Assistenz Der Geschäftsstellenleitung - Heidelberg, Deutschland - Universität Heidelberg

Universität Heidelberg

Geprüftes Unternehmen

Heidelberg, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Der Universitätsrat zählt als Aufsichtsgremium neben Rektorat und Senat zu den zentralen Organen der Universität. Die als Stabsstelle des Rektorats eingerichtete Geschäftsstelle betreut auch die Angelegenheiten des internationalen Wissenschaftlichen Beirats der Universität und arbeitet eng mit den Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung und den übrigen Stabsstellen des Rektorats zusammen.

In der Geschäftsstelle des Universitätsrats ist zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 19,75 Wochenstunden unbefristet zu besetzen:
**Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d)**

**Ihre Aufgaben**:

- Vor
- und Nachbereitung der Sitzungen von Universitätsrat und Wissenschaftlichem Beirat
- Zentrale Ansprechperson für Terminplanungen, Raumbuchungen, Catering und die Organisation der Veranstaltungstechnik
- Büroorganisation und Weiterentwicklung/Optimierung von Prozessen
- Vertretung der Geschäftsstellenleitung in internen Besprechungen und Sitzungen
- Eigenständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Empfang und Betreuung von Sitzungsmitgliedern, Besucher
-innen und Gästen
- Administrative Begleitung des Verfahrensprozesses zur Wahl hauptamtlicher Rektoratsmitglieder und anderer Auswahlverfahren
- Sitzungsbearbeitung im elektronischen Gremienmanagementsystem _Session_
- Rechnungsbearbeitung im e-Rechnungssystem der Universität
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnungen und Honorarzahlungen
- Pflege von Internetauftritten der Geschäftsstelle

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse; Erfahrung im Verwaltungs
- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
- Eigenständige, vorausschauende und zielorientierte Arbeitsweise; Flexibilität, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen
- Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen und sicherer Umgang mit Gesetzesvorschriften
- Erfahrung und sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen und digitalen Medien
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen mit dem elektronischen Sitzungsmanagement _Session_ und dem Gremieninformationssystem _SessionNet_ sind von Vorteil

**Wir bieten**:

- Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld; spannende Einblicke in universitäre Strategien und zukunftsweisende Themen
- Vielfältige universitäre Angebote (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport etc.) und Weiterbildungsmöglichkeiten durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg Flexible Arbeitszeitgestaltung

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.