Personal Executive Assistant - Stuttgart, Deutschland - Borlinghaus Consulting

Borlinghaus Consulting

Geprüftes Unternehmen

Stuttgart, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Mein Auftraggeber für diese interessante Position ist eine der spannendsten Gesellschaften rund um außergewöhnliche und visionäre Architekturprojekte. Gegründet 2007 als Think Tank arbeiten zwischenzeitlich 70 Personen in den Büros in Stuttgart, Berlin, Sydney. Für einen der Gründer und Geschäftsführer in Stuttgart suchen wir Sie als den/die** Personal Executive Assistant (gn)**:

- Die Generalist*in (gn), mit Spaß daran, in einem renommierten und vornehmlich international agierenden Büro aktiv zu sein
- Das intelligente Organisationstalent mit Überblick, auch wenn viele Prozesse parallel laufen
- Den priorisierenden und gelassenen Ansprechpartner, der ordnet, strukturiert und auf internationalem Parkett souverän unterwegs ist

**Das sind Ihre Aufgaben**:
**Hier Ihre Tätigkeiten als Personal Executive Assistant auf den Punkt gebracht**:

- Komplexes internationales Reisemanagement (über Reisebüro) inkl. Abrechnung
- Organisation und Koordination von Meetings und regelmäßigen "jours fixes"
- Sehr viele Organisations
- und Koordinationsaufgaben intern und extern
- Priorisierung und Abstimmungsmanagement mit Ihrem Vorgesetzten aufgrund seiner unterschiedlichen Funktionen und der Parallelität von Arbeitsprozessen
- Nachverfolgung von Deadlines und offenen Punkten
- Rolle als Schnittflächenmanager, als Filter und Seismograph
- Führung des Office Managers und später einer Teamassistenz
- Selbstständiges, intelligentes und proaktives Zu
- und Mitarbeiten
- Später auch vorbereitende Informationsrecherche als auch Verarbeitung und Filterung von Informationen aus sämtlichen Quellen
- Allgemeine (teilweise auch private) Korrespondenz
- Pflege des E-Mail-Accounts des Vorgesetzten, selbstständige Beantwortung von E-Mails, Priorisierung, ggf. Weiterleitung an Projekt-Teammitglieder

Sie wachsen on the Job weiter, gehen später gelegentlich mit auf Reisen/Messen und freuen sich, in einem ungewöhnlichen Office-Ambiente und Umfeld etwas mitzubewegen.

**Das bringen Sie mit**:
**Hier unser Idealprofil wie folgt - gerne denken wir da auch quer**:

- Vielleicht kommen Sie aus der Hotellerie, haben aber bereits Back-Office-Erfahrung? Oder Sie sind International Management Assistant, Direktionsassistenz
- oder Europasekretär*in, in jedem Fall haben Sie Freude am intelligenten Second Level Support
- Ihre Englischkenntnisse sind absolut sicher in Wort und Schrift, denn diese Sprache begleitet Sie von morgens bis abends
- Aufgrund Ihrer interkulturellen Kompetenz sind Sie in der Lage sich auf unterschiedliche Mentalitäten. Persönlichkeiten und Kulturen einzustellen
- Durch Ihre Assistenzerfahrung behalten Sie in einem dynamischen und internationalen Umfeld den Überblick, auch "wenn mehrere Bälle in der Luft zu halten sind"
- Sie beherrschen sowohl das MS Office-Paket aus dem Effeff als auch die Technologien des modernen Office Managements
- Ihr Voraus
- und Mitdenken sind die Garanten für einen "smoothen" Officealltag, in dem Ihr Vorgesetzter sich auf Sie verlassen kann
- Sie haben Standing und sind dennoch ein fairer und freundlicher Teamplayer

**Darauf dürfen Sie sich freuen**:
Ihr zukünftiger Vorgesetzter ist in unterschiedlichen Rollen aktiv und international viel unterwegs, ein umtriebiger Visionär und Schnelldenker, äußerst eng getaktet - bei aller Dynamik jedoch immer menschlich und umgänglich.

Diese Stelle bietet Entwicklungs
- und Gestaltungsspielraum, aber fordert eben auch Eigenverantwortung, intelligenten Pragmatismus, Gespür für Machbares und eine flexible, lösungsorientierte Hands-on-Mentalität.

**Wenn Sie das alles anspricht, dann herzlich willkommen bei einem mehrfach ausgezeichneten Unternehmen mit außergewöhnlichen Projekten Ein klasse Team, Dynamik und Internationalität erwarten Sie**

Mein Name ist Kirsten Borlinghaus, Inhaberin einer Personalberatung, die sich ausschließlich auf die Direktvermittlung von Assistenzen (m/w/x) spezialisiert hat. Seit 2005 besetze ich für namhafte deutsche Unternehmen das obere und mittlere Assistenz-Segment, d.h. Positionen in der Bereichs

**Kontakt**:
BORLINGHAUS CONSULTING

Kirsten Borlinghaus

Verdistraße 45

70195 Stuttgart

Tel:
- Standort: Stuttgart-Mitte