Begrüßung und Betreuung von Besuchern und das Buchen und Bewirten von Besprechungsräumen

Erster Ansprechpartner für sämtliche Büroangelegenheiten, z. B, Versand von Paketen, Bestellung von Büromaterial, Bearbeiten von Rechnungen
Erster Kontakt zu unserer Hausverwaltung zu allen Themen rund ums Gebäude sowie weiteren Dienstleistern
Zentraler Ansprechpartner für die Kollegen bei administrativen F ragen
Effiziente Verwaltung und Organisation des Büro alltags
Verwaltung des E-MailVerkehrs und der telefonischen Kommunikation intern und extern
Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Durchführung von internen und externen Events
Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
Führung eines gut organisierten Ablagesystems Erledigen von Ad hoc
Aufgaben

ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / mann für Büromanagement o. ä.
Beruf se rfahrung im Sekretariat/Office Management
Routinierter Umgang mit MS-Office Programmen und modernen Kommunikationsmitteln
Sichere Deutsch

- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ausgesprägte Kommunikations und Team fähigkei
Organisationstalent mit Hands on
Mentalität
Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zu Priorisieren Lösungsorientiert es Arbeiten
Flexib ilität und Belastbarkeit Freude am Umgang mit Menschen & einen ausgeprägten Service-Gedanken

Interested?

Florian Hermann
IGEL Technology GmbH
Hermann-Ritter-Str. 110
28197 Bremen, Germany

Tel:
/

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