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    Executive Assistant to the Board - Berlin, Deutschland - IOTA Foundation

    IOTA Foundation
    IOTA Foundation Berlin, Deutschland

    vor 6 Tagen

    Default job background
    CDI
    Beschreibung

    Title

    Executive Assistant to the Board ​

    Job Intro

    In the role of Executive Assistant to the Board, you are entrusted with the vital responsibility of facilitating the board's operations through meticulous planning, coordination, and communication. Your duties encompass, amongst other things, managing the board's calendar to ensure meetings and appointments are efficiently scheduled, alongside prioritizing and responding to crucial emails and preparing essential materials for board meetings. You will also draft and disseminate communications on behalf of the board, handle travel logistics, and keep (digital) files and project management tools meticulously updated.

    A significant part of your role involves attending meetings to take detailed notes, capturing discussions, decisions, and action items, and following up on these items to ensure progress is made. Moreover, managing confidential information with the highest level of discretion is paramount.

    Acting as the pivotal communication link between the board and the rest of the company is a critical aspect of your role. This requires you to facilitate requests, disseminate information, and ensure seamless communication flows between the board and other departments or external stakeholders. Your ability to anticipate the board's needs, coupled with your proactive approach in addressing them, is essential for enabling the board to effectively guide the company's strategic direction.

    This position demands exceptional organizational skills, the ability to multitask effectively, and a in-depth understanding of the company's operations. Your role is crucial in supporting the board's decision-making process and ensuring the overall effectiveness of board operations.

    Responsibilities & Requirements

    • Offer comprehensive support to the Board, including but not limited to managing schedules, arranging meetings, and organizing travel plans.
    • Facilitate seamless communication within the Board and with external stakeholders, ensuring confidentiality and professionalism are upheld.
    • Develop and refine documents such as emails, reports, and presentations to support Board activities.
    • Oversee various projects, adeptly handling multiple priorities in a dynamic environment.
    • Participate in and travel for in-person Board meetings as required.
    • Act as the primary liaison between the Board and both internal and external clients, maintaining a high level of organization and precision.

    Skills & Qualifications

    • Proficiency in both English and German.
    • Located within the CET time zone +/- 3 hours.
    • Skilled in the use of MS Office, GSuite, and capable of typing at a minimum speed of 80 WPM.
    • Willingness to occasionally travel for the role.
    • Demonstrated experience in supporting high-level executives or board members.
    • Exceptional organizational, project management, and problem-solving skills, with an aptitude for multitasking.
    • Possesses the patience and understanding necessary to interact with busy individuals effectively.

    Nice to have:

    • Background in the blockchain industry.
    • knowledge of Atlassian products (such as Confluence) and AirTable.

    The IOTA Foundation is a not-for-profit organization established in 2017 and headquartered in Berlin, Germany. The Foundation's mission is to drive the development and standardization of new distributed ledger technologies (DLTs) that enable permissionless innovation ecosystems. To realize this potential the IOTA Foundation is actively building a collaborative of developers, start-ups, private enterprises, and government, civil society and academic institutions.

  • Bridgemaker GmbH

    Assistant to The Management Board

    vor 1 Woche

    Bridgemaker GmbH Berlin, Deutschland

    Über die Position · Als Company Builder baut Bridgemaker mit Corporates erfolgreiche und schnell skalierende Startups. Mit diesem Erfolgsmodell sind wir in den letzten Jahren selbst zu einem "Scale-Up" geworden. · Wir suchen eine engagierte und proaktive Persönlichkeit, die unser ...

  • START Berlin e.V.

    Board Member

    vor 1 Woche

    START Berlin e.V. Berlin, Deutschland

    **About START Berlin**: · START Berlin is one of the largest chapters of START Network, the leading student entrepreneurship initiative in Europe, founded in 1996. We made it our mission to facilitate entrepreneurship globally and support the global leaders of tomorrow early on. ...

  • IOTA Foundation

    Executive Assistant to The Board

    vor 4 Tagen

    IOTA Foundation Berlin, Deutschland

    Title · Executive Assistant to the Board · Job Intro · A significant part of your role involves attending meetings to take detailed notes, capturing discussions, decisions, and action items, and following up on these items to ensure progress is made. Moreover, managing confidenti ...

  • Perrett Laver

    Appointment of Two Supervisory Board Members

    vor 3 Tagen

    Perrett Laver Berlin, Deutschland

    **Aidsfonds - Soa Aids Nederland**: · **Appointment of Two Supervisory Board Members**: · **Striving for a world where there are no longer any deaths from AIDs and where people enjoy good sexual health.** · Aidsfonds - Soa Aids Nederland is a Dutch non-profit organisation that al ...

  • IOTA Foundation

    Executive Assistant to the Board

    vor 6 Tagen

    IOTA Foundation Berlin, Deutschland Employee

    Title · Executive Assistant to the Board ​ · Job Intro · In the role of Executive Assistant to the Board, you are entrusted with the vital responsibility of facilitating the board's operations through meticulous planning, coordination, and communication. Your duties encompass, am ...

  • Optimus Search

    Printed Circuit Board Designer

    vor 1 Woche

    Optimus Search Berlin, Deutschland

    Printed Circuit Board Designer - Environmental start-up - Berlin - €70K (f/m/d) · Are you passionate about protecting the planet and working on something meaningful? We are looking for a talented PCB designer to join our innovative team in Berlin. · Responsibilities: · Create EMC ...

  • All on Board

    Freelance Business English Trainer

    vor 3 Tagen

    All on Board Berlin, Deutschland

    All on Board language school, based in Berlin, seeks Business English trainer for company courses on a freelance basis. Courses will take place within regular business hours online or at the client's office, normally between 8:30 - 19:00. · All on Board has provided interactive a ...

  • Falling Walls Foundation gGmbH

    Geschäftsführerin / Geschäftsführer

    vor 1 Woche

    Falling Walls Foundation gGmbH Berlin, Deutschland

    Die Falling Walls Foundation gGmbH ist stark gewachsen und sucht zur Erweiterung der Geschäftsführung einen Geschäftsführer / eine Geschäftsführerin. Mit Unternehmergeist sorgen Sie für eine nachhaltige Entwicklung des gemeinnützigen Unternehmens und führen ein junges Team zu Höc ...

  • Trumpf

    Referent Politische Kommunikation Mit Schwerpunkt

    vor 1 Woche

    Trumpf Berlin, Deutschland

    How brave are you? We are a high-tech company providing machine tools and laser technology, and are looking for people who can face new challenges with a fresh mind. As an independent family company, we offer you the freedom and trust to put your brave ideas into practice. With y ...

  • MAVERICKS - BERLINS NEUE CALIFORNIA KITCHEN

    Servicemitarbeiter (M/w/d) Im Mavericks

    vor 6 Tagen

    MAVERICKS - BERLINS NEUE CALIFORNIA KITCHEN Berlin, Deutschland

    **Servicemitarbeiter (m/w/d) im MAVERICKS**: · **Du hast Lust...** · - ein authentischer Gastgeber zu sein und mit deiner unkomplizierten Persönlichkeit zu glänzen · - mit deinen positiven Vibes und deinem Team Gästen einen kulinarisch, unvergesslichen Wellenritt zu bieten · **Da ...

  • Mobimeo

    Assistenz Der Geschäftsführung

    vor 1 Woche

    Mobimeo Berlin, Deutschland

    **General**: · Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als engagierte Assistenz der Geschäftsführung (d/w/m) zur Verstärkung unseres internationalen Teams für Mobimeo in Berlin. · **Your Responsibilities**: · - Du unterstützt unser Management in allen organisatorischen und ...

  • Flix SE

    Travel Management Assistant

    vor 3 Tagen

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Du brennst für den Eisenbahnverkehr? Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann gestalte mit uns die Mobilität von morgen und bewirb dich jetzt als ...

  • better decisions GmbH

    Werkstudent (M/w) Business Intelligence Berlin

    vor 1 Tag

    better decisions GmbH Berlin, Deutschland

    **Unser Name - the better decisions group - ist Programm**: Unsere ausgezeichneten Business Intelligence Lösungen ermöglichen es unseren Kunden, Tag für Tag bessere unternehmerische Entscheidungen zu treffen. An der Schnittstelle zwischen Management · - und IT-Beratung entwickeln ...

  • Flix SE

    Intern People Operations

    vor 2 Tagen

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Wir sind auf der Suche nach einer/einem motivierten und ambitionierten Praktikanten im Bereich People Operations (m/w/d) in Vollzeit, der/die uns bei der Weiterentwicklung unseres Teams unterstützt, das Unternehmen auf die nächste Entwicklungsstufe begleitet und somit direkten Ei ...

  • AEYDE

    Executive/ Personal Assistant to The CEO

    vor 5 Tagen

    AEYDE Berlin, Deutschland

    Stellenbeschreibung: Your tasks · Maximierung der für den CEO zur Verfügung stehenden Zeit durch Optimierung der entsprechenden Kalender und Unterstützung einer reibungslosen unternehmensweiten Sitzungskaskade · Als Gatekeeper für eingehende Anfragen fungieren und die gesamte lau ...

  • Flix SE

    Örtlicher Betriebsleiter

    vor 1 Woche

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Du brennst für den Eisenbahnverkehr? Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann gestalte mit uns die Mobilität von morgen und bewirb dich jetzt als ...

  • aeydē GmbH

    Executive/ Personal Assistant to The CEO

    vor 5 Tagen

    aeydē GmbH Berlin, Deutschland

    Your tasks · - Maximierung der für den CEO zur Verfügung stehenden Zeit durch Optimierung der entsprechenden Kalender und · Unterstützung einer reibungslosen unternehmensweiten Sitzungskaskade · - Als Gatekeeper für eingehende Anfragen fungieren und die gesamte laufende Kommunika ...

  • Flix SE

    Teamleiter:in Zugpersonal

    vor 1 Woche

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Du brennst für den Eisenbahnverkehr? Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann gestalte mit uns die Mobilität von morgen und bewirb dich jetzt als ...

  • Flix SE

    Senior Legal Counsel

    vor 1 Woche

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Wir sind auf der Suche nach einer/einem motivierten und ambitionierten Senior Legal Counsel (m/w/d) Labour Law, der/die uns bei der Weiterentwicklung unseres Teams unterstützt, unser Unternehmen auf die nächste Entwicklungsstufe begleitet und somit direkten Einfluss auf unseren E ...

  • Flix SE

    Örtlicher Betriebsleiter

    vor 1 Tag

    Flix SE Berlin, Deutschland

    Du brennst für den Eisenbahnverkehr? Du willst den größten privaten Anbieter im Eisenbahnfernverkehr mit aufbauen, ein neues Reiseerlebnis schaffen und die Art und Weise wie Menschen reisen revolutionieren? Dann gestalte mit uns die Mobilität von morgen und bewirb dich jetzt als ...